10 savjeta za povećanje produktivnosti uz Office 365

Office 365 kao tehnologija u oblaku pruža svakoj organizaciji prednosti sofisticiranog podatkovnog centra bez muke i troškova održavanja. Ovdje ćete pronaći "spremne za primjenu" savjete i trikove za povećanje produktivnosti i učinkovitosti u vašoj organizaciji ili praksi.

Samoposluživanje s nadzorne ploče o zdravstvenom stanju usluge

Ako ste imenovani administrator za svoju organizaciju, najvjerojatnije ćete primati upite o problemima s kojima se vaši korisnici susreću u sustavu Office 365. Prije nego što potrošite puno vremena na rješavanje problema, prvo provjerite nadzornu ploču za zdravlje usluge u Office 365 utvrditi je li problem s vaše strane.

Novi izgled i dojam portala Office 365 još je uvijek u pretpregledu, ali se uskoro očekuje uvođenje. U njemu možete upravljati svojim Office 365 stanarom: upravljati korisnicima, kreirati grupe, ažurirati pretplatu, pregledavati naplatu, kontaktirati podršku, konfigurirati postavke, pokretati izvješća i pregledavati stanje usluge (pogledajte sljedeću sliku).

Pregledajte verziju nove nadzorne ploče administratora sustava Office 365.

Ako bilo koja od praćenih usluga na nadzornoj ploči zdravstvenog stanja nije zelena, vidjet ćete korisne informacije o pozadini problema, tko je pogođen, što Microsoft poduzima u vezi s tim i koji su sljedeći koraci.

Imajući uvid u to koja usluga je gore ili pala, uštedjet ćete puno vremena, pa čak i telefonski poziv podršci ako već znate da netko radi na tome.

Ponašajte se kao informatičar

U jednom ili drugom trenutku, svi potajno želimo da imamo nevjerojatne moći IT Guya. Ovo je osoba koja može čarobno otključati vaše računalo, poništiti vašu lozinku i dati vam pristup povlaštenom sadržaju u vašoj organizaciji.

Dakle, što se događa ako izgubite telefon s povjerljivim podacima, a IT Guy nije dostupan? Pa onda, možete se ponašati kao IT tip.

Možete jednostavno obrisati podatke sa svog bežičnog uređaja, pa čak i izbrisati uređaj sa svog računa kako biste spriječili narušavanje sigurnosti i/ili privatnosti.

Brzo obrišite podatke ili izbrišite svoj uređaj sa svog Exchange Online računa slijedeći ove korake:

Prijavite se na portal Office 365 .

Na pokretaču aplikacija kliknite pločicu Mail.

Desno od navigacijske trake sustava Office 365 kliknite ikonu Postavke.

Kliknite Pošta u oknu Postavke s desne strane.

Kliknite Općenito u lijevom oknu.

Kliknite Mobilni uređaji, a zatim odaberite mobilni uređaj koji je sinkroniziran s vašim računom.

Kliknite ikonu Obriši uređaj (pogledajte sljedeću sliku).

Možda biste željeli i potpuno ukloniti mobilni uređaj sa svog računa klikom na ikonu Ukloni (izgleda kao znak minus).

Daljinski obrišite uređaj.

Podijelite opterećenje

Nije neuobičajeno da IT osoblje na kraju provede puno vremena na brigu o vrstama zadataka Help Deska i nema puno vremena da bude proaktivno i strateško.

U sustavu Office 365, IT osoblje može osnažiti svoje korisnike da upravljaju dopuštenjima za SharePoint web-mjesto, pa čak i omogućiti korisnicima da pozivaju vanjske korisnike. Provjerite postavke u administrativnom centru SharePoint i odaberite jednu od dvije opcije vanjskog dijeljenja (prikazane) koje zadovoljavaju potrebe vaše organizacije da biste počeli dijeliti ovo radno opterećenje s drugima u svojoj organizaciji.

Opcije vanjskog dijeljenja u sustavu SharePoint Online.

Koristite pomoćnika za planiranje

Nema ničeg više izluđujućeg od pokušaja dogovoriti sastanak s gomilom ljudi, a da ne znate njihovu dostupnost. U sustavu Office 365 informacije o slobodnom/zauzetom u Exchange Online spašavaju stvar. Ova vam funkcija daje do znanja je li osoba slobodna, zauzeta, radi li negdje drugdje, izvan ureda ili ima probni sastanak u kalendaru. Radi ne samo za ljude, već i za resurse, kao što su konferencijske sobe.

Kada kreirate sastanak i koristite pomoćnika za zakazivanje, vidite informacije o slobodnoj/zauzetoj osobi. Evo kako:

Izradite pozivnicu za sastanak u Outlooku.

Dodajte osobe koje želite pozvati na sastanak.

Na vrpci kliknite Pomoćnik za planiranje.

Ako vrijeme koje ste odabrali izgleda blokirano za bilo koje vaše pozvane, pronađite vrijeme koje je najbolje za sve, a zatim kliknite gumb Pošalji.

