Dizajn baze podataka Secrets of Access 2013

Evo pet zapovijedi dizajna baze podataka, bilo da koristite Access 2013 ili neki drugi program za baze podataka. Dobro osmišljena baza podataka olakšava održavanje vaših podataka.

• Pohranite informacije tamo gdje im je mjesto, a ne gdje se pojavljuju. Gdje pohranjujete informacije nema nikakve veze s tim gdje se pojavljuju. U proračunsku tablicu upisujete informacije gdje želite da se pojavljuju kada ispisujete proračunsku tablicu, ali baze podataka rade drugačije. U bazi podataka pohranjujete informacije u tablice na temelju strukture informacija. Dio informacija može se pojaviti u puno izvješća, ali ga pohranjujete u samo jedno polje u jednoj tablici.

• Pohranite informacije onako kako stvarno postoje, a ne kako želite da se prikazuju u određenom izvješću. Ovo pravilo je posljedica prvog pravila. Ako želite da se naslovi knjiga pojavljuju u svim velikim (velikim) slovima u vašim narudžbenicama, Access može umjesto vas pisati naslove velikim slovima. Naslove knjiga pohranite s ispravnim velikim slovima kako ne biste zaglavili s velikim slovima u svakom izvješću. Access ima puno ugrađenih funkcija koje mogu prilagoditi način na koji su tekst, brojevi i datumi oblikovani.

• Izbjegavajte smeće unutra, smeće van (GIGO). Ako se ne trudite stvoriti dobar, razuman dizajn za svoju bazu podataka — i ako ne pazite da unosite točne, čiste podatke — vaša će baza podataka završiti puna smeća. Dobro dizajniranu bazu podataka lakše je održavati nego loše dizajniranu jer se svaka informacija pohranjuje samo jednom, u jasno imenovano polje u jasno imenovanoj tablici, s odgovarajućim pravilima provjere valjanosti. Da, zvuči kao puno posla, ali čišćenje baze podataka od 10.000 netočnih zapisa je (oprostite na podcjenjivanju) još više posla.

• Odvojite svoje podatke od svojih programa. Ako kreirate bazu podataka za dijeljenje ili distribuciju drugim ljudima, pohranite sve tablice u jednu bazu podataka (pozadi) i sve ostale objekte u drugu bazu podataka (prednji kraj). Zatim možete povezati ove dvije baze podataka kako bi sve funkcioniralo. Razdvajanje tablica od svega ostalog pojednostavljuje cijelu rigmarolu ažuriranja upita, obrazaca, izvješća i drugih stvari kasnije bez ometanja podataka u tablicama.

• Sigurnosno kopirajte rano i često. U redu, ovaj savjet se ne odnosi na dizajn, ali je previše važan za izostavljanje: svaki dan napravite sigurnosnu kopiju svoje baze podataka. Uz sreću, vaš ured već ima sustav redovitih (vjerojatno noćnih) sigurnosnih kopija koji uključuje vašu bazu podataka. Ako ne, napravite sigurnosnu kopiju svoje baze podataka u redovitim intervalima i svakako napravite sigurnosnu kopiju prije nego što napravite bilo kakve veće promjene. Čuvajte nekoliko sigurnosnih kopija, a ne samo onu najnoviju, u slučaju da treba neko vrijeme da se otkrije problem.