Kako dijeliti podatke programa Excel 2019 s Wordom 2019

Od svih Office 2019 programa (osim našeg omiljenog Excel 2019), Microsoft Word 2019 je onaj koji ste najskladniji za korištenje. Vjerojatno ćete koristiti Word za upisivanje svih bilješki, pisama i izvješća koja su vam potrebna tijekom svakodnevnog rada (čak i ako stvarno ne razumijete kako program radi). S vremena na vrijeme možda ćete morati unijeti neke podatke radnog lista ili grafikone koje ste izradili u svojim Excel radnim knjigama u Word dokument koji stvarate.

Iako Word ima značajku tablice koja podržava izračune kroz neku vrstu operacije mini-proračunske tablice, vjerojatno ćete biti produktivniji ako kreirate podatke (formule, formatiranje i sve) u radnoj knjizi programa Excel, a zatim ih prenesete u svoj Word dokument slijedeći dolje navedene korake. Isto tako, iako možete čuvati, kreirati i upravljati zapisima podataka koje koristite u operacijama spajanja pošte unutar Worda, vjerojatno će vam biti korisnije kreirati ih i održavati u Excelu – s obzirom na to da ste već upoznati s načinom izrade, sortirati i filtrirati zapise baze podataka u Excelu.

Dobivanje podataka iz programa Excel 2019 u Word 2019 dokument

Kao i sa svim ostalim Office programima, imate dva izbora kada unosite Excel podatke (podaci iz ćelije radnog lista ili grafikoni) u Word dokument: podatke možete ugraditi u Word dokument ili možete povezati podatke koje unosite u Word s njegov originalni radni list u Excelu. Ugradite podatke ili grafikone kada želite moći uređivati ​​izravno u Wordu. Povežite podatke ili grafikone kada želite moći uređivati ​​u Excelu i da se promjene automatski ažuriraju kada otvorite Word dokument.

Ugrađivanje podataka iz programa Excel 2019 u Word 2019

Najlakši način za ugradnju tablice podataka radnog lista ili grafikona je korištenje dobre stare metode povlačenja i ispuštanja: jednostavno povucite odabrane ćelije ili grafikon između prozora programa Excel i Word umjesto na novo mjesto na radnom listu. Jedini trik za povlačenje i ispuštanje između programa je dimenzioniranje i manevriranje samih prozora programa Excel i Word. Slike u nastavku ilustriraju postupak povlačenja tablice podataka radnog lista s povijesnom i prognoziranom godišnjom prodajnom aktivnošću od 2005. do 2020. iz njezina radnog lista (nazvanog Godišnja prodaja) u novi dokument sa dopisom o prodaji u programu Word 2019 .

Povlačenje raspona ćelija A1:B18 s radnog lista Povijesna prodaja u Word dopis.

Ovako izgleda Word podsjetnik nakon što kopirate podatke Excelovog radnog lista.

Word bilješka nakon kopiranja podataka radnog lista.

Prije nego što povučete odabrane podatke radnog lista, morate odrediti veličinu i položaj prozora programa Excel i Word. Da biste to učinili, možete otvoriti proračunsku tablicu povijesne prodaje u programu Excel 2019, a zatim pokrenuti Word 2019 i pokrenuti novi dokument. Da biste postavili prozore jedan pored drugog, jednostavno desnom tipkom miša kliknite programsku traku sustava Windows, a zatim na izborniku prečaca odaberite opciju Prikaži Windows jedan pored drugog.

Na prvoj gornjoj slici možete vidjeti da se prozor programa Excel 2019 nalazi odmah desno od prozora programa Word 2019 nakon što je odabrana opcija Prikaži Windows jedan pored drugog. U tom trenutku trebate samo odabrati podatke radnog lista u radnom listu Excela, a zatim držati pritisnutu tipku Ctrl (za kopiranje) dok povlačite obris na novu oznaku odlomka u bilješku u prozoru Word dokumenta.

Dok prelazite preko granice između prozora programa Excel i Word, pokazivač miša promijenio je oblik u međunarodni simbol "oh-no-you-don't". Međutim, kada dođete do sigurnih utočišta područja dokumenta Word, pokazivač se ponovno promijenio, ovaj put u oblik vrha strelice koji viri iz okvira sa znakom plus. (Kako vam je to za opis?) Da biste naznačili gdje u Word dokumentu želite ugraditi odabrane podatke, jednostavno postavite pokazivač strelice-koja se-zalijepi-gore-iz-kutije-sa-znakom-plus na mjesto u dokument u kojem se trebaju pojaviti Excel stvari. Zatim otpustite tipku miša. Druga slika iznad prikazuje vam ugrađenu tablicu radnog lista koja se pojavila nakon što je tipka miša otpuštena.

