Deset zamki upravljanja projektima i kako ih izbjeći

Upravljanje projektom je teško. Opseg, resursi, očekivanja, rasporedi i proračuni se uvijek mijenjaju. Iako vam Microsoft Project može pomoći s mehanikom organiziranja, planiranja i praćenja projekta, ne može vam pomoći spriječiti sve zamke u upravljanju projektima. Evo pogleda na deset najčešćih zamki i savjeta kako ih izbjeći.

Počnite premali

Da biste krenuli s pravom u novi projekt, počnite razmišljanjem o velikoj slici i sustavno se spustite do detalja. Morate razumjeti svrhu, ciljeve i stratešku važnost projekta prije nego što uronite u detaljne zadatke koji su potrebni za dovršetak projekta.

Započnite postavljanjem ovih pitanja: Treba li projekt biti organiziran prema rezultatima? Po fazama? Po geografiji? Po vrsti tehnologije? Razmislite o implikacijama organiziranja vašeg projekta na svaki od ovih načina. Nakon što odredite kako želite organizirati projekt, možete započeti svoju strukturu raščlambe rada (WBS). Ako se odlučite organizirati po fazama, svaka faza vašeg projekta odražava se na najvišoj razini WBS-a; ako odlučite da su rezultati bolji način organiziranja projekta, to je najviša razina. Nakon što je vaša najviša razina uspostavljena, možete početi rastavljati najvišu razinu na detaljnije radne pakete i iz radnih paketa u zadatke.

Ne pokrijte svoje pretpostavke

Ne biste mogli planirati projekt bez nekih pretpostavki. Stvaranje pretpostavki nije problem, ali vjerovati da drugi ljudi znaju – ili čak dijele – vaše pretpostavke je problem.

Kad god pokrenete novi projekt, izradite zapisnik pretpostavki - bilo u Excel proračunskoj tablici ili kao Word tablicu. Dokumentirajte pretpostavku, odredite rok za provjeru valjanosti i dodajte polje za komentare. Vrlo je jednostavno, ali osigurava da svi rade pod istim skupom pretpostavki.

Zalijepite pretpostavku u odjeljak Bilješke zadataka na koje pretpostavka utječe.

Tretirajte svoj projekt kao jedini VIP (vrlo važan projekt)

Vaš projekt vam je važan; zapravo, to može biti najvažniji aspekt vašeg rada. Međutim, to možda nije toliko važno za sve ostale. Ako radite u organizaciji koja ima mnogo projekata u tijeku, vaš vjerojatno nije prioritet broj 1. Kad god se iz vašeg projekta povuku resursi za pomoć na nekom drugom, jednostavno se vratite na raspored i revidirajte svoj plan kako biste dovršili posao. Možda ćete morati revidirati osnovnu liniju ili čak stvoriti novu.

Vjerujte da je dostupnost skup vještina

Kada radite duboko u projektu i pokušavate uravnotežiti dostupnost resursa s poslom koji se mora dovršiti, najlakša strategija je potražiti prvi nedodijeljeni ili nedodijeljeni resursi i dodijeliti tu osobu zadatku. Problem je u tome što nedodijeljeni resurs možda nema vještine za obavljanje posla. Položaj zaposlenika u IT odjelu, na primjer, ne jamči niti implicira da on može izgraditi bazu podataka ili projektirati sustav. Identificirajte vještine potrebne za dovršetak rada i identificirajte skupove vještina dostupnih resursa. Možda ćete čak morati identificirati razine vještina , kao što su početni, srednji i stručni.

Pretplatite se na mit o neograničenim resursima

Ako ne izračunavate trud i trajanje svakog zadatka, riskirate da dodijelite previše posla jednom resursu. U većini slučajeva resursi nisu posvećeni projektima s punim radnim vremenom. Mnogi resursi rade u matričnoj organizaciji; rade na više projekata ili rade na projektima.

