Čitanje i odgovaranje na poruke e-pošte programa Outlook 2019

Microsoft Outlook 2019 ima nekoliko načina da vas obavijesti kada primite poruku e-pošte. Statusna traka u donjem lijevom kutu Outlook zaslona govori vam koliko poruka e-pošte ukupno imate u pristigloj pošti i koliko je nepročitanih. Riječ Inbox u oknu mape mijenja se u podebljano kada imate nepročitanu e-poštu (pogledajte sljedeću sliku), a kada pogledate u Inbox, također ćete vidjeti naslove nepročitanih poruka podebljane.

Brojevi pored ikone Inboxa govore vam koliko nepročitanih poruka imate.

Da biste otvorili i pročitali poruku e-pošte, slijedite ove korake:

1. U modulu Mail dvaput kliknite naslov poruke koju želite pročitati.

Poruka se otvara u vlastitom prozoru.

Otvaranje poruke dvostrukim klikom na nju nije obavezno jer je možete savršeno dobro pročitati u oknu za čitanje, pa bi alternativa ovom koraku bila da jednostavno kliknete željenu poruku kako biste je odabrali na popisu poruka u pristigloj pošti.

2. Kliknite karticu Zatvori (X) ili pritisnite Esc da biste zatvorili poruku kada završite.

Kako pregledati tekst poruke u Outlooku

Kada počnete primati puno e-pošte, neke će od njih biti važne, ali neke će biti relativno nevažne — ako ne i potpuno beskorisne. Kada prvi put vidite poštu u pristigloj pošti, korisno je znati koje su poruke važne, a koje nisu kako biste se mogli usredotočiti na važne stvari. Ne možete računati da će vam ljudi koji vam šalju e-poštu reći “Ne čitajte ovo; to je nevažno” (iako je ocjena niske važnosti dobar trag). Outlook vam pokušava pomoći dopuštajući vam da zavirite u prvih nekoliko redaka poruke.

Prema zadanim postavkama, Pregled poruka je uključen i postavljen na 1 redak, kao što ste vidjeli na slikama koje prikazuju modul Mail do sada u ovoj knjizi. To možete promijeniti na 2 retka, 3 retka ili Isključeno. Pregled poruke je suvišan ako imate uključeno okno za čitanje, ali ako nemate, možda će vam biti od pomoći pregled.

Da biste kontrolirali pregled svojih nepročitanih poruka, slijedite ove korake:

U modulu Mail odaberite karticu Pogled na vrpci.

Kliknite gumb Pregled poruke. Pojavljuje se izbornik.

Kliknite na željenu postavku (1 redak, 2 retka, 3 retka ili Isključeno).

Ako se od vas zatraži da promijenite postavke u Svim poštanskim sandučićima ili ovoj mapi, odaberite što god želite. Ova slika prikazuje Inbox s isključenim oknom za čitanje (Prikaz, Okno za čitanje, Isključeno) i pregledom poruke postavljenim na 3 retka.

Možete vidjeti pregled svojih nepročitanih poruka nakon što omogućite pregled poruke.

Svaki modul u Outlooku ima zbirku pogleda koje možete koristiti kako biste svoje podatke lakše koristili. Pregled poruke dobar je način za pregledavanje dolazne e-pošte ako ne koristite okno za čitanje.

Još bolji način za zumiranje vaše pristigle pošte je korištenje okna za čitanje — područja Outlook zaslona koje prikazuje sadržaj bilo koje poruke koju odaberete. Uključen je prema zadanim postavkama i smješten je desno od popisa poruka. Možete ga isključiti ili ga možete postaviti ispod popisa poruka.

Da biste postavili okno za čitanje, slijedite ove korake:

U modulu Mail odaberite karticu Pogled na vrpci.

Kliknite gumb Okno za čitanje.

Odaberite Desno, Donje ili Isključeno.

Ne možete pogriješiti ni s jednom od tri izbora; ako ti se ne sviđa jedno, promijeni u drugo. Kada uključite okno za čitanje, svoje poruke možete pregledavati pritiskom na tipku ↑ ili ↓.

Kako poslati odgovor iz Outlooka 2019

Ono što volim kod e-pošte je to što je slanje odgovora tako jednostavno. Ne morate čak ni znati adresu osobe kada šaljete odgovor; samo kliknite gumb Odgovori i Outlook će se pobrinuti za to umjesto vas.

