Izvoz Access 2007 tablica u druge formate datoteka

Iako se svaki objekt Microsoft Access 2007 može izvesti, izvoz podataka u tablici ili upitu u drugi program – kao što je proračunska tablica – najčešći je zadatak izvoza. Izvoz tablice ili upita uključuje reorganizaciju podataka koje sadrži u drugi format. Kao i kod uvoza, Access može prevesti podatke u različite formate datoteka ovisno o vašim potrebama.

Formati za izvoz

Kartica Vanjski podaci na vrpci otkriva sve formate datoteka u koje se objekt može izvesti. (Access izvozi u iste formate koje uvozi. Access također izvozi u PDF — datoteke Adobe Acrobat — i Microsoft Word.)

Glavni problem na koji treba paziti pri izvozu je gubitak podataka. Nevjerojatan stol Access ne znači uvijek nevjerojatan Paradox stol. Ne dijele sve baze podataka ista pravila za

• Vrste podataka: tipovi podataka posebnog pristupa kao što su AutoNumber, Da/Ne, Memo i OLE gotovo će sigurno uzrokovati probleme u drugim programima. Možda će vam trebati kreativno rješavanje problema kako bi podaci funkcionirali baš onako kako želite.

• Nazivi polja: Svaki program baze podataka ima vlastiti skup pravila koja reguliraju nazive polja kao što su duljina i posebni znakovi (poput znaka dolara ili posto) dopušteni u nazivu polja.

• Kako biste izbjegli probleme s imenom polja tijekom izvoza, neka imena polja budu kratka i koristite samo slova i brojeve prilikom imenovanja pristupnih polja. Ako nazivi polja vaše tablice Access krše pravila programa u koji izvozite, izvoz neće raditi ispravno.

Budite spremni potrošiti vrijeme na podešavanje izvoza tako da radi baš onako kako želite. Ako imate problema tijekom izvoza, pogledajte dokumentaciju softvera u čiji format datoteke izvozite za naziv polja i pravila o vrsti podataka .

Izvoz podataka tablice ili upita

Koraci za izvoz tablice ili upita jednostavni su:

1. S otvorenom bazom podataka kliknite tablicu ili upit koji želite izvesti.

Naziv tablice je istaknut.

2. Kliknite karticu Vanjski podaci na vrpci.

Grupa alata za izvoz pojavljuje se na vrpci:

• Uobičajeni zadaci izvoza imaju svoje gumbe.

• Rijetko korišteni formati skupljeni su na gumb Više.

3. Kliknite alat koji odgovara programu u koji ćete izvesti svoje podatke.

Pojavljuje se dijaloški okvir Izvoz prilagođen formatu po vašem izboru.

4. Slijedite korake u dijaloškom okviru Izvoz da biste dovršili izvoz.

Dijaloški okvir Izvoz prikazat će izbore za format datoteke za izvoz:

• Svaki odabir tražit će naziv datoteke (uključujući stazu) za vaše izvezene podatke.

• Neki procesi izvoza također pitaju želite li otvoriti svoju novu datoteku nakon dovršetka izvoza. To može spriječiti frustrirajuće pretraživanje nakon što spremite datoteku.

5. Označite potvrdni okvir Spremi korake izvoza ako znate da ćete ponovno izvesti ovaj izvoz.

Vrpca sadrži gumb pod nazivom Spremljeni izvozi. Koristite ovo za jednostavan rutinski izvoz tablice ili upita.