Kako dijeliti i pratiti SharePoint web-mjesta

Lako je pratiti SharePoint stranicu i primati ažuriranja o tome što se događa na toj stranici. S najnovijim izdanjem SharePointa, opcija je jednostavna kao što je klikanje na ikonu zvjezdice na glavnoj stranici SharePoint web-mjesta, kao što je prikazano.

Kliknite zvjezdicu na SharePoint web-mjestu da biste pratili web-mjesto.

Ako koristite mobilnu aplikaciju SharePoint, zvijezda je udaljena samo jedan dodir, kao što je prikazano na sljedećoj slici.

Dodirnite zvjezdicu na SharePoint Mobile App da biste pratili web-mjesto.

Nakon što slijedite SharePoint stranicu, ona će se pojaviti na vašoj glavnoj nadzornoj ploči sustava SharePoint — glavnoj nadzornoj ploči koju vidite kada se prijavite u Microsoft Office 365 i kliknete aplikaciju SharePoint. Uvijek se možete vratiti na nadzornu ploču klikom na izbornik aplikacije (ikona vafla u gornjem lijevom kutu zaslona) i klikom na SharePoint.

Kada pratite web-mjesto, primit ćete sve vijesti i ažuriranja te aktivnosti na svojoj glavnoj nadzornoj ploči sustava SharePoint. Na sljedećoj slici možete vidjeti da pratimo web-mjesto SharePoint For LuckyTemplates, a pod "Vijesti s web-mjesta" vidimo da je objavljen novi članak.

Vijesti i aktivnosti s web-mjesta koje pratite pojavljuju se na vašoj nadzornoj ploči sustava SharePoint.

Ako koristite aplikaciju SharePoint Mobile, vidjet ćete karticu Vijesti na glavnom zaslonu. Ova kartica prikazuje sve vijesti i aktivnosti sa stranica koje pratite. Ovdje je prikazana kartica Vijesti.

Vijesti i aktivnosti s web-mjesta koje pratite pojavljuju se na kartici Vijesti u aplikaciji SharePoint Mobile.

Isti članak vijesti koji je prethodno prikazan u web-pregledniku također je prikazan ovdje u aplikaciji SharePoint Mobile. Ovo je tema koja se ponavlja. SharePoint Mobile App prikazuje isti sadržaj koji ćete pronaći kada koristite SharePoint u svom web-pregledniku. To je samo mobilna verzija dizajnirana da bude lakša za korištenje na malim uređajima.

Nadzorna ploča sustava Office 365 SharePoint bit će dostupna samo ako koristite SharePoint kao dio sustava Office 365. Ako koristite SharePoint on-Premises, provjerite kod svog IT odjela postoji li konsolidirano mjesto koje imaju za obavijesti i aktivnosti.

Kako postaviti upozorenja za SharePoint

Osim praćenja web-mjesta, možete postaviti i upozorenja za druga područja sustava SharePoint. Na primjer, dokumenti su pohranjeni u posebnoj aplikaciji spremnika SharePoint koja se naziva knjižnica. Primjer je aplikacija Dokumenti koja se prikazuje na lijevoj navigaciji vašeg zadanog web-mjesta tima. Upozorenja su izvrstan način za praćenje promjena koje vaši suigrači unose u dokumente i stavke.

Morate imati konfiguriranu adresu e-pošte u svom SharePoint profilu da biste primali upozorenja. Ako se vaš SharePoint poslužitelj nalazi u vašoj mreži, to obično nije problem. Međutim, Office 365 možda neće biti integriran u vašu mrežu i podatke e-pošte. U tim situacijama vaš administrator može ili ručno konfigurirati vašu adresu e-pošte ili vam dati dopuštenje za to.

Da biste postavili upozorenje za sadržaj u aplikaciji Dokumenti, slijedite ove korake:

Otvorite svoj web preglednik i idite na web-mjesto Microsoft Officea .

Prijavite se ako se od vas traži.

Odaberite svoju SharePoint stranicu da biste je otvorili.

Odaberite aplikaciju Dokumenti koja se pojavljuje u lijevom navigacijskom oknu.

Na vrhu aplikacije Dokumenti kliknite trotočku, a zatim kliknite Alert Me, kao što je prikazano.
Otvara se dijaloški okvir Alert Me When Items Change.

Odabir opcije Upozori me u aplikaciji SharePoint dokumenti.

Ako koristite SharePoint On-Premises i ne vidite gumb Upozori me, velika je vjerojatnost da vaš administrator nije konfigurirao postavke odlazne e-pošte. Ako postavke odlazne e-pošte nisu konfigurirane u središnjoj administraciji, gumb Alert Me jednostavno se neće prikazati korisnicima. Međutim, ako koristite SharePoint Online, Microsoft je već konfigurirao odlaznu e-poštu i možete krenuti.

U tekstualni okvir Alert Title unesite naziv upozorenja.
Predlažemo da ime učinite nešto smislenim u svojoj pristigloj pošti, kao što je Dokumenti izmijenjeni danas – web-mjesto tima za proračun. Inače, nemate smislen način da razlikujete jedno upozorenje od drugog.

U tekstualni okvir Send Alerts To unesite imena osoba osim vas koje bi trebale primiti upozorenje.
Tako je, možete se pretplatiti na druge ljude na upozorenje! Morate imati dopuštenje za upravljanje upozorenjima, koje je prema zadanim postavkama dodijeljeno vlasnicima web-mjesta.