Također možete koristiti metodu izreži i zalijepi za ugradnju podataka radnog lista u Word dokument. Jednostavno odaberite ćelije u Excelu, a zatim ih kopirajte u međuspremnik klikom na gumb Kopiraj na kartici Početak na vrpci (Ctrl+C). Zatim otvorite Word dokument i postavite pokazivač na mjesto gdje će se prikazati tablica proračunske tablice. Kliknite opciju Posebno zalijepi na padajućem izborniku gumba Zalijepi na kartici Početak Wordove vrpce (ili pritisnite Alt+HVS). Kliknite Objekt Microsoft Excel radnog lista u Wordovom dijaloškom okviru Posebno lijepljenje, a zatim kliknite U redu. Word zatim ugrađuje podatke u tijelo Word dokumenta baš kao da ste Ctrl+povukli podatke iz prozora programa Excel u prozor programa Word.

Uređivanje ugrađenih Excel podataka

Sjajna stvar kod ugrađivanja Excel stvari (za razliku od povezivanja) je da podatke možete uređivati ​​izravno iz Worda. Slika ispod prikazuje tablicu nakon što je centrirana pomoću gumba Središnji na alatnoj traci Formatiranje programa Word. Primijetite što se događa kada dvaput kliknete na ugrađenu tablicu (ili jednom kliknete tablicu, a zatim kliknete Objekat radnog lista → Uredi iz izbornika prečaca tablice): Pojavljuje se okvir sa stupcima i recima te trakama za pomicanje oko dva stupca podataka o prodaji. Primijetite također da su se kartice na vrpci programa Word promijenile u one na vrpci programa Excel. (To je kao da ste kod kuće dok ste još na putu.) U ovom trenutku možete urediti bilo koji sadržaj tablice pomoću naredbi programa Excel koje već poznajete.

Uređivanje podataka o prodaji ugrađenog radnog lista iz Word bilješke.

Veze na Excel podatke

Naravno, koliko god ugrađivanje bilo lijepo, naići ćete na slučajeve kada je povezivanje Excel podataka s Word dokumentom poželjna metoda (i, zapravo, čak i lakša za napraviti). Najprije odaberite grafikon koji ste kreirali na radnom listu tako što ćete ga kliknuti jednim klikom, a ne dvostrukim klikom, kao što biste učinili da uredite grafikon na radnom listu.

Zatim, nakon kopiranja grafikona (ili odabranih podataka) u međuspremnik klikom na naredbu Kopiraj na kartici Početak Excel vrpce, prelazite na Word i bilješku. Nakon što postavite točku umetanja na početak odlomka gdje treba biti grafikon, odaberite opciju Posebno zalijepi na padajućem izborniku gumba Zalijepi na kartici Početak na vrpci programa Word. (To također možete učiniti pritiskom na Alt+HVS.) Ova slika prikazuje dijaloški okvir Posebno zalijepi koji se pojavljuje.

Odabir opcije Zalijepi vezu u Wordovom dijaloškom okviru Posebno lijepljenje.

U ovom dijaloškom okviru, ključna stvar je kliknuti gumb opcije Zalijepi vezu i Microsoft Excel objekt grafikona u okviru s popisom prije nego što kliknete U redu. Sljedeća slika prikazuje Word bilješku nakon što sam kliknuo U redu i zalijepio Excel grafikon na mjesto.

Lijepljenje povezanog grafikona u Word bilješku.

Uređivanje povezanih Excel podataka

Uređivanje podataka povezanih s Excelom (kao grafikon ili ćelije) nije baš tako divno kao uređivanje ugrađenih podataka radnog lista. Kao prvo, prvo se morate vratiti u Excel i unijeti svoje izmjene - iako možete jednostavno otvoriti Excel i njegovu radnu knjigu samo dvostrukim klikom na povezani grafikon. Lijepa stvar je, međutim, da se sve promjene koje napravite na izvornim podacima ili grafikonu odmah odražavaju u Word dokumentu u trenutku kada ga otvorite.