Arhiviranje Outlookovih mapa

U nekim slučajevima Outlook stavlja poruke e-pošte, zadatke i obveze starije od šest mjeseci u mapu Arhiva — posebnu mapu za stavke za koje Outlook misli da su ustajale ili da ih ne vrijedi čuvati. Outlook poziva slanjem ovih stavki u mapu Arhiva automatsko arhiviranje. Međutim, stavke koje Outlook arhiva nisu zauvijek izgubljene. Možete ih posjetiti otvaranjem mape Arhiva i njezinih podmapa na Popisu mapa. Outlook automatski stvara mapu Arhiva i njezine podmape kada prvi put arhivirate stavke.

Možete odlučiti kako i kada Outlook arhivira stavke. Da biste arhivirali stavke, uspostavljate zadani skup pravila arhiviranja koja se primjenjuju na sve mape, a ako mapa treba posebnu pažnju (što znači da ne želite da bude podložna zadanim pravilima arhiviranja), možete uspostaviti posebna pravila za to mapu. Svaka mapa može imati vlastiti skup pravila arhiviranja ili podlijegati zadanim pravilima.

Da biste Outlooku rekli kako arhivirati stare stvari, počnite s prikazom dijaloškog okvira AutoArchive:

• Uspostavljanje zadanih pravila arhiviranja: Odaberite Alati –> Opcije i u dijaloškom okviru Opcije odaberite karticu Ostalo. Kliknite na gumb AutoArchive.

• Uspostavljanje pravila za određenu mapu: Ili desnom tipkom miša kliknite mapu i odaberite Svojstva ili prikažite mapu i odaberite Datoteka –> Mapa –> Svojstva za naziv mape. Zatim u dijaloškom okviru Svojstva odaberite karticu Automatsko arhiviranje. (Budući da nijedan datum nije povezan sa stavkama u mapi Kontakti, ne možete automatski arhivirati imena i adrese.)

Pregovarajte o ovim opcijama da biste uspostavili zadana pravila arhiviranja:

• Pokreni Automatsko arhiviranje svaki: unesite broj da biste Outlooku rekli koliko često treba arhivirati stavke.

• Prompt prije pokretanja arhiviranja : Ako odaberete ovaj potvrdni okvir, vidjet ćete okvir s porukom prije početka arhiviranja i možete odbiti arhiviranje ako želite odabirom Ne u okviru za poruku.

• Izbriši istekle stavke (samo mape e-pošte): označite ovaj potvrdni okvir za brisanje svih poruka e-pošte kada istekne razdoblje.

• Arhiviraj ili izbriši stare stavke: poništite odabir ove opcije ako ne želite arhivirati stavke.

• Prikaži mapu arhive na popisu mapa: Odaberite ovu opciju ako želite zadržati arhivsku mapu na popisu mapa. Ova mapa sadrži arhivirane stavke.

• Očistite stavke starije od: Odaberite vremenski period nakon kojeg želite arhivirati stavke.

• Premjesti stare stavke u: Kliknite gumb Pregledaj i odaberite mapu ako želite arhivsku datoteku pohraniti na određeno mjesto.

• Trajno brisanje starih stavki: Odaberite ovu opciju ako želite izbrisati, a ne arhivirati, stare stavke.

Odaberite jednu od ovih opcija za postavljanje pravila arhiviranja za određenu mapu:

• Ne arhiviraj stavke u ovoj mapi: Odaberite ovu opciju ako stavke u mapi nisu vrijedne arhiviranja.

• Arhivirajte stavke u ovoj mapi pomoću zadanih postavki: Odaberite ovu opciju da biste odgodili zadana pravila arhiviranja za mapu.

• Arhivirajte ovu mapu pomoću ovih postavki: Odaberite ovu opciju za postavljanje pravila arhiviranja za mapu.

• Očistite stavke starije od: Odaberite vremenski period nakon kojeg želite arhivirati stavke u mapi.

• Premjesti stare stavke u: Kliknite gumb Pregledaj i odaberite mapu ako želite pohraniti arhivirane stavke na određeno mjesto.

• Trajno brisanje starih stavki: Odaberite ovu opciju ako želite izbrisati, a ne arhivirati, stavke u ovoj mapi.

Povremeno zbijajte datoteku u koju pohranjujete Outlookove podatke da biste smanjili datoteku i dobili više prostora na tvrdom disku. Za sažimanje Outlookove podatkovne datoteke slijedite ove korake:

1. Odaberite File –> Data File Management.

2. Odaberite Osobne mape u dijaloškom okviru Outlook Data Files.

3. Kliknite gumb Postavke.

Pojavljuje se dijaloški okvir Osobna mapa.

4. Odaberite gumb Compact Now.

Sažimanje Outlook datoteke može potrajati ako je datoteka puna podataka.