Financijsko modeliranje u Excelu: što učiniti ako je veličina datoteke izvan kontrole

Kada počnete dobivati ​​priličnu količinu podataka u svom financijskom modelu, prilično je lako završiti s ogromnom Excel datotekom za koju je potrebno dugo vremena za izračunavanje, što otežava pregled ili dijeljenje s drugima.

Ako je velika veličina datoteke posljedica velikog broja redaka (recimo, više od 100.000), razmislite o korištenju Power Pivota za pohranu podataka.

Ako otkrijete da vam model izmiče kontroli (a koristite standardni Excel, bez pomoći Power Pivot-a ili bilo kojeg drugog dodatka), evo nekoliko isprobanih savjeta koje možete upotrijebiti da zadržite tu veličinu datoteke dolje:

• Uklonite nepotrebno oblikovanje. Boje i oblikovanje trebaju se primjenjivati ​​samo na potreban raspon, a ne na cijeli redak ili stupac. Izbjegavajte ručno oblikovanje i umjesto toga koristite stilove.

  Kada brišete ćelije koje više ne koristite, vjerojatno ćete to učiniti tako da odaberete ćeliju i pritisnete tipku Delete. Ova radnja briše sadržaj i formule, ali ne briše oblikovanje. Ako sumnjate da je to problem, možete pritisnuti Ctrl+A za odabir svih ćelija; zatim na kartici Početak na vrpci, u odjeljku Uređivanje, kliknite padajući izbornik Clear i odaberite Clear Formats.

• Uvjerite se da formule upućuju samo na raspon koji trebaju (ne odabiru cijeli redak ili stupac). Ako vaše formule upućuju na više ćelija nego što je potrebno, to će koristiti više memorije. Na primjer, upotrijebite formulu =SUM(A1:A1000) da biste omogućili dodatne retke umjesto =SUM(A:A). Alternativno, možete formatirati podatke kao tablicu i umjesto toga pozivati ​​se na raspone tablica koje se automatski proširuju u formuli.
• Uklonite (ili barem provjerite njihovu veličinu) sve logotipe ili slike koje koristite. Jedna JPG datoteka umetnuta u model može jednostavno dodati 10 MB veličini Excel datoteke.
• Izbjegavajte zaokretne tablice. Zaokretne tablice stvarno žvaču memoriju. Ako imate više zaokretnih tablica, provjerite koriste li isti izvor podataka, a ne stvaraju potpuno novi.
• Uklonite vanjske veze na druge datoteke. Da biste provjerili postoje li vanjske veze u vašem modelu, idite na karticu Podaci na vrpci i kliknite Uredi veze u odjeljku Veze. Ako je gumb Uredi veze zasivljen, to znači da nema vanjskih veza. Ako postoje, kliknite gumb i kada se pojavi dijaloški okvir Uredi vezu, kliknite Prekini veze da biste zalijepili podatke iz svih vanjskih veza kao vrijednosti, a vanjske veze će biti uklonjene. Ako apsolutno morate koristiti vanjske veze, otvorite izvornu datoteku u isto vrijeme; ovo će ubrzati stvari.
• Provjerite ima li zaliha u ulazima i izračunima. Ponekad se model razvija i mogu postojati dijelovi koji se više ne koriste ili dijelovi u kojima su se informacije promijenile.
• Izbjegavajte nestabilne funkcije. Neke od najčešće korištenih promjenjivih funkcija su OFFSET, INDIRECT, RAND, SADA, DANAS, ROW i COLUMN. Prekomjerna upotreba ovih posebnih funkcija u vašem modelu može stvarno usporiti vaše izračune. Ako ih morate koristiti, pokušajte ograničiti njihov izgled u modelu. Na primjer, =TODAY() je vrlo koristan za davanje današnjeg datuma, ali umjesto da ga koristite više puta u formuli, imajte ga u jednoj ćeliji i stalno upućivati ​​natrag na tu jednu ćeliju za današnji datum.
• Provjerite da ne koristite vrstu datoteke XLS. XLSX je mnogo kompaktnija vrsta datoteke i vidjet ćete ogromnu razliku u brzini i veličini datoteke ako ga koristite. XLSB je vrsta datoteke binarne radne knjige programa Excel koja je još kompaktnija od XLSX.

Ako ste isprobali sve ove savjete i još uvijek imate problema, razmislite o prebacivanju izračuna na ručni (to možete učiniti tako da kliknete karticu Formule na vrpci, odete u odjeljak Izračun i odaberete opciju ručnog izračuna). Zatim pritisnite F9 samo kada trebate ponovno izračunati. Znat ćete treba li nešto izračunati jer ćete u statusnoj traci vidjeti Izračunaj .

Konačno, kao posljednje sredstvo, mali trik je ostaviti jednu ćeliju na vrhu stupca s vezom uživo i zalijepiti sve ostale ćelije kao vrijednosti. Kopirajte ćeliju prema dolje i ponovno izračunajte kada trebate osvježiti. Ovo svakako nije poželjna opcija, jer oduzima vrijeme i sklona je pogreškama, ali zato je krajnja opcija.