10 zlatnih pravila upravljanja projektima

Kad počnete koristiti Project 2016, uobičajene izreke (ili aforizmi, aksiomi i pravila) ovdje vam mogu pomoći da se prisjetite osnovnih načela upravljanja projektom. Zalijepite ih na zid svog ureda kako biste ih mogli pregledavati tijekom cijelog radnog dana.

Zarolajte s njim

Planiranje kotrljajućih valova izvrstan je način za pojednostavljenje upravljanja projektom. Ne planirajte dalje u budućnost nego što razumno možete vidjeti — i nemojte planirati detaljnije nego što ima smisla. Kada se projekt prvi put iznajmi, imate samo prekretnice. Kako počnete shvaćati više o projektu, možete definirati životni ciklus projekta i ključne rezultate koji će se stvoriti u svakoj od njegovih faza.

Gradite projekt u fazama. Počnite s početnim fazama i ispunite detaljne zadatke, sekvence, resurse i trajanja. Ostavite kasnije faze na visokoj razini detalja; na taj ćete način imati manje posla na kasnijim zadacima koji se jednostavno ne mogu predvidjeti na početku projekta. Također ćete imati manje potrebe za manipuliranjem osnovnom linijom tih kasnijih zadataka: ako su zadaci predaleko u budućnosti, njihovi vremenski zahtjevi neće odgovarati resursima koje ste izvorno odvojili za njih.

Kada je igra početna, izbjegavajte udubljivanje u detalje o zadacima koji su daleko u budućnosti. Project vam može pomoći u planiranju kotrljanja valova kada koristite ove značajke programa:

• Prikaz mrežnog dijagrama: Pomaže vam grafički vizualizirati faze projekta
• Vremenska traka: prikazuje prekretnice, rezultate i faze na visokoj razini
• Proširenje i sažimanje zadatka: Omogućuje vam skrivanje ili prikaz faza projekta

Stavite svoje patke u red

Prije nego počnete stvarati projekt, napravite domaću zadaću. Ako nemate sve informacije koje su vam potrebne kada sjednete za računalo da biste radili s Projectom, stalno ćete se zaustavljati, planirati i bježati da pronađete informacije – što nije učinkovit način rada.

Prije nego što sjednete da napravite raspored projekta, razmislite o sljedećim informacijama o projektu:

• Provjera stvarnosti osnovnih očekivanja: na temelju svog iskustva u upravljanju sličnim projektima tijekom vremena, utvrdite jesu li rezultati, proračun i preliminarni raspored unutar razumnog okvira. Odlučite hoćete li razgovarati o promjenama opsega i proračuna kako biste izbjegli projekt koji je od početka nerealan.
• Podaci o resursu : ako je resurs čovjek, zabilježite puno ime resursa, podatke za kontakt, vještine, cijenu, raspored, sukobe u vremenu, ime upravitelja i podatke za kontakt menadžera. Za opremu ili objekte pronađite njihovu dostupnost i cijenu.
• Struktura tima: Odredite hoće li jedan član tima bilježiti napredak svih ostalih ili svi resursi sami prate. Odlučite tko ažurira raspored nakon izmjena, tko prima kopije kojih izvješća i tko ima pristup glavnom rasporedu na mreži.
• Očekivanja menadžmenta: Pitajte očekuje li uprava vidjeti redovito zakazana osnovna izvješća ili drugu vrstu izvješća. Pitajte kako i od koga dobiti odobrenje proračuna u različitim fazama planiranja projekta i pitajte hoće li bilo koji interes među poduzećima zahtijevati izvješća ili odobrenje iz više izvora.
• Pravila tvrtke: Ovi dokumenti mogu sadržavati pravila radnog vremena i prekovremenog rada, kalendare praznika, naknade za režijske troškove ili naplate projekta te dijeljenje (ili ne) informacija s klijentima i dobavljačima.

Nakon što razmotrite probleme na ovom popisu, spremni ste sjesti i početi unositi informacije u projekt projekta. (Čujete li eho ovdje?)

Očekivati ​​neočekivano

Znaš da je vani - Murphy i njegov prokleto zakona prema bilo što što može poći krivo će poći po zlu. Većina projekata, posebno duljih i složenijih projekata, nisu dovršeni na vrijeme ili prema proračunu. Vaš posao kao voditelja projekta je planirati što točnije možete, a zatim napraviti razborite prilagodbe kad god netko baci ključ u posao - a Project vam daje puno alata za to. Ali osim svih automatiziranih značajki Projecta, možete predvidjeti promjenu jednostavnim planiranjem.

