Kako dijeliti resurse Microsoft Projecta

Mnoge organizacije koje koriste Microsoft Project 2019 istovremeno upravljaju velikim brojem projekata. Ponekad je projekt jedini projekt takve vrste u tvrtki, kao što je organizacija selidbe ureda. Drugi projekti, kao što je projekt projektiranja zgrade u arhitektonskoj tvrtki, odvijaju se istodobno s nekoliko drugih sličnih projekata i oslanjaju se na mnoge iste resurse, poput arhitekata i crtača.

Kada se organizacija u isto vrijeme bavi projektima slične prirode, crpljenje iz centraliziranog skupa resursa može joj uštedjeti vrijeme jer ne mora stvarati resurse koji već postoje. Praćenje resursa kroz projekte također može biti od pomoći.

Možete upotrijebiti drugu značajku projekta koja štedi vrijeme za povlačenje postojećih resursa iz imenika tvrtke ili iz vlastitog adresara u Outlooku.

Kako stvoriti datoteke za dijeljenje

I pojedinačni resursi i generički resursi mogu se stvoriti u praznom projektu kao skup resursa i spremiti na dostupno mjesto u mreži vaše tvrtke. Tada svaki voditelj projekta može dodijeliti te resurse svojim projektima. Ti se projekti tada nazivaju datotekama za dijeljenjejer dijele resurse iz skupa resursa. Na primjer, ako imate skup ljudi za održavanje koje svi u vašoj proizvodnoj tvrtki dodjeljuju projektima, stvorite projektnu datoteku pod nazivom Skupovi resursa i unesite sve resurse za dijeljenje u prikazu lista resursa. Ili stvorite datoteku skupa resursa pod nazivom CEO i dopustite svima koji upravljaju projektima koji zahtijevaju sudjelovanje glavnog izvršnog direktora i dodijelite ga s tog središnjeg mjesta. Zatim upotrijebite alate za dijeljenje resursa u Projectu da dodijelite te resurse zadacima unutar vašeg plana.

Kada netko koristi dodjele resursa iz datoteke za dijeljenje, te se informacije također spremaju u datoteku skupa resursa. Tada svatko može koristiti tu datoteku za pregled raspodjele resursa u svim projektima u organizaciji.

Kako preskočiti skupove resursa za upravljanje projektima

Ako koristite Project u cijeloj svojoj tvrtki, možda imate skup resursa, centralizirano spremište zajedničkih resursa koje omogućuje voditeljima projekta da dodijele te resurse svojim različitim projektima. Korištenjem skupa resursa možete stvoriti realniju ideju o tome koliko su resursi zauzeti u svim projektima u bilo kojem trenutku.

Nemojte brkati skupove resursa s resursima poduzeća, za koje je potrebno da postavite Project Professional, Project Server i Microsoft Office Project Web App. Skup resursa je jednostavno projektna datoteka koja sadrži samo popis resursa u prikazu lista resursa i sprema se na dijeljeni mrežni disk za vašu radnu grupu ili na poslužitelju vaše tvrtke. Svatko s pristupom datoteci spremišta resursa može dodijeliti resurse koje sadrži projektima. Skup resursa svima štedi nevolje zbog stalnog stvaranja tih resursa u svojim pojedinačnim projektima.

Da biste pristupili resursu koji je dostupan cijeloj vašoj organizaciji, slijedite ovaj postupak:

Otvorite datoteku skupa resursa, a zatim otvorite datoteku koja će biti datoteka za dijeljenje.

Radeći u datoteci za dijeljenje, odaberite Resurs → Pool resursa → Dijeli resurse.
Pojavljuje se dijaloški okvir Dijeli resurse.

Navedite resurse za projekt.
Ako želite odrediti da će projekt koristiti samo svoje vlastite resurse (zadana postavka), odaberite opciju Koristi vlastite resurse. Ako želite dijeliti resurse, odaberite opciju Koristi resurse, a zatim odaberite projekt s popisa Iz.

Navedite što bi Project trebao učiniti kada postoji sukobljena postavka resursa, kao što je kalendar baze resursa.
Ako će postavka vašeg projekta imati prednost, odaberite opciju Sharer ima prednost. Ako želite da postavka bazena vlada, odaberite Pool ima prednost.

