Dodavanje novog imena u Outlookovu mapu kontakata

Mapa kontakata programa Outlook dobra je i temeljita samo onoliko koliko su informacije o kontaktima koje ste stavili u nju. Da biste nekoga postavili na popis kontakata, otvorite mapu Kontakti i počnite tako što ćete učiniti nešto od sljedećeg:

• Kliknite gumb Novo.

• Pritisnite Ctrl+N (u prozoru mape s kontaktima) ili Ctrl+Shift+C.

• Odaberite Datoteka –> Novo –> Kontakt.

Vidite kontakt obrazac. Na ovom obrascu možete pronaći mjesta za unos gotovo svega što biste ikada trebali znati o nekoj osobi (osim njezinog ljubavnog života i tajnih poroka). Unesite sve podatke koje želite zabilježiti, imajući na umu ova pravila na putu dok idete:

• Puna imena, adrese i tako dalje: Iako ćete možda biti u iskušenju da jednostavno unesete adrese, telefonske brojeve, imena i tako dalje u tekstualne okvire, nemojte to činiti! Kliknite gumb Puno ime na kartici Općenito, na primjer, da biste unijeli ime. Kliknite gumb Poslovni ili Dom da biste unijeli adresu u dijaloški okvir Provjera adrese. Klikom na gumbe i unosom podataka u dijaloške okvire dopuštate Outlooku da odvoji sastavne dijelove imena, adresa i telefonskih brojeva. Kao takav, Outlook može koristiti imena i adrese kao izvor za masovne slanje e-pošte i masovne slanje e-pošte.

• Kada unosite podatke o tvrtki, a ne o osobi, polje Puno ime ostavite prazno i ​​unesite naziv tvrtke u polje Tvrtka.

• Informacije koje su vam važne: Ako se čini da obrazac nema mjesto za unos određene vrste informacija, pokušajte kliknuti gumb trokuta i na skočnom izborniku odabrati novu kategoriju informacija. Kliknite gumb trokuta pored gumba Poslovni i odaberite Dom, na primjer, ako želite unijeti kućnu adresu, a ne adresu tvrtke.

• Datoteka kao: Otvorite padajući izbornik Datoteka kao i odaberite opciju za arhiviranje kontakta u mapi Kontakti. Outlook može arhivirati kontakte abecednim redom prema prezimenu, imenu, nazivu tvrtke ili kombinacijama od tri. Odaberite opciju koja najbolje opisuje kako očekujete da ćete pronaći kontakt u mapi Kontakti.

• Poštanske adrese: ako za kontakt zadržite više od jedne adrese, prikažite adresu na koju želite poslati poštu i potvrdite okvir Ovo je poštanska adresa. Na ovaj način, u masovnoj e-pošti, dobivate pisma poslana na ispravne adrese.

• Adrese e-pošte: možete unijeti tri adrese e-pošte za svaki kontakt. (Kliknite gumb trokuta i odaberite E-pošta 2 ili E-pošta 3 za unos druge ili treće adrese.)

• U tekstualnom okviru Prikaži kao, Outlook vam pokazuje kako će izgledati red Za: poruka e-pošte kada pošaljete e-poštu kontaktu. Prema zadanim postavkama, red Prima: prikazuje ime kontakta nakon čega slijedi njegova ili njezina adresa e-pošte u zagradama. Međutim, možete unijeti što god želite u tekstualni okvir Prikaži kao, a ako vam unos nečeg drugačijeg može pomoći u razlikovanju e-mail adresa, unesite nešto drugačije. Na primjer, unesite Lydia — Personal tako da možete znati kada šaljete e-poštu na Lydijinu osobnu adresu, a ne na njezinu poslovnu adresu.

• Fotografije: Da biste stavili digitalnu fotografiju na obrazac za kontakt, kliknite gumb Dodaj fotografiju kontakta i u dijaloškom okviru Dodaj sliku kontakta odaberite sliku i kliknite U redu.

Svakako napišite nekoliko riječi na kartici Općenito kako biste opisali kako i gdje ste upoznali kontakt. Kada dođe vrijeme da izbacite kontakte na popisu mapa Kontakti, čitanje opisa može vam pomoći da odlučite tko će biti očišćen, a tko ne.

Kada završite s unosom podataka, kliknite gumb Spremi i zatvori. Ako ste u žurbi s unosom podataka za kontakt, kliknite gumb Spremi i Novo. Klikom na ovaj gumb otvara se prazan obrazac tako da možete zabilježiti podatke o drugom kontaktu.