Da biste odgovorili na poruku, slijedite ove korake:

1. U modulu Mail kliknite naslov poruke na koju želite odgovoriti.

Poruka koju ste kliknuli pojavit će se u oknu za čitanje i možete vidjeti sadržaj poruke. Ovdje pretpostavljam da je okno za čitanje omogućeno; ako nije, omogućite ga kako je opisano u prethodnom odjeljku.

2. Odaberite jednu od ovih opcija:

• Da biste odgovorili osobama u polju Od, kliknite gumb Odgovori.
• Da biste odgovorili osobama u polju Kopija i Od, kliknite gumb Odgovori svima.

Zaslon za odgovor otvara se u području okna za čitanje, gdje je izvorna poruka bila prije samo nekoliko sekundi.

Možete primiti (ili poslati) e-poštu koja je adresirana na čitavu hrpu ljudi odjednom. U idealnom slučaju, barem jedna osoba treba biti imenovana u polju Prima; više od jedne osobe također može biti u polju Cc, koje je za osobe kojima šaljete samo kopiju. Postoji mala razlika između onoga što se događa s poštom koja ide osobama u polju Prima i poštom koja ide osobama u polju Kopija — svi oni mogu odgovoriti na poruku, proslijediti je ili zanemariti. Ne morate uvijek odgovarati osobama u polju Kopija ili ćete možda htjeti odgovoriti samo nekima od njih. Ako to učinite, kliknite gumb Odgovori i ponovno ih dodajte u polje Kopija. Ili možete kliknuti gumb Odgovori svima i izbrisati korisnike iz polja Kopija koje ne želite uključiti.

Ako želite sastaviti odgovor u vlastitom prozoru, kliknite Iskoči. To vam daje malo više prostora da vidite što radite u okviru za poruke.

3. Upišite svoj odgovor u okvir Poruka.

Nemojte se uznemiriti kada otkrijete neki tekst koji je već u okviru poruke — to je dio poruke na koju odgovarate. Vaš pokazivač koji treperi je na vrhu zaslona, ​​tako da sve što upišete prethodi poruci druge osobe. (Ovaj dogovor znači da osoba koja primi vašu poruku može pregledati izvornu poruku kao juriš kada primi vaš odgovor.) Slika prikazuje odgovor spreman za slanje.

Zaslon za odgovor.

4. Kliknite gumb Pošalji.

Vaša poruka je poslana, obrazac za poruku nestaje, a poruka na koju ste odgovorili ponovno se pojavljuje.

5. Pritisnite Esc za zatvaranje zaslona s porukama.

Poruka na koju ste odgovorili nestaje i ponovno se pojavljuje vaša pristigla pošta.

Kako ponovno poslati poruke u Outlooku

Jedna od sjajnih stvari u vezi s e-poštom je način na koji olakšava zamoliti ljude da rade ono što želite. Nažalost, ljudi često zanemaruju stvari jer dobivaju toliko e-pošte. Kada zateknete da ponavljate zahtjeve, vrijeme je da iskoristite prednosti značajke ponovnog slanja Outlooka. Na taj način ne morate u potpunosti ponovno upisati svoj izvorni zahtjev; možete jednostavno pronaći izvornu poruku i ponovno je poslati, zajedno s veselim podsjetnikom o tome koliko davno ste poslali izvorni zahtjev.

Za ponovno slanje poruke slijedite ove korake:

U modulu Mail kliknite mapu Poslane stavke u oknu mapa.

Pronađite poruku u kojoj ste podnijeli izvorni zahtjev i dvaput je kliknite. To otvara izvornu poruku u vlastitom prozoru. Ovo je potrebno; nažalost, ponovno slanje poruke nije nešto što možete učiniti iz okna za čitanje.

Kliknite gumb Radnje na kartici Poruka, a zatim odaberite Ponovno pošalji ovu poruku. To automatski otvara novu kopiju vaše prethodne poruke.

Upišite brzi podsjetnik ili promijenite poruku ako je prikladno.

Kliknite gumb Pošalji. Ako to učinite dovoljno puta, postaje nemoguće da vas ljudi ignoriraju.