Kako Access 2019 radi i kako radite s njim

Kada pogledate sve aplikacije u Microsoft Office 2019 — Word, Excel, PowerPoint, Outlook i, naravno, Access — vidjet ćete neke značajke koje su dosljedne u cijelom paketu. Access ima nekoliko zajedničkih značajki s ostalim aplikacijama u paketu Microsoft Office. Naći ćete iste gumbe na nekoliko kartica, a alatna traka za brzi pristup pojavljuje se u svim aplikacijama.

Ako već znate kako otvoriti, spremiti i ispisati u, recimo, Wordu, vjerojatno ste spremni učiniti iste stvari u Accessu bez ikakvih poteškoća.

Kako biste bili sigurni da ste potpuno spremni za pristup, evo pogleda na osnovne postupke koji vam mogu dati čvrste temelje na kojima možete graditi.

Kako otvoriti Access

Pristup se otvara na bilo koji od nekoliko načina. Dakle, poput restorana s vrlo opsežnim jelovnikom, nekima će se svidjeti svi izbori, a drugi će reći: „Ne mogu se odlučiti! Previše je opcija za biranje!”

Sada ćete naići na situacije u kojima je jedan od načina nevjerojatno najbolji izbor - ruku na srce, i taj će biti pravi put. Ali što ako nikad niste čuli za to? Pokušat ćete pronaći moj telefonski broj (ja nisam na popisu — ha!) kako biste mi mogli dati dio svog uma. Da bismo vas upoznali sa svim vašim izborima (tako da ćete biti spremni za svaku situaciju), evo svih načina na koje možete otvoriti Access:

• Korisnici sustava Windows 8.1 mogu upotrijebiti bilo koju od nekoliko metoda za pokretanje aplikacije – kliknite donji lijevi kut zaslona za prikaz ikone Start, pritisnite tipku Windows na tipkovnici ili ako imate zaslon osjetljiv na dodir, dodirnite gumb Start. Kada se pojavi početni zaslon, dodirnite pločicu aplikacije Access.

Ako ste nedavno koristili Access, vidjet ćete ga na popisu s lijeve strane izbornika Start. Samo odaberite Start→ Microsoft Access 2019 i Access se otvara.

• Dvaput kliknite bilo koju postojeću datoteku baze podataka programa Access na radnoj površini ili u mapi (kao što je prikazano). Pristup se otvara automatski.

Dvaput kliknite datoteku baze podataka programa Access i Access će se odmah otvoriti.

Dobre vijesti: Access 2019 otvorit će datoteke baze podataka koje ste stvorili s prethodnim verzijama Accessa i trebao bi podržavati sve značajke koje se koriste u tim datotekama baze podataka. Sve bi se vaše tablice trebale otvoriti ispravno, a izvješća, obrasci i upiti također bi trebali raditi dobro.

• Ako je neka korisna osoba dodala Access na alatnu traku za brzo pokretanje (na programskoj traci), možete kliknuti ikonu Access 2019 (izgleda kao A na naslovnici knjige) i eto. Pristup vam se otvara odmah i tamo.

Kako odabrati početnu točku u Accessu

Dakle, Access je otvoren i (pod pretpostavkom da ste ga otvorili iz izbornika Start ili iz dijela za brzo pokretanje programske trake) buljite u Access sučelje. Možda ćete vidjeti značajke čije vam svrhe izmiču ili koje još ne znate koristiti.

Pogledajte načine na koje vam Access nudi da započnete s bazom podataka, bilo da se radi o postojećoj kojoj je potreban rad ili o novoj koju ste sve isplanirali i spremni za rad.

Otvaranje postojeće baze podataka

Pa, ovo je ono lako. Ako baza podataka već postoji, možete je otvoriti tako da kliknete karticu Datoteka (u gornjem lijevom dijelu radnog prostora) i odaberete Otvori s popisa naredbi koji se pojavi. Kao što je ovdje prikazano, otvara se ploča koja prikazuje vrste datoteka koje možete otvoriti (desno od duge crvene ploče datoteka) i baze podataka koje ste nedavno koristili. Kliknite riječ Nedavno na popisu krajnje lijevo, a zatim kliknite na bazu podataka na popisu Nedavno i ona se otvara, s popisom trenutnih tablica, upita, izvješća i obrazaca na krajnjoj lijevoj strani prozora.

Odaberite svoju nedavno korištenu bazu podataka s popisa Nedavno s desne strane.

