Izrada jedinstvenog popisa poslovnih kontakata u programu Outlook 2003

Baza podataka poslovnih kontakata uvijek se mijenja, ali Outlook 2003 može pomoći u održavanju reda. Bilo da se radi o kupcima ili dobavljačima, ljudi dolaze i odlaze, mijenjaju se telefonski brojevi, ljudi se unapređuju itd. Održavanje popisa kontakata ažurnim izazov je koji se pojačava kada uzmete u obzir lokaciju. Često je popis podijeljen između sustava naplate, odjela nabave i raznih arhiva svakog prodavača (Rolodex, Pocket PC računala, pa čak i posjetnica zaboravljena u gornjoj ladici). Bez ažurirane baze podataka ne možete dobro komunicirati sa svojim klijentima.

Evo nekoliko mogućih rješenja za ovaj problem:

• Koristite svoj popis kontakata kao bazu podataka kupaca i dobavljača. Ažurirajte sve informacije čim ih primite, kada radite sami.

• Koristite popis kontakata jedne osobe kao popis tvrtke. Neka ovo bude pravilo tvrtke: sva nova ažuriranja koja bilo tko dobije (kao što su posjetnica, telefonski poziv s novim informacijama ili e-mail) idu jednoj središnjoj osobi radi ažuriranja baze podataka.

• Napravite javni popis na poslužitelju Exchange i odaberite osobu koja će biti čuvar popisa. Možete koristiti Business Contact Manager verziju 2.0, koji je besplatni dodatak za Outlook u izdanjima Office Professional i Small Business. Možete podijeliti poslovne kontakte i račune kao jedan popis s ostatkom svoje tvrtke.

Trebali biste odmah ažurirati promjene adrese i dodati nove podatke za kontakt. Prva opcija je dobra kada radite sami. Druga opcija radi kada nemate dostupan Exchange poslužitelj ili ne koristite Business Contact Manager verziju 2.0. Najbolja opcija je treća, jer je popis kontakata dostupan cijelom timu u bilo koje vrijeme, bilo gdje s Outlook Web pristupom. Jednostavno upišite nove kontakte u svoj popis kontakata, spremite ih i zatim ih pošaljete kao vCard čuvaru popisa kontakata na sljedeći način:

1. Otvorite spremljeni kontakt.

2. Odaberite Akcije, Proslijedi kao vCard.

Otvara se nova e-pošta s priloženom vCard karticom.

3. Pošaljite ga čuvaru popisa kontakata.

Čuvar popisa kontakata prima e-poštu i može jednostavno povući i ispustiti vCard iz e-pošte na popis kontakata.

Dodavanje kontakta na ovaj način automatski bilježi datum stvaranja kontakta (pomoću imena polja Stvoreno) i održava datum posljednje izmjene (pomoću polja Promijenjeno). Možete prilagoditi prikaz kontakata tako da uključuje polja Stvoreno i Izmijenjeno ako želite pratiti ove informacije.

Podatke za kontakt vjerojatno ćete primati iz nekoliko izvora, kao što su interni prodajni sustav, svaki prodavač ili menadžerski tim. Povezivanje kontakta s osobom koja ga je stvorila olakšava praćenje.

Možete koristiti kategorije koje će vam pomoći u praćenju ovih informacija:

1. Napravite novu kategoriju za svakog člana prodajnog tima.

2. Umetnite novi kontakt na popis.

3. S otvorenim kontaktom kliknite gumb Kategorije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Kategorije.

4. Odaberite kategoriju Ime pošiljatelja i spremite kontakt.

Kontakt je povezan sa svojim izvorom.