Kliknite gumb U redu da biste dovršili postupak.
Svi resursi u navedenom skupu resursa dodani su na popis resursa vašeg vlastitog projekta, spremni za dodjelu zadacima.

Nakon što svom projektu dodate zajednički resurs, možete ažurirati informacije o zajedničkim resursima, u slučaju da je osoba koja održava te dijeljene resurse napravila promjenu, kao što je povećanje stope resursa po satu. Da biste to učinili, odaberite Resurs → Dijeljenje resursa → Osvježi skup resursa.

Ako u bilo kojem trenutku kombinirate zasebne projekte u jedan glavni projekt, Project vam omogućuje da imate duplicirane resurse. Ako povežete kombinirane projekte, a zatim izbrišete duplicirani resurs u glavnom projektu, briše se i u potprojektu. Bolja praksa je da svi zasebni projekti dijele resurse iz skupa resursa tako da ne postoje dupli resursi kada kreirate datoteku glavnog projekta.

Crtanje resursa iz skupova resursa štedi vam vrijeme jer ne morate opetovano iznova stvarati te resurse. Međutim, možete se zapitati trebate li pratiti vrijeme svog resursa u datoteci skupa resursa da vidite je li resurs prebukiran. Većina projekata u stvarnom svijetu koristi resurse koji nisu namijenjeni samo jednom projektu. Novi korisnici Projekta često su zbunjeni jer gotovo svaka osoba koja radi na svojim projektima troši vrijeme na druge poslove, od opće komunikacije sa suradnicima i klijentima do napora uloženih u druge projekte. Trebaju li ti početnici izgraditi skupove resursa kako bi uračunali vrijeme koje se dijeli na nekoliko projekata u isto vrijeme?

Općenito govoreći, pokušaj praćenja svake minute u danu svakog resursa kako biste vidjeli rade li resursi 100 posto ili 50 posto na vašim zadacima ili se dijele među više projekata predstavlja kaos. Postavite si ovo pitanje: kada ovaj resurs radi na zadatku u vašem projektu, hoće li se u tom trenutku usredotočiti na taj zadatak? Ako je tako, možda se nećete morati zavaravati s praćenjem zajedničkih resursa u mnogim projektima. Pogotovo na kraćim zadacima, odupiranje porivu za mikroupravljanjem naporima svojih resursa izvan vlastitog projekta obično dobro funkcionira. Ako, s druge strane, imate resurse koji rade samo pola vremena ili rutinski dijelite vrijeme između dva projekta, razmislite o korištenju zajedničkih alata za resurse kako biste pratili te resurse u projektima.

Kako uvesti resurse iz Outlooka

Project vam omogućuje da uštedite vrijeme provedeno na unosu informacija o resursima dopuštajući vam da povučete resurse iz Outlooka.

Da biste povukli resurse iz Outlooka, morate ga navesti kao zadani program za e-poštu: Otvorite Outlook i kada vas pitaju želite li da to bude vaš zadani program, recite da.

Kada u svoj projekt umetnete jedan ili više Outlookovih resursa, oni se dodaju na popis vaših projekata, koristeći naziv resursa i adresu e-pošte kako postoje u Outlook adresaru. Zadano prvo slovo inicijal i vrsta rada također su unaprijed dodijeljeni. Zatim možete dodati u resurs sve pojedinosti koje želite.

Da biste umetnuli resurse iz Outlook adresara, prikažite prikaz lista resursa i slijedite ove korake:

Idite na karticu Resurs na vrpci. U grupi Umetanje kliknite Dodaj resurse, a zatim kliknite Adresar.
Pojavljuje se dijaloški okvir Odabir resursa.

Kliknite naziv resursa na popisu Naziv.

Kliknite Dodaj za postavljanje odabranog naziva na popis Resursi.

Ponovite korake 2 i 3 da svom projektu dodate sve nazive resursa koje želite uvesti.

Kada završite, kliknite gumb U redu.

Nazivi se sada pojavljuju na popisu resursa projekta, spremni da ih dodijelite zadacima.

Za više informacija o upravljanju resursima Microsoft Projecta pogledajte Kako upravljati resursima u programu Microsoft Project 2019 .