Jedan od scenarija s kojim se možete susresti, kako broj zbirki web-mjesta za vašu organizaciju raste, je potreba za prikupljanjem podataka s različitih popisa za prikupljanje poslovne inteligencije i pokretanje izvješća. Integracija sustava SharePoint Online s Microsoft Access 2010 (Access) omogućuje ne-programerima da zaobiđu trenutna ograničenja sustava SharePoint Online kako bi riješili ovaj problem.
Ili, ako ste rastuća mala tvrtka s postojećom web bazom podataka u Accessu, možete iskoristiti SharePoint Online kako biste članovima svoje organizacije čiji planovi pretplate ne uključuju Office Professional 2010 omogućili interakciju s vašom bazom podataka putem preglednika.
MS Access 2010 je u paketu s Office 2010 i dolazi s nizom predložaka web baze podataka kompatibilnih sa značajkom Publish to Access Services. Planovi pretplate na Office 365 uključuju Access Services, značajku koja vam omogućuje objavljivanje bilo kojeg od tih predložaka programa Access na vašim SharePoint web-mjestima.
Vrlo pojednostavljeno rečeno, Access baza podataka je relacijska baza podataka koja vaše podatke organizira u tablice. Tablice u bazi podataka sastoje se od redaka ili zapisa, a atributi tih zapisa definirani su u stupcima ili poljima. Baza podataka postaje relacijska kada atributi iz tablice formiraju odnos ili ovisnost o drugoj tablici.
Na primjer, možete imati tablicu s kontaktima koja sadrži kontakt podatke za sve vaše klijente. Tada možete imati zasebnu tablicu Narudžbe koja sadrži povijest narudžbi svih vaših kupaca u tablici Kontakti.
Ljepota praćenja svih ovih podataka u zasebnim tablicama umjesto u jednom dugačkom ravnom popisu nije izgubljena za korisnike Accessa koji su softver katapultirali na slavu kada je Microsoft isporučio svoju milijuntu kopiju MS Accessa 1.1 u rujnu 1993., samo deset mjeseci nakon što je najavio njegovo izdavanje.