Excel nadzorne ploče i izvješća: primjer okvira s popisom

Jedan od korisnijih načina korištenja okvira s popisom na nadzornim pločama i izvješćima programa Excel je upravljanje više grafikona jednim biračem. Sljedeća slika ilustrira primjer toga. Kako se odabir regije vrši u okviru s popisom, sva tri grafikona dobivaju podatke za tu regiju, prilagođavajući grafikone tako da odgovaraju napravljenom odabiru.

Na sreću, sve se to radi bez VBA koda, samo nekoliko formula i okvira s popisom.

Da biste stvorili ovaj primjer, počnite s tri neobrađena skupa podataka — kao što je prikazano na sljedećoj slici — koji sadrže tri kategorije podataka: prihode, postotak neto prihoda i bruto maržu. Svaki skup podataka sadrži zaseban redak za svaku regiju, uključujući i jedan za sve regije.

Zatim dodajete okvir s popisom koji ispisuje indeksni broj odabrane stavke u ćeliju P2, kao što je prikazano na sljedećoj slici.

Zatim stvorite scensku tablicu koja se sastoji od svih formula. U ovoj tablici za provođenje koristite Excelovu funkciju CHOOSE za odabir ispravne vrijednosti iz tablica neobrađenih podataka na temelju odabrane regije.

U Excelu funkcija CHOOSE vraća vrijednost s navedenog popisa vrijednosti na temelju navedenog broja pozicije. Na primjer, formula CHOOSE(3,”Red”, “Yellow”, “Green”, “Blue”) vraća zelenu jer je zelena treća stavka na popisu vrijednosti. Formula CHOOSE(1, “Red”, “Yellow”, “Green”, “Blue”) vraća crveno.

Kao što možete vidjeti na sljedećoj slici, formula CHOOSE dohvaća broj ciljne pozicije iz ćelije P2 (ćelije u kojoj okvir s popisom ispisuje indeksni broj odabrane stavke) i zatim uspoređuje taj broj pozicije s danim popisom referenci ćelije. Reference ćelije dolaze izravno iz tablice neobrađenih podataka.

U primjeru prikazanom na gornjoj slici, podaci koji će biti vraćeni ovom CHOOSE formulom su 41767. Zašto? Budući da ćelija P2 sadrži broj 3, a treća referenca ćelije unutar formule CHOOSE je ćelija B9.

Istu vrstu formule CHOOSE unosite u stupac Jan, a zatim je kopirate preko, kao što je prikazano na sljedećoj slici.

Da biste provjerili funkcioniraju li vaše formule, ručno promijenite vrijednost ćelije P2 unosom 1, 2, 3, 4 ili 5. Kada formule rade, sve što je preostalo je stvoriti grafikone pomoću etapne tablice.

Ako vas funkcije programa Excel poput CHOOSE ili INDEX pomalo zastrašuju, ne brinite. Postoje doslovno stotine načina za korištenje različitih kombinacija kontrola obrasca i Excel funkcija za postizanje interaktivnog izvješćivanja. Nema postavljenih pravila o tome koje kontrole obrasca ili funkcije programa Excel trebate koristiti u svom modelu.

Započnite s osnovnim poboljšanjima svoje nadzorne ploče, koristeći kontrole i formule koje vam odgovaraju. Zatim postupno pokušajte uvesti neke od složenijih kontrola i funkcija. Uz malo mašte i kreativnosti, možete prihvatiti osnove i prilagoditi vlastite dinamičke nadzorne ploče.