6 uobičajenih upita za Microsoft Access

Za vaše zadovoljstvo i zabavu, evo šest korisnih vrsta upita koje možete izvesti u Microsoft Accessu. Access 2019 nudi pregršt drugih upita, ali to su uobičajeni upiti. Ti upiti su prilično komplicirani. Međutim, ako postanete vješti u postavljanju upita, pozvani ste da pogledate sustav pomoći u Accessu za savjet o pokretanju vrsta upita koje ovdje nisu objašnjene.

Microsoft Access 2019: Odaberite upit

Odaberite upit je standardni vrsta upita. Upit za odabir prikuplja informacije iz jedne ili više tablica baze podataka i prikazuje informacije u podatkovnoj tablici. Upit za odabir najčešći je upit, primarni upit, početna točka za većinu drugih upita.

Microsoft Access 2019: upit najviše vrijednosti

Upit top-vrijednost je jednostavan način da saznate, u nizu ili valuta polju, najvišim i najnižim vrijednostima. Na mreži upita unesite naziv polja za broj ili valutu o kojem želite saznati više; zatim odaberite Uzlazno na padajućem popisu Sortiranje da biste rangirali vrijednosti od najniže do najviše ili Silazno na padajućem popisu Sortiraj da biste rangirali vrijednosti od najviše do najniže. Konačno, na kartici Dizajn (Alati upita) unesite vrijednost u tekstni okvir Povrat ili odaberite vrijednost na padajućem popisu Povrat:

• Najveći ili najniži prema postotku: Unesite ili odaberite postotak da biste pronašli, na primjer, najviših ili najnižih 25 posto vrijednosti. Da biste unijeli postotak, upišite znak postotka (%) nakon unosa i pritisnite tipku Enter.
• Najviši ili najniži prema rangiranom broju: Unesite ili odaberite broj da biste pronašli, na primjer, prvih deset ili najnižih vrijednosti. Pritisnite tipku Enter nakon što unesete broj.

Ovo se može činiti kontraintuitivnim, ali da biste vidjeli najviše vrijednosti, morate sortirati polje koje rangirate silaznim redoslijedom. Na primjer, ako razvrstate zaposlenike po broju prodaja u silaznom redoslijedu, zaposlenici s najvećom prodajom pojavljuju se na vrhu. Da biste vidjeli donje vrijednosti, sortirajte uzlaznim redoslijedom.

Microsoft Access 2019: sažetak upita

Slično upitu najviše vrijednosti, upit sa sažetkom je način dobivanja kumulativnih informacija o svim podacima u polju. U polju koje pohranjuje podatke o prodaji u Kentuckyju, na primjer, možete pronaći prosječni iznos svake prodaje, ukupan iznos svih prodaja, ukupan broj svih prodaja i druge podatke.

Da biste pokrenuli upit sažetka, idite na karticu Dizajn (Alati upita) i kliknite gumb Totals. Na mreži upita pojavljuje se novi red pod nazivom Ukupno. Otvorite padajući popis Ukupno u polju čiji sadržaj želite sažeti i odaberite funkciju.

Funkcije sažetka upita

Izbori Grupiraj po, Izraz i Gdje na padajućem popisu Ukupne vrijednosti služe za uključivanje polja na kojima ne obavljate funkciju:

• Grupiraj po: Za odabir polja za prikaz ukupnih vrijednosti.
• Izraz: Za kreiranje izračunatog polja.
• Gdje: Za postavljanje kriterija (ne možete uključiti polje u upit).

Microsoft Access 2019: Upit za izračun

Upit Izračun je ona u kojoj su proračuni izvode kao dio upita. Na primjer, možete izračunati porez na promet na prodane artikle ili zbrojiti brojeve u dva polja u istom zapisu. Ljepota proračunskog upita je u tome što se podaci ponovno izračunavaju svaki put kada pokrenete upit. Ako se podaci korišteni za izradu izračuna mijenjaju, mijenja se i rezultat izračuna. Ako biste izračun uključili u tablicu baze podataka, morali biste sami ponovno izračunati podatke svaki put kada se promijeni jedna od vrijednosti. Uz upit za izračun, Access radi matematiku umjesto vas.