Podijelite svoj kalendar

Jedna sjajna značajka Outlook Onlinea je ta što je kalendar jednako robustan kao i desktop aplikacija. Možete primijeniti boje na svoje sastanke za brzi pregled vašeg dana, tjedna ili mjeseca, poslati zahtjev za sastanak, postaviti upozorenja i obavijesti i još puno toga.

Svoj kalendar možete podijeliti s osobama izvan vaše organizacije kako biste im olakšali saznanje o vašoj dostupnosti. Možete odabrati dati im sve pojedinosti za svoj kalendar, ograničene ili samo pokazati svoju dostupnost.

Da biste podijelili svoj kalendar iz Outlook Onlinea, slijedite ove korake:

Kliknite ikonu Kalendar u pokretaču aplikacija.

Kliknite Dijeli na gornjoj navigaciji, a zatim kliknite Kalendar.

Unesite adresu e-pošte ili adrese osoba s kojima želite podijeliti svoj kalendar, a zatim odaberite pojedinosti koje želite podijeliti.

Kliknite Pošalji.

Napravite opoziv lica

Ako radite za veliku organizaciju, možda ćete na kraju raditi s nekoliko ljudi s istim imenom. Ako u svojoj pristigloj pošti tražite e-poštu od nekoga tko dijeli isto ime s drugim osobama s kojima radite, morate biti sigurni da ste odabrali pravu osobu. Možete brzo suziti rezultate pretraživanja gledajući sliku koja se prikazuje pored imena kontakata izravno iz rezultata pretraživanja. Uredno, je li?

Uclutter with Clutter

Filtrirajte e-poruke niskog prioriteta iz svog poštanskog sandučića pomoću Clutter-a kako biste se mogli usredotočiti na poruke koje su najvažnije. Office 365 prati vaše ponašanje e-pošte i uči iz njega kako bi znao koje su vam poruke e-pošte važne ili ne. E-poruke koje završe u mapi Clutter i dalje su tu za pregled; nisu izbrisani. Također možete "naučiti" sustav svojim preferencijama tako da premjestite e-poštu natrag u pristiglu poštu ako je završila u mapi Clutter.

Veliki dio ovoga? Ne morate ništa učiniti! Nered se automatski uključuje tako da možete prijeći odmah na sljedeći savjet.

Sinkronizirajte svoje datoteke

Bez obzira na to koliko ste povezani, neminovno ćete doći u situaciju da nemate pristup internetu. Samo zato što nemate pristup ne znači da vaša učinkovitost mora pasti.

Možete nastaviti raditi na svojim OneDrive for Business ili SharePoint Online dokumentima izvan mreže i sinkronizirati ih natrag s poslužiteljem kada imate internetsku vezu. Aplikacija OneDrive for Business trebala bi biti instalirana kao dio sustava Office Pro Plus. Ako ga ne vidite, kliknite OneDrive u pokretaču aplikacija u sustavu Office 365, kliknite Sinkroniziraj na gornjoj navigaciji, a zatim slijedite upute. Isti gumb dostupan je u bibliotekama dokumenata sustava SharePoint Online.

Ubijte stablo e-pošte

Evo situacije: imate izvješće koje treba podnijeti za tri dana i potreban vam je doprinos od Johna, Jane, Mary i Petera. Svima im šaljete e-poštu tražeći unos. John i Jane odgovaraju svojim doprinosom. Mary nije vidjela tvoju e-poštu. Petar odgovara i kopira Beth. Beth odgovara, ali bcc-ov David. David odgovara na sve, ali zaboravlja uključiti Beth. Konačno imate sav doprinos i spremate se finalizirati izvješće, ali Mary, u posljednji trenutak, odgovara na sve, ali ne gleda na doprinos Beth i Davida. Dakle, sada morate dodati njezine povratne informacije i ponovno poslati novu verziju da je svi pregledaju.

Ova priča može trajati u nedogled dok vam kosa ne posijedi od frustracije, ali postoji bolji način da to učinite: ubijte stablo e-pošte. Umjesto toga upotrijebite Yammer.

Uz Yammer, svi će vidjeti svačije povratne informacije. Ako dođe netko novi, ta će osoba vidjeti svačije povratne informacije. Dakle, tamo. Nema više stabala e-pošte.

Budite moderni sa svojim prilozima

U starom svijetu, radili biste na dokumentu, spremili ga u biblioteku dokumenata, dodijelili prava dopuštenja biblioteci, zgrabili vezu za dokument, pokrenuli Outlook, pokrenuli e-poštu, a zatim poslali vezu na taj dokument na svoje kolege kako bi mogli biti koautori s vama.

U novom svijetu moderni prilozi su stvar. Evo kako to funkcionira: Vi ste u plamenu. Imate četiri dokumenta koja ste upravo završili i spremili u SharePoint ili OneDrive. Idete u Outlook, kreirate novu e-poštu i dodajete primatelje. Kada kliknete gumb Priloži datoteku, vidjet ćete popis najnovijih dokumenata na kojima ste radili. S popisa možete odabrati dokument koji želite podijeliti. Zatim se sjetite da jedan od primatelja nema pristup knjižnici. Nema problema. Možete dodijeliti pristup datoteci izravno iz Outlooka primatelju bez prethodnog odlaska na OneDrive ili SharePoint. Kako je to za moderno?