Kritični put određuje trajanje projekta. Svaki mudar voditelj projekta ugrađuje rezervno vrijeme i sredstva u svoje projekte. Kada projekt završi tjedan dana zakašnjenja i 5000 USD iznad proračuna, samo voditelj projekta zna da je bio četiri tjedna kasnije i 25 000 USD skuplji nego što je prvobitno planirano, bez rezerve za nepredviđene slučajeve.

Dodajte rezervu za nepredviđene slučajeve prije velikih isporuka ili kraja faze kako biste uračunali neočekivane događaje. Možete čak dodati i nepredviđeni zadatak i opskrbiti ga Murphyjem.

Koristite vrstu troškovnog resursa (umjesto radnog ili materijalnog resursa) za dodavanje određenog iznosa rezerve za nepredviđene slučajeve zadatku ili fazi.

Ne odgađajte do sutra. . .

Iako softver za upravljanje projektima može pojednostaviti mnoge aspekte vašeg radnog života, većina ljudi koji prvi put koriste Project postaje preopterećena količinom vremena koje provode unoseći i ažurirajući podatke. Ti zadaci zasigurno mogu biti glomazni, ali nagrada od ovladavanja mogućnostima automatiziranog ažuriranja i izvješćivanja u Projectu više nego nadoknađuje svaki rad koji prije izdrže.

Kad god je moguće, uvezite zadatke iz Outlooka ili Excela u Project kako biste ubrzali unos podataka u fazi planiranja.

Pratite što češće možete — barem jednom tjedno. Ako niste skloni zadatku praćenja napretka na projektu, možda ćete završiti iza poslovične osmice. Ova strategija ne samo da vas štedi od potrebe da unosite brdo podataka za praćenje, već i vama – i vašem timu – omogućuje da vidite status projekta u bilo kojem trenutku. Na taj način možete odmah uočiti približavanje katastrofe i napraviti preventivne prilagodbe.

Delegat, delegat, delegat

Izbjegnite poriv da sami pokušate učiniti sve na projektu. Iako se čini da vam samostalno kreiranje i održavanje datoteke projekta daje veću kontrolu nad rezultatom, solo letenje u većem projektu gotovo je nemoguće (a možda i posao s punim radnim vremenom). Naravno, ne možete dopustiti da deseci ljudi unose promjene u plan, jer biste riskirali da izgubite pojam o tome tko je što i kada napravio. Međutim, slijeđenje ovih nekoliko jednostavnih praksi može pretvoriti nekoliko prstiju u projektnom kolaču iz štetnih u korisne:

• Odredite jednu osobu za obradu svih podataka. Misija ove osobe je unijeti sve podatke o praćenju u glavnu datoteku.
• Podijelite projekt na nekoliko potprojekata i dodijelite osobe kojima vjerujete da djeluju kao upravitelji tih podprojekata. Pustite ih da sami upravljaju svojim praćenjem i prilagodbama, a zatim sastavite te projekte u glavni projekt kako biste mogli pratiti cjelokupni status.
• Postavite uniformne procedure za tim unaprijed. Nemojte dopustiti da jedan član tima prijavi vrijeme na međuuredskom zapisniku, drugi da vam pošalje svoj napredak e-poštom, a drugi bilježe svoje radno vrijeme u tablici vremena htjeli-ne htjeli. Razradite strategiju koja koristi značajke projekta za dosljednu komunikaciju.

Možete pratiti napredak na visokoj razini, kao što je 25 posto, 50 posto, 75 posto i 100 posto završeno.

Dokumentirajte to

Većina ljudi je čula upozorenje za upravljanje projektima "Pokrijte svoje pretpostavke", a Project vam pomaže da to učinite jednostavno. Koristite ove značajke za dokumentiranje pojedinosti projekta:

• Područje za bilješke: koristite ga i za zadatke i za resurse kako biste zabilježili pozadinske informacije, promjene ili posebne probleme.
• Izvješća: Prilagodite ih kako bi uključili sve relevantne informacije i pomogli dokumentirati trendove i promjene.
• Vizualna izvješća: Koristite ovu novu značajku za slikanje statusa projekta za vizualno orijentirane dionike.

Spremite više verzija projekta, osobito ako promijenite osnovnu liniju u kasnijim verzijama. Na taj način imate zapis o svakom koraku u planiranju projekta na koji ćete se obratiti kada se na putu pojave pitanja.