Ako ne odredite koliko dugo resursi moraju utrošiti na projekt i u skladu s tim izjednačiti rad, suočit ćete se s neugodnim iznenađenjem kada projekt kasni jer njegovi resursi nisu 100 posto posvećeni ili zato što ste ih ukupno dodijelili.

Oslonite se na nerealne procjene

Kao voditelj projekta, oslanjate se na članove tima da daju točne procjene troškova i trajanja njihovog rada. Uostalom, ne možete biti stručnjak za predmet u svakom području. Međutim, budući da ste još uvijek odgovorni za raspored i proračun koji ste izradili, trebali biste razumjeti kako su procjene razvijene, a zatim provjeriti odgovarajuću metodu procjene.

U odjeljku Bilješke dokumentirajte osnovu procjena i pretpostavke korištene za izradu procjene kako biste pratili varijable povezane s procjenom.

Zaboravi se pripremiti za Murphyjev zakon

Voditelj projekta ima stav koji može učiniti. To što se bavite rješavanjem problema i isporukom rezultata, međutim, ne znači da si možete priuštiti slijepo optimistično gledanje na projekte. Isporuka na vrijeme i proračun dijelom ovisi o uspostavljanju nepredviđenih pričuva i za raspored i za proračun. Možete uspostaviti pričuvu za pojedinačne zadatke koji su sami po sebi rizični i postaviti ukupnu pričuvu projekta. Za jednostavnije projekte dovoljna je rezerva od 10 posto. Za vrhunsku tehnologiju možda će vam trebati 50 posto rezerve ili više.

Podlegnite susretu s ludilom

Prva prepreka za izvršavanje zadataka je nedvojbeno The Meeting. Možda se sjećate radnih dana u kojima ste žurili s jednog sastanka na drugi, samo da biste došli do kraja dana i shvatili da niste uspjeli dovršiti nijedan svoj posao. Vjerojatno ih niste trebali pohađati sve — ili da bi barem bili učinkovitije vođeni, mogli su zaključiti u pola vremena.

Zaustavite ludilo sastanka! Planirajte sastanke — čak i tjedne statusne sastanke — samo kada je to potrebno. Eksperimentirajte tako što ćete održavati sastanke tima svaka dva tjedna ili provoditi sastanke jedan na jedan s pojedinim članovima tima.

Ako određena tema na dnevnom redu zahtijeva doprinos dionika, pozovite tu osobu da prisustvuje samo tom dijelu sastanka, a zatim neka se vrati na posao.

Zaboravi da je to samo model

Nakon što znate stvoriti učinkovit raspored pomoću Projecta, nemojte zamijeniti raspored za stvarnost. Raspored je jednostavno model stvarnosti, s obzirom na informacije dostupne u tom trenutku. Informacije, pretpostavke, procjene i resursi se mijenjaju, rizici i problemi su uvijek prisutni, a naravno i opseg projekta se mijenja. Stoga, čim postavite projekt na temelj, on je vjerojatno zastario.

Dajte sve od sebe, naravno, da ažurirate model najnovijim informacijama, ali zapamtite da jednostavno zakazivanje događaja ne jamči da će se dogoditi.

Oslanjajući se na čuda

Ako ne možete shvatiti kako ispuniti rok s obzirom na resurse i informacije koje unosite u Projekt, malo je vjerojatno da ćete ispuniti taj rok. Zapravo, Project vam može pomoći da komunicirate o problemima svojstvenim agresivnom datumu isporuke. Dionicima možete pokazati raspored i zamoliti ih da vam pomognu odrediti kako ubrzati završetak zadataka. U nekim slučajevima, dionici mogu pružiti relevantne informacije koje će vam pomoći da završite prije; u drugim slučajevima, međutim, žele da se projekt završi do određenog datuma, ali ne postoji razuman način da se ispoštuje rok.

Kada se suočite s nerealnim rokom, ispunite ga što bolje možete. Međutim, ako je rok jednostavno nemoguć, priznajte to. Možete koristiti Project za traženje alternativnih pristupa za postizanje rezultata projekta — iako ga ne možete koristiti za komprimiranje vremena.