Kada se baza podataka otvori, možete otvoriti i vidjeti njezine različite dijelove samo dvostrukim klikom na njih na toj lijevoj ploči; što god otvorite pojavljuje se u glavnom, središnjem dijelu prozora. Sljedeća slika prikazuje primjer: tablica, spremna za uređivanje.

Postojeća tablica, spremna za više zapisa.

Nakon što otvorite tablicu, možete početi unositi ili uređivati ​​zapise. Ako se želite poigrati s bilo kojim postojećim upitima, možete ih otvoriti i tako da ih kliknete na popisu na lijevoj strani radnog prostora.

Pokretanje nove baze podataka od nule

Dakle, nemate bazu podataka za otvaranje, ha? Pa, neka te to ne zaustavi. Da biste pokrenuli novi, sve što trebate učiniti je otvoriti Access.

Datoteka baze podataka sadrži sve komponente vaše baze podataka. Sve što je povezano s podacima dio je baze podataka, uključujući:

• Sve tablice u kojima se nalaze vaši podaci
• Upiti koji vam pomažu u pretraživanju i korištenju podataka
• Izvješća koja pokazuju što su vaši podaci i što oni znače
• Obrasci koji ljudima omogućuju pregled, unos i uređivanje podataka

Nakon što je Access otvoren, kliknite na naredbu Nova na kartici Datoteka (ako to već nije aktivna naredba). Na rezultirajućem zaslonu možete kliknuti gumb Blank Desktop Database (prikazano ovdje) da biste započeli.

Kliknite gumb Prazna baza podataka radne površine u grupi Novo.

Zatim dajte naziv svojoj bazi podataka (pogledajte dijaloški okvir koji se pojavljuje na sljedećoj slici) i kliknite gumb Kreiraj.

Imenujte svoju bazu podataka nečim što zamjenjuje generički DatabaseX.accdb.

X u natpisu predstavlja broj; Access zadanim imenima dodjeljuje uzastopne brojeve. Slika prikazuje 1 dodan imenu datoteke.

Ako je ovo vaša apsolutno prva baza podataka u novoj instalaciji Accessa, naziv datoteke ponuđen na ovoj ploči bit će Database1. Imajte na umu da ovdje ne morate upisivati ​​ekstenziju datoteke; Access će dodati ispravan za vas.

Koja je to mala žuta mapa u dijaloškom okviru gdje ste dali naziv svojoj novoj bazi podataka? Omogućuje vam odabir mape (osim zadane mape Dokumenti u sustavu Windows 8/8.1) u koju možete spremiti svoju bazu podataka. Kliknite ikonu mape nakon što upišete naziv za svoju bazu podataka, a zatim upotrijebite rezultirajući dijaloški okvir Datoteka Nova baza podataka da odaberete lokaciju — postojeću podmapu unutar Dokumenta, radnu površinu, mrežni pogon (ako ste na mreži, recimo na vaš ured) ili vaš Office 365 OneDrive. Dijaloški okvir izgleda vrlo poznato svakome tko je koristio bilo koju Windows aplikaciju, tako da ovo neće biti novo područje za vas.

U ovom trenutku, kada je vaša nova baza podataka otvorena, možete početi unositi zapise u svoju prvu tablicu ili započeti imenovanje svojih polja i njihovo postavljanje. Nazivi polja idu u najviši redak (polje ID-a je već kreirano, prema zadanim postavkama u novoj tablici), a oznaka Kliknite za dodavanje nalazi se na vrhu stupca s aktivnom ćelijom. Ako odlučite spremiti svoju tablicu sada (desnom tipkom miša kliknite karticu Tablica1 i odaberite Spremi), možete nazvati svoju tablicu nečim korisnijim od Tablice1.

Počevši od predloška

Access nudi predloške (pripremljene datoteke koje rade poput rezača kolačića baze podataka) za potrebe vaše nove baze podataka. Naći ćete skup ikona predložaka na istoj novoj ploči gdje smo upravo odabrali praznu radnu bazu podataka. Kao što je prikazano, možete odabrati kategoriju predloška tako da kliknete bilo koju riječ ispod okvira za pretraživanje Traži predloške na mreži i pretražite online predloške u toj kategoriji.

Pregledajte predloške baze podataka za odabranu kategoriju.

Nakon dovršetka pretraživanja na mreži (pod pretpostavkom da ste u tom trenutku online), pojavljuje se niz velikih gumba, po jedan za svaki pronađeni predložak koji odgovara vašem pretraživanju. Imajte na umu da se veći popis kategorija — koje će se koristiti ako želite ponovno tražiti drugu kategoriju predložaka — pojavljuje s desne strane.