Izrada polaznih osnova od podataka o prodaji

Potreban vam je način sažimanja pojedinačnih prodajnih zapisa u osnovu za predviđanje. Većina tvrtki koje se bave prodajom proizvoda i usluga bilježe svoju prodaju na dnevnoj bazi, bilo da bilježe prihode ili broj prodanih jedinica.

Iz njihovog korporativnog računovodstvenog sustava obično možete saznati koliko su dolara donijeli 4. svibnja i 12. listopada ili koliko su widgeta prodali 8. veljače i 25. kolovoza.

Računovodstveni sustav obično izbija pojedinačne prodaje. Dakle, ako je tvrtka 3. lipnja ostvarila deset prodaja, vidjet ćete drugačiji rekord za svaku od deset prodaja. Gledati te prodaje jednu po jednu sjajno je ako ste računovođa ili ako imate neki drugi razlog da trebate informacije o pojedinačnim prodajama ili ako imate problema sa spavanjem. Ali ako predviđate, pojedinačni zapisi su smetnja.

Uzmite u obzir sljedeće ideje dok odlučujete o najboljem načinu sažimanja podataka o prodaji:

• Ne trebaju vam pojedinačne evidencije o prodaji. Ako je vaša tvrtka 5. siječnja ostvarila tri prodaje - jednu za 2.500 dolara, drugu za 8.650 i drugu za 4.765 dolara - važna činjenica koju želite znati je da ste 5. siječnja zaradili 15.915 dolara.
• Ne predviđate prodaju na dnevnoj bazi. Ako je vaša tvrtka kao većina, potrebna vam je šira slika. Da biste planirali razine zaliha, odlučili koliko prodavača treba vašoj tvrtki i shvatili što možete očekivati ​​u prihodu i kolika će biti porezna obveza vaše tvrtke, potrebno vam je duže vremensko razdoblje kao što je mjesec ili tromjesečje za vaše predviđanje.
• Morate uskladiti duljinu svog vremenskog razdoblja sa svojim razlozima za predviđanje. Tipična vremenska razdoblja su mjesec, tromjesečje ili godina, ovisno o tome zašto predviđate. Za kupnju materijala možete predvidjeti prodaju za sljedeći mjesec. Za procjenu zarade možete predvidjeti prodaju za sljedeće tromjesečje. Za odluke o zapošljavanju, možda ćete htjeti predvidjeti svoju prodaju za sljedeću godinu.

Poanta je u tome da ako želite prognozirati prodaju za sljedeći mjesec, svoju osnovnu vrijednost trebate organizirati u mjesecima: koliko ste prodali u siječnju, veljači, ožujku itd. Ako namjeravate predvidjeti prodaju za sljedeće tromjesečje, tako trebate organizirati svoju osnovnu vrijednost: koliko ste prodali u Q1, u Q2, u Q3, itd.

Potrebna vam je mnogo duža baza od samo tri razdoblja da biste napravili prognozu koja vas neće posramiti.

Excelove zaokretne tablice idealne su da vam pomognu da zbrojite podatke o prodaji kako biste uspostavili temelj za predviđanje. Svoje neobrađene podatke o prodaji unosite u Excel, gdje možete izraditi zaokretne tablice na dva osnovna načina:

• Iz tablice u Excelu: Pretpostavimo da vam vaš odjel računovodstva ili IT može poslati podatke o prodaji u mekom formatu, poput .csv datoteke (vrijednosti odvojene zarezima). Te podatke možete zalijepiti u radnu knjigu programa Excel kao popis, taj popis pretvoriti u tablicu i na njemu temeljiti zaokretnu tablicu.
• Iz (ono što Excel naziva) vanjskim podacima : Drugim riječima, temeljni podaci, pojedinačni podaci o prodaji, nisu pohranjeni u radnom listu programa Excel. Čuvaju se u zasebnoj bazi podataka ili tekstualnoj datoteci ili čak drugoj radnoj knjizi programa Excel.

Izgradnja vaših zaokretnih tablica na vanjskim podacima može biti zgodna jer se podaci o prodaji obično rutinski ažuriraju u vanjskom izvoru podataka (u praksi je to često prava relacijska baza podataka, za razliku od ravne datoteke poput standardnog popisa ili tablice u programu Excel). Zatim, kada želite ažurirati svoje predviđanje, ne morate dobivati ​​i lijepiti nove podatke u svoju radnu knjigu. Zaokretna tablica može se automatski ažurirati iz vanjskog izvora podataka.