Excel i skalabilnost

Skalabilnost je sposobnost aplikacije da se fleksibilno razvija kako bi zadovoljila zahtjeve rasta i složenosti. U kontekstu Excela, skalabilnost se odnosi na Excelovu sposobnost rukovanja sve većim količinama podataka.

Većina ljubitelja Excela brzo ističe da od Excela 2007 možete smjestiti 1 048 576 redaka podataka u jedan radni list programa Excel – što je ogromno povećanje u odnosu na ograničenje od 65 536 redaka koje su nametnule prethodne verzije Excela. Međutim, ovo povećanje kapaciteta ne rješava sve probleme skalabilnosti koji preplavljuju Excel.

Zamislite da radite u maloj tvrtki i koristite Excel za analizu njezinih dnevnih transakcija. Kako vrijeme prolazi, gradite robustan proces sa svim formulama, zaokretnim tablicama i makronaredbama koje su vam potrebne za analizu podataka koji su pohranjeni u vašem uredno održavanom radnom listu.

Kako količina podataka raste, prvo ćete primijetiti probleme s izvedbom. Proračunska tablica će se sporo učitavati, a zatim sporo izračunavati.

Zašto se to događa? To ima veze s načinom na koji Excel rukuje memorijom. Kada se učita Excel datoteka, cijela se datoteka učitava u RAM. Excel to čini kako bi omogućio brzu obradu podataka i pristup. Nedostatak ovakvog ponašanja je da svaki put kada se podaci u vašoj proračunskoj tablici promijene, Excel mora ponovno učitati cijeli dokument u RAM. Neto rezultat u velikoj proračunskoj tablici je da je potrebna velika količina RAM-a za obradu čak i najmanjih promjena. Na kraju, svakoj radnji koju poduzmete na ogromnom radnom listu prethodi mučno čekanje.

Vaše zaokretne tablice zahtijevat će veće zaokretne predmemorije, što će gotovo udvostručiti veličinu datoteke Excel radne knjige. Na kraju će radna bilježnica postati prevelika da bi se lako distribuirala. Možda čak razmislite o razbijanju radne knjige na manje radne knjige (moguće po jednu za svaku regiju). To uzrokuje dupliciranje vašeg rada.

S vremenom ćete možda dosegnuti ograničenje od 1,048,576 redaka radnog lista. Što se onda događa? Započinjete li novi radni list? Kako analizirate dva skupa podataka na dva različita radna lista kao jedan entitet? Jesu li vaše formule još uvijek dobre? Hoćete li morati pisati nove makronaredbe?

Sve su to pitanja koja treba riješiti.

Naravno, naići ćete i na napredne korisnike Excela, koji će pronaći razne pametne načine kako zaobići ova ograničenja. Međutim, na kraju će ove metode uvijek biti jednostavno zaobilazna rješenja. Naposljetku, čak će i ovi moćni kupci početi manje razmišljati o najučinkovitijem načinu izvođenja i prezentiranja analize svojih podataka, a više o tome kako da se podaci "uklope" u Excel bez kršenja njihovih formula i funkcija.

Excel je dovoljno fleksibilan da stručan kupac može većinu stvari uklopiti. Međutim, kada kupci razmišljaju samo u terminima Excela, nedvojbeno se ograničavaju, iako na nevjerojatno funkcionalan način.

Osim toga, ova ograničenja kapaciteta često prisiljavaju korisnike Excela da za njih pripreme podatke. Odnosno, netko drugi izdvaja velike komade podataka iz velike baze podataka, a zatim agregira i oblikuje podatke za upotrebu u Excelu.

Treba li ozbiljni analitičar uvijek ovisiti o nekom drugom za svoje potrebe podataka? Što ako bi analitičar mogao dobiti alate za pristup golemim količinama podataka, a da se ne oslanja na druge u pružanju podataka? Može li taj analitičar biti vrijedniji za organizaciju? Može li se taj analitičar usredotočiti na točnost analize i kvalitetu prezentacije umjesto da usmjerava održavanje Excelovih podataka?

Sustav relacijske baze podataka (kao što je Access ili SQL Server) logičan je sljedeći korak za analitičara koji se suočava sa sve većim skupom podataka. Sustavi baza podataka obično nemaju implikacije na performanse s velikim količinama pohranjenih podataka i izgrađeni su za rješavanje velikih količina podataka. Analitičar tada može rukovati većim skupovima podataka bez potrebe da se podaci sažimaju ili pripremaju za uklapanje u Excel.

Također, ako proces ikada postane važniji za organizaciju i treba ga pratiti u okruženju koje je prihvatljivije za poduzeća, bit će ga lakše nadograditi i povećati ako je taj proces već u sustavu relacijske baze podataka.