Da biste konstruirali upit za izračun, kreirate novo polje u mreži upita za pohranjivanje rezultata izračuna; zatim unesite naziv polja i formulu za izračun. Slijedite ove korake da biste stvorili upit za izračun:

Izradite upit kao što biste inače radili i svakako uključite polja koja želite koristiti za potrebe izračuna u mreži upita.

U okvir Polje praznog polja unesite naziv za polje Izračun i slijedite ga dvotočkom.
Na donjoj slici je upisan međuzbroj:. Svrha novog polja Podzbroj je pomnožiti jediničnu cijenu s količinom.

: Upit za izračun.

Nakon dvotočke, u uglatim zagradama ([]) unesite naziv polja čije podatke koristite za izračun.

U izračunu se koriste podaci iz polja Jedinična cijena i Količina, pa se njihovi nazivi pojavljuju u uglastim zagradama: [Jedilična cijena] i [Količina]. Obavezno ispravno napišite nazive polja kako bi ih Access mogao prepoznati.

Dovršite izračun.
Kako ćete to učiniti ovisi o vrsti izračuna koju radite. Na gornjoj slici unesena je zvjezdica (*) kako bi se jedno polje pomnožilo drugim. Jednadžba množi vrijednosti u poljima Jedinična cijena i Količina. Možete dodati podatke iz dva različita polja — uključujući izračunata polja — stavljajući njihova imena u zagrade i spajajući ih znakom plus, na primjer: [Podukupno]+[Cijena dostave].

Ponekad rezultati upita nisu ispravno formatirani u podatkovnoj tablici. Da biste dodijelili novi format polju koje ste izradili za potrebe izračunskog upita, desnom tipkom miša kliknite polje na mreži upita i odaberite Svojstva. Pojavljuje se List sa svojstvima. Na kartici Općenito kliknite padajući popis Format i odaberite ispravan format za svoje novo, ručno izrađeno polje.

Microsoft Access 2019: Izbrišite upit

Budite oprezni pri pokretanju upita za brisanje. Brisanje upita briše podatke i ne daje vam priliku da se zapisi natrag ako se predomislite oko brisanja. Međutim, ako se vješto koristi, upit za brisanje odličan je način za brisanje zapisa iz više tablica baze podataka u isto vrijeme. Napravite sigurnosnu kopiju datoteke baze podataka prije pokretanja upita za brisanje.

Da biste pokrenuli upit za brisanje, pokrenite novi upit i na kartici Dizajn (Alati upita) kliknite gumb Izbriši. Zatim napravite kao da izvodite upit za odabir, ali ciljajte zapise koje želite izbrisati. Na kraju kliknite gumb Pokreni da biste pokrenuli upit.

Možete izbrisati zapise iz više tablica sve dok su tablice povezane i ako ste odabrali opciju Kaskadno brisanje povezanih zapisa u dijaloškom okviru Uredi odnose kada ste povezali tablice.

Za pregled zapisa koji će biti izbrisani prije nego što pokrenete upit za brisanje, prijeđite na prikaz podatkovne tablice (kliknite gumb Pogled). One zapise koje vidite? Upit za brisanje će ih izbrisati ako kliknete gumb Pokreni.

Microsoft Access 2019: Upit za ažuriranje

Upit ažuriranje je način da dođete u bazu podataka i ažuriranje zapisa u nekoliko različitih tablica sve u jednom trenutku. Upiti za ažuriranje mogu biti od neprocjenjive vrijednosti, ali kao i kod upita za brisanje, mogu imati štetne posljedice. Napravite sigurnosnu kopiju baze podataka prije nego što pokrenete upit za ažuriranje; zatim slijedite ove korake da biste ga pokrenuli:

Počevši od prikaza dizajna, idite na karticu Dizajn (Alati za upite) i kliknite gumb Ažuriraj.

U polje s podacima koje je potrebno ažurirati unesite tekst ili vrijednost u redak Ažuriraj u. Možete čak unijeti drugo ime polja u uglastim zagradama ([]).

Ono što unesete u redak Update To zamjenjuje ono što je u polju zapisa koje prikupljate.

Kliknite gumb Pokreni.
Da biste ažurirali zapise u više tablica, morate odabrati opciju Kaskadno ažuriranje povezanih polja u dijaloškom okviru Uredi relacije kada ste povezivali tablice.