Filtriranje podatkovne tablice u programu Access 2003

Filtriranje podatkovne tablice programa Access 2003 način je da se usredotočite na određene zapise, a ne na sve zapise u tablici. Možete filtrirati zapise koji nisu relevantni za ono što trenutno pokušavate učiniti.

Kada filtrirate podatke, koristite kriterije da biste Accessu rekli što želite vidjeti. Kriterij je test da podaci prolazi kako bi se prikazali nakon odnosi filter. Na primjer, možete zatražiti od Accessa da vam pokaže zapise s datumom narudžbe od 5/1/03. Napredniji kriterij su narudžbe s datumom na ili nakon 1.5.03.

U tablici možete koristiti pet vrsta filtara: Filtriraj po odabiru, Filtriraj po obrascu i Napredni filtar/razvrstaj. Tablica 1 pokazuje kako koristiti svaki filtar.

Tablica 1: Vrste filtara podatkovne tablice

Osnove filtriranja

Ako želite shvatiti cijeli koncept filtriranja, počnite s pogledom na dijelove podatkovne tablice koji se odnose na filtre. Slika 1 prikazuje podatkovnu tablicu s označenim gumbima filtera i indikatorima. Ova podatkovna tablica ima primijenjen filtar — to možete reći po indikatorima Filtriranog podatkovnog lista na dnu podatkovne tablice. Također, gumb Primijeni/Ukloni filtar je istaknut — ako se ponovno klikne, filtar se uklanja i prikazuju se svi zapisi u podatkovnoj tablici.

Slika 1: Filtrirani podatkovni list.

Možete primijeniti filtar na bilo koju tablicu s podacima - koja uključuje tablicu, naravno, ali i podtabele i tablice podataka generirane upitima. Možete unositi i uređivati ​​podatke u filtriranoj podatkovnoj tablici. Samo imajte na umu da se filtar ne primjenjuje ni na jedan novi zapis dok ga ponovno ne primijenite (odabirom Zapisi –> Primijeni filtar/razvrstavanje).

Možete filtrirati pomoću gumba Filtriraj po odabiru ili Filtriraj po obrascu ili možete koristiti izbornik. Prikažite izbornik Zapisi da biste vidjeli opcije filtriranja, uključujući one koje nemaju gumbe (postoje neke na izborniku Zapisi, a neke u podizborniku Filter).

• Da biste ponovno primijenili zadnji filtar koji ste primijenili, odaberite Zapisi –> Primijeni filtar/razvrstavanje.

• Da biste uklonili filtar, kliknite gumb Primijeni filtar ili odaberite Zapisi –> Ukloni filtar/razvrstaj.

Filtar pokreće jednostavan upit na jednoj tablici - dobar način da počnete analizirati svoje podatke. Filtriranje vam može pomoći da se zagrijete za stvaranje složenijih upita. Ako ste zbunjeni oko upita, stvaranje filtra može vam pomoći da shvatite kako napisati kriterije za upit. Kada izradite filtar, odaberite Zapisi –> Filter –> Napredni filtar/sortiranje da biste ga vidjeli u mreži upita. Pogledajte redak Kriteriji da vidite kako izgledaju kriteriji. Da biste zatvorili mrežu upita, kliknite gumb Zatvori na alatnoj traci.

Filtri se pojavljuju u svojstvu Filter na listu Svojstva. Tablicu možete filtrirati tako da unesete izraz u nju, ali to gotovo nitko ne čini jer filtar ostaje primijenjen, a neki zapisi mogu biti filtrirani u trenutku kada otvorite tablicu.

Filtriranje po odabiru

Filtriranje odabirom najjednostavnija je vrsta filtra — pronalazi zapise s podudarnim vrijednostima u jednom polju. Za filtriranje prema odabiru slijedite ove korake:

1. Pronađite zapis s vrijednošću ili tekstom koji želite uskladiti, a zatim postavite pokazivač u tu ćeliju da odgovara cijeloj vrijednosti.

• Da biste pronašli sve proizvode s cijenom od 29,99, postavite pokazivač u ćeliju Cijena s vrijednošću 29,99.

• Za podudaranje početka vrijednosti, odaberite prvi znak i onoliko znakova nakon toga koliko želite. Da biste pronašli sve unose u polju koji počinju s La, prije filtriranja označite La in Lawn Flamingo.

• Da biste uskladili dio vrijednosti, odaberite znakove u sredini vrijednosti koju želite uskladiti. Odaberite 99 da biste pronašli sve vrijednosti koje sadrže 99, kao što je 499.

2. Kliknite gumb Filtriraj po odabiru na alatnoj traci

Access filtrira podatkovnu tablicu kako bi prikazao samo zapise koji imaju istu vrijednost u tom polju.

Da biste vidjeli cijelu tablicu, kliknite gumb Ukloni filtar (koji je naličje gumba Primijeni filtar; isti gumb na alatnoj traci prebacuje između gumba Primijeni filtar i gumba Ukloni filtar).

Filtriranje isključivanjem

Filtriranje po isključenju vrlo je slično filtriranju po odabiru, osim što se umjesto da se vide samo zapisi koji odgovaraju vašim kriterijima, svi zapisi koji odgovaraju izuzimaju se iz podatkovne tablice.

Da biste filtrirali po izuzeću, odaberite vrijednost za izuzimanje na isti način na koji odaberete vrijednost koja će odgovarati prilikom filtriranja odabirom:

• Postavite pokazivač bilo gdje u ćeliju kako biste isključili vrijednosti koje odgovaraju cijeloj vrijednosti. Na primjer, postavite pokazivač u ćeliju s vrijednošću ME kako biste isključili sve adrese u državi Maine.

• Odaberite početak vrijednosti i onoliko znakova koliko želite uskladiti da biste isključili sve zapise s odgovarajućim početnim vrijednostima.

• Odaberite znakove u sredini vrijednosti da biste isključili sve zapise koji sadrže odabir bilo gdje u polju.

Za filtriranje po izuzeću nakon što odaberete vrijednosti koje želite izuzeti, odaberite Zapisi –> Filter –> Filtriraj bez odabira. (Ova vrsta filtera nije na alatnoj traci.)