Organizacije i vlasnici web-mjesta možda će htjeti pretplatiti više korisnika na upozorenje kako bi bili sigurni da dobivaju važna ažuriranja, kao i da ih potaknu da doprinesu ploči za raspravu, blogu ili wikiju. Korisnici se i dalje mogu isključiti promjenom postavki u svojim postavkama upozorenja.

U odjeljku Način isporuke odaberite želite li primati upozorenja putem e-pošte ili tekstualne poruke na svoj mobilni telefon.
Razmjena tekstualnih poruka zahtijeva da vaš administrator sustava SharePoint konfigurira ovu uslugu putem treće strane, tako da možda nećete moći slati upozorenja na svoj telefon.

U odjeljku Vrsta promjene odaberite opciju koja odgovara vrsti obavijesti koju želite primati — Sve promjene, Nove stavke su dodane, postojeće stavke su izmijenjene ili Stavke su izbrisane.
Ako ste odgovorni za upravljanje aplikacijom, preporučujemo primanje upozorenja svaki put kada se stavke izbrišu.

U odjeljku Pošalji upozorenja za ove promjene odaberite kada želite primati upozorenja.
Opcije koje vidite razlikuju se ovisno o vrsti aplikacije s kojom radite. Na primjer, aplikacija Zadaci vam omogućuje da primite upozorenje kada je zadatak označen kao Dovršen ili kad god se promijeni status zadatka visokog prioriteta.

U odjeljku Kada slati upozorenja odaberite učestalost isporuke upozorenja.
Možete ih primiti odmah, jednom dnevno ili jednom tjedno. Volimo primati dnevni sažetak; inače, dobivamo previše e-poruka.

Kliknite U redu da biste stvorili upozorenje, kao što je prikazano.

Izrada novog upozorenja za aplikaciju SharePoint Dokumenti.

Za izradu upozorenja potrebno vam je dopuštenje za stvaranje upozorenja. Ova se dozvola obično dodjeljuje s konfiguracijom izvan kutije za SharePoint grupu Članovi web-mjesta.

Svaki put kada korisnici kažu da im je potreban tijek rada za primanje obavijesti o promjenama u projektnim datotekama, prvo pokušajte s upozorenjem. Iznenadili biste se koliko često upozorenja pružaju potrebne opcije.

Ako vaša aplikacija ima osobni ili javni prikaz koji uključuje filtar, možete se pretplatiti na promjene samo tog prikaza. Na primjer, recimo da želite biti obaviješteni putem tekstualne poruke kada stavka u aplikaciji za praćenje problema ima prioritet postavljen na Visoki. Izradili biste prikaz koji filtrira aplikaciju za probleme visokog prioriteta. Odaberite filtrirani prikaz u odjeljku Pošalji upozorenja za ove promjene kada kreirate svoje upozorenje i primit ćete upozorenja kada stavke ispune kriterije filtriranja.

Kako upravljati upozorenjima za SharePoint web-mjesta

Uvijek se možete vratiti i prilagoditi upozorenja. Kada kliknete na elipsu (prikazano ranije na slici 10-5) možete odabrati Upravljanje upozorenjima i urediti sva upozorenja koja ste već kreirali. Ovaj gumb vodi vas na jednu stranicu umjesto navigacije do svake aplikacije u kojoj ste postavili upozorenje. Sljedeća slika prikazuje stranicu Moja upozorenja.

Upravljanje vašim upozorenjima za cijelo SharePoint web-mjesto.

Da biste upravljali svim upozorenjima koja imate na određenoj web-lokaciji i izmijenili ih ili izbrisali, slijedite ove korake:

Potražite aplikaciju u kojoj ste se trenutno pretplatili na upozorenje.

Na padajućem izborniku s trotočkom odaberite Upravljanje mojim upozorenjima.
Pojavljuje se stranica Moja upozorenja na ovoj web stranici.

Odaberite odgovarajuću vezu naziva upozorenja.
Uredi upozorenje na ovoj stranici prikazuje se sa svim opcijama koje ste pogledali kada ste prvi put kreirali upozorenje. Promijenite postavke po želji.
Niste postavili upozorenje za početak? Još uvijek možete čitati postavke i mijenjati izbore (pogledajte prethodne korake). Vaše promjene ne utječu na postavke upozorenja za druge ako je upozorenje kreirano za više korisnika u isto vrijeme.

Kliknite U redu da biste izmijenili upozorenje s novim postavkama ili Izbriši da biste izbrisali upozorenje.
Brisanjem upozorenja koje je stvoreno za vas ne brišete upozorenje od drugih korisnika koji su u grupi za koju je upozorenje stvoreno.

Ako ste administrator web-mjesta, možete upravljati upozorenjima svih na web-mjestu klikom na vezu Upozorenja korisnika u odjeljku Administracija web-mjesta na stranici Postavke web-mjesta.

Kada se dogodi događaj koji odgovara vašem upozorenju — na primjer, vrijeme ili mjesto promjene kalendarskog događaja — primit ćete e-poruku u svoju pristiglu poštu. Obavijest e-poštom koju primite temelji se na predlošku. Ove predloške može mijenjati vaš administrator kako bi mogli pružiti više detalja.