Izlazak u javnost s javnim mapama u Outlooku 2002

Ako koristite Outlook 2002 na mreži Microsoft Exchange, možete koristiti javne mape. Javne mape su mjesta koja cijela grupa ljudi može pogledati i dodati stavke. Možete imati javnu mapu za zadatke ili kontakte. Također možete stvoriti javnu mapu koja sadrži poruke, slično kao vaš Inbox, osim što svi mogu dodavati poruke i čitati isti skup poruka. Ovakav raspored se često naziva oglasnom pločom; objavite poruku, netko odgovori na nju, treća strana zatim odgovori obojici i tako dalje. To je metoda vođenja grupnog razgovora bez da su sve strane u razgovoru dostupne u isto vrijeme.

U Outlooku javne mape izgledaju kao i sve druge mape. Javna mapa može sadržavati popis kontakata koji dijeli cijela tvrtka ili popis zadataka koji koristi cijeli odjel. Možete postaviti mapu za javnu raspravu za stalnu grupnu konferenciju o temama od interesa za sve koji dijele mapu, kao što su trenutne vijesti tvrtke. Također možete koristiti mapu javne rasprave za prikupljanje mišljenja o odlukama koje je potrebno donijeti ili kao sustav oglasa unutar tvrtke. Možete organizirati kao mapu bilo koju vrstu informacija koje želite razmjenjivati ​​među grupama ljudi na vašoj mreži.

Kada kliknete javnu mapu, vidjet ćete popis stavki koji izgleda kao popis poruka e-pošte, osim što su sve poruke naslovljene na mapu, a ne na osobu. U javnoj mapi možete promijeniti prikaz stavki, dodati stavke ili odgovoriti na stavke koje je netko drugi unio.

Pregledavanje javne mape

Vaša tvrtka može održavati javnu mapu za stalnu online raspravu o važnim pitanjima u vašem poslovanju ili kao oglasnu ploču tvrtke za najave o aktivnostima, pogodnostima i drugim vijestima.

Za pregled javne mape slijedite ove korake:

1. Odaberite Prikaz–>Popis mapa ili kliknite gumb Popis mapa na alatnoj traci.

Pojavljuje se popis mapa (vidi sliku 1).

Slika 1: Popis mapa s javnim mapama.

2. Kliknite naziv mape koju želite vidjeti.

Pojavljuje se popis stavki u mapi.

Možete dvaput kliknuti naslov bilo koje stavke koju vidite da biste vidjeli sadržaj te stavke.

Dodavanje novih stavki

Mnoge javne mape organizirane su kao otvorene rasprave u koje svatko može uložiti svoja dva centa. Svatko može pročitati sve poruke, tako da svi čitaju i odgovaraju svima drugima. Ako pregledate mapu i otkrijete da je puna poruka različitih ljudi koji međusobno odgovaraju, gledate u mapu za raspravu.

Da biste dodali nove stavke u javnu mapu, slijedite ove korake:

1. Odaberite Prikaz–>Popis mapa ili kliknite gumb Popis mapa na alatnoj traci.

Pojavljuje se popis mapa.

2. Kliknite naziv mape.

Pojavljuje se popis poruka u mapi.

3. Odaberite Datoteka–>Novo–>Objavi u ovoj mapi.

Pojavljuje se obrazac Nova stavka (vidi sliku 2).

Slika 2: Obrazac Nova stavka.

4. Upišite temu i svoju poruku.

5. Kliknite Objavi.

Sada je vaša poruka dio popisa stavki u mapi.

Odgovaranje na stavke u postojećoj mapi javne rasprave

Lijepo ponašanje i razum govore da ako se želite pridružiti raspravi, najbolje je odgovoriti na ono što drugi članovi rasprave govore. Ali budi ljubazan - ne pali. Objavljivanje gadnih odgovora ljudima u online grupi za raspravu naziva se flaming . Paljenje nije dobro cijenjeno, ali također nije neuobičajeno. Flaming stvara online razgovore u kojima većina ljudi ne želi sudjelovati. Kakva je korist od rasprave kada nitko ne govori? Osim toga, plamen na radnom mjestu može dobiti otkaz. Zato se ohladi.

Kada sudjelujete u raspravama o javnim mapama na poslu, pretpostavite da će svi u tvrtki - od najviših rukovoditelja do najnovijih templejta - pročitati ono što ste napisali. Provjerite pravopis, NE PIŠITE VELIKIM SLOVIMA (IZGLEDA KAO DA VIČETE), i budite diskrecijski u onome što govorite i kako to govorite. Ista pravila vrijede i za međuuredsku e-poštu; ne znaš tko čita ono što šalješ.

Da biste odgovorili na stavke u mapi javne rasprave:

1. Dvaput kliknite na stavku na koju želite odgovoriti.

Stavka se otvara tako da je možete pročitati.

2. Kliknite gumb Objavi odgovor na alatnoj traci.

Pojavljuje se obrazac za odgovor na raspravu. Tekst poruke na koju odgovarate već je objavljen u obrascu (vidi sliku 3).

Slika 3: Koristite obrazac za odgovor na raspravu da dodate svoje komentare u javnu raspravu.

3. Upišite svoju temu i odgovorite.

Vaš se odgovor pojavljuje u drugoj boji od izvornog teksta.

4. Kliknite Objavi.

Vaša se stavka pridružuje popisu stavki za raspravu.

Premještanje stavki u javnu mapu

Nisu sve javne mape mape za raspravu. Javne mape mogu biti dizajnirane za držanje bilo koje vrste predmeta. Možete dijeliti popise zadataka, kalendara ili datoteka drugih vrsta. Ne morate stvoriti stavku javne mape u mapi u kojoj želite da stavka završi. Na primjer, možete stvoriti zadatak na vlastitom popisu zadataka, a zatim ga premjestiti u javnu mapu zadataka.

Za premještanje stavki u javnu mapu:

1. Desnom tipkom miša kliknite stavku koju želite premjestiti.

Pojavljuje se izbornik, kao što je prikazano na slici 4.

Slika 4: Priprema za premještanje stavke u mapu.

2. Kliknite Premjesti u mapu.

Pojavljuje se dijaloški okvir koji uključuje popis mapa.

3. Kliknite mapu u koju želite poslati stavku.

Naziv mape koju ste kliknuli je istaknut.

4. Kliknite OK.

Vaša se stavka premješta u novu mapu.

Za javni zapis

Možda koristite javne mape, a da to niste ni znali. U Outlooku sve mape izgledaju isto, bilo da ih sami izradite na vlastitom računalu ili su na korporativnoj mreži ili internetu. Sve što stvarno trebate znati o javnim mapama je da su javne, tako da svatko tko ima pristup javnoj mapi može vidjeti sve što objavite u toj javnoj mapi. Također možete stvoriti vlastite javne mape; provjerite sa svojim administratorom sustava imate li prava za stvaranje javnih mapa i mjesto na koje ih možete staviti.