Držite tim u toku

Slijedite ove metode za održavanje komunikacijskih kanala otvorenim:

• Koristite značajke projekta koje se integriraju s Outlookom ili drugim programima za e-poštu. Koristite ih za slanje projektnih datoteka ili drugih vrsta komunikacije.
• Ažurirajte plan upravljanja komunikacijama. Dokumentirajte kome su potrebne informacije, kada i koliko često.
• Pregledajte napredak s članovima tima tako što ćete se redovito sastajati osobno, telefonom ili putem softvera za sastanke. Osigurajte da svi članovi tima imaju najnoviju verziju projektnog rasporeda za korištenje tijekom ovih sastanaka.
• Prikažite kod strukture raščlambe posla (WBS) na izvješćima. Tada se možete lako obratiti na određene zadatke u velikim projektima bez zabune.

Mjerite uspjeh

Kada započnete projekt, trebali biste imati ideju o tome što čini uspjeh i trebali biste znati kako izmjeriti taj uspjeh. Čuli ste ovo: „Možete imati isporuku na vrijeme, u okviru proračuna ili obaviti kako treba. Odaberite dva.” Uspjeh može uključivati ​​postizanje mnogih ciljeva, kao npr

• Zadovoljstvo kupaca
• Zadovoljstvo menadžmenta
• Ispunjavanje proračunskih ograničenja
• Doći na vrijeme

Da biste odredili kako ćete mjeriti uspjeh, postavite ova pitanja:

• Hoće li uspjeh u budžetiranju značiti ne prekoračenje izvornih procjena za više od 10 posto?
• Hoće li se projekt uzeti u obzir na vrijeme ako na njemu radite procijenjeni broj tjedana minus dvomjesečno razdoblje kada ste bili na čekanju zbog sindikalnog štrajka ili je ukupno radno vrijeme manje važno od ispunjavanja određenog roka?
• Kako ćete mjeriti zadovoljstvo kupaca?
• Uključuje li uspješno lansiranje proizvoda visoke brojke prodaje nakon lansiranja ili je projekt bio uspješan samo zato što ste ga premjestili?

Postavite prekretnice u projekt koji odražavaju postizanje svake vrste uspjeha. Kada dođete do jednog, možete potapšati svoj tim po leđima. Znajući kako izgleda uspjeh, pomaže vam motivirati svoj tim da tamo stigne.

Zadržite fleksibilnu strategiju

Stvari se događaju. Nikada nije postojao projekt koji nije zahtijevao smještaj za iznenađenja na putu. Oznaka dobrog voditelja projekta je da je budna na te promjene i da se prilagođava kako bi se brzo s njima nosila.

Prilagođavanje loših vijesti nije lako; zapravo, može biti uistinu teško prenijeti loše vijesti. Međutim, izbjegavanje problema u projektu i nada da će on jednostavno nestati ima gadnu naviku da preraste u još gori problem. Sljedeći alati mogu vam pomoći da ostanete budni na promjene i izvršite prilagodbe:

• Opcija konture rada može vam pomoći da promijenite konturu posla na opterećenje s prednje, stražnje strane ili na drugi način promijenite raspored posla tijekom trajanja zadatka.
• Upotrijebite Task Inspector da vidite što pokreće zadatak. Možete tražiti opcije kao što su dodavanje resursa, revizija odnosa ovisnosti zadataka i korištenje rezerve.
• Uključite formatiranje kritičnog puta da vidite kritični put projekta i pratite koliko je zastoja ostalo. Prilagodba zadataka kako bi se učinkovito iskoristila njihova zastoja može vas držati na rasporedu u krizi.

Učite iz svojih grešaka

Jedan sjajan dar koji Project nudi je sposobnost da se osvrnete nakon završetka projekta kako biste mogli učiti iz svojih pogrešaka. Možete pregledati izvorni raspored i svaku verziju nakon njega da vidite koliko ste dobro procijenili vrijeme i novac, a zatim shvatite kako to učiniti bolje.

Koristeći zapise o projektu, možete uočiti trendove kako biste otkrili, na primjer, gdje vam se čini da uvijek promašite vrijeme ili zašto uvijek dopuštate mnogo premalo vremena za istraživanje tržišta i puno previše vremena za pitanja i odgovore. Možda uvijek zaboravite izdvojiti proračun za privremenu pomoć tijekom razdoblja gužve ili imate prekomjerno osoblje rano, kada vam treba samo nekoliko ljudi.

Upotrijebite mnoštvo informacija u projektnim rasporedima kako biste se educirali o vlastitim prednostima i slabostima kao planer i voditelj projekta te poboljšali svoje vještine sa svakim projektom koji preuzmete.