Automatsko ažuriranje vašeg dnevnika u programu Outlook 2000

Zvjezdani datum 2001.: Na Zvjezdanim stazama, kapetan zvjezdanog broda Enterprise vjerno svakodnevno upisuje u kapetanov dnevnik. Kapetan bilježi informacije o planetima koje je posada istraživala, vanzemaljcima s kojima su se borili i bizarnim pojavama koje su promatrali u dubokom svemiru, gdje nitko prije nije išao!

Sad je tvoj red. Baš poput kapetana Enterprisea, možete snimiti svoje svakodnevne interakcije s čudnim bićima u bizarnim okruženjima pod stresnim okolnostima, čak i ako su čudna bića sva u vašem uredu. Outlook Journal je dnevnik vašeg kapetana.

Nedvojbeno je da se galaksijski velikani koriste kapetanov dnevnik za užasno važne stvari, ali vaš Dnevnik vam služi izravnije. Ponekad, kada trebate pronaći dokument ili zapis razgovora, ne sjećate se kako ste dokument nazvali ili gdje ste ga pohranili, ali se sjećate kada ste stvorili ili primili stavku. U tom slučaju možete otići u Dnevnik i provjeriti datum kada se sjećate da ste se bavili predmetom i pronaći ono što trebate znati.

Međutim, da biste dobro iskoristili Dnevnik, morate ga koristiti. Možete postaviti Outlook da pravi unose u dnevnik za gotovo sve što radite, ili možete potpuno isključiti Dnevnik i ne unositi u njega nikakve unose. Ako ništa ne upišete u Dnevnik, ništa nećete dobiti.

Koji je najlakši način za unos podataka u Dnevnik? Ne činite ništa. Dnevnik automatski bilježi svaki dokument koji izradite, uredite ili ispišete u bilo kojoj aplikaciji sustava Office 2000. Dnevnik također automatski prati poruke e-pošte, zahtjeve za sastanke i odgovore te zahtjeve i odgovore na zadatke. U budućnosti, programi osim Microsoft Office paketa mogu imati mogućnost unosa u Dnevnik, ali trenutno je ta značajka ograničena na programe sustava Office 2000.

Postoji kvaka: morate reći Outlooku da želite uključiti automatsko snimanje dnevnika. Srećom, ako niste aktivirali značajku automatskog snimanja dnevnika, Outlook 2000 će vas pitati želite li uključiti tu značajku svaki put kada kliknete ikonu Dnevnik.

Da biste uključili značajku automatskog snimanja časopisa, slijedite ove korake:

1. Odaberite Alati–>Opcije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije.

2. Kliknite gumb Opcije dnevnika.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije dnevnika (vidi sliku 1) s potvrdnim okvirima za sve vrste aktivnosti koje možete automatski zabilježiti i imena svih osoba za koje možete automatski bilježiti transakcije, kao što je e-pošta.

Slika 1: Dijaloški okvir Opcije dnevnika.

3. Kliknite da biste označili potvrdni okvir za one stavke i datoteke koje želite automatski snimiti i za kontakte o kojima želite da se zabilježe podaci.

Popis osoba u okviru Za ove kontakte isti je kao i popis osoba na vašem popisu kontakata. Možete ručno kreirati unose u dnevnik za osobe koje nisu na vašem popisu kontakata.

Kada dodate imena na popis kontakata u modulu Kontakti, ta imena nisu postavljena za automatsko bilježenje u Dnevnik. Morate provjeriti ime u dijaloškom okviru Mogućnosti dnevnika ili otvoriti zapis o kontaktu, kliknuti karticu Dnevnik i označiti Automatski bilježi unose u dnevnik za ove kontakte.

4. Kliknite OK.

Dnevnik automatski bilježi one stavke i datoteke koje ste odabrali za kontakte koje ste imenovali.