10 savjeta za poticanje usvajanja Microsoft 365 Business

Dobivanje podrške za usvajanje Microsoft 365 Business nije lako. Razumljivo je da čelnik koji odobrava značajan proračun za SaaS rješenje (kao što je Microsoft 365 Business) želi vidjeti povrat ulaganja (ROI). Pogodite tko je zainteresiran za demonstraciju ROI-a Microsoft 365 Business? Vaš IT tim.

Jedan od načina na koji možete uvjeriti svoje čelnike u ROI jest pokazati svoj uspjeh u privlačenju krajnjih korisnika da usvoje tehnologiju. Nažalost, usvajanje tehnologije je teško. Ako mislite da možete jednostavno uvesti promjene i očekujete da korisnici počnu koristiti tehnologiju i pjevati vaše hvale, razmislite ponovno. Promjena obično nailazi na otpor. Studije su pokazale da će samo 34 posto korisničke populacije obično usvojiti novu tehnologiju, kao što je ilustrirano u teoriji difuzijskih inovacija .

Ovdje ćete pronaći neke od najboljih praksi, savjeta i trikova za poticanje usvajanja Microsoft 365 Business. Slobodno prilagodite i dotjerajte ove prijedloge kako bi odgovarali vašoj organizaciji. Uzmite zasluge ako vam neki od prijedloga ovdje donese uspjeh.

Navedite čelnike da sponzoriraju usvajanje Microsoft 365 Business

Izvršno sponzorstvo u implementaciji tehnologije obično je siguran način da se korisnici navedu da usvoje novu tehnologiju, čak i ako nerado. Budimo iskreni, IT administrator nema toliko utjecaja kao predsjednik, izvršni direktor ili vlasnik.

Nakon što identificirate izvršne sponzore za implementaciju svoje tehnologije, pobrinite se da se složite što se od njih očekuje. U idealnom slučaju, želite da izvršni sponzori preuzmu zajedničku odgovornost za uspjeh implementacije. Oni mogu pružiti zračnu zaštitu kada naiđete na političke izazove u svojoj organizaciji ili kada krajnji korisnici povlače promjene koje uvodite.

Sa svoje strane, pobrinite se da svoje izvršne sponzore podučite o funkcionalnostima tehnologije na temelju relevantnih scenarija. Na primjer, ako često koriste e-poštu u odnosu na koautorstvo dokumenata, obučite ih za nove značajke u Outlooku umjesto da ih podučavate kako spremati i dijeliti datoteke u SharePointu. Kada vide vrijednost tehnologije, moći će podijeliti svoja iskustva s ostatkom organizacije.

Regrutirajte i aktivirajte prvake za promicanje usvajanja Microsoft 365 Business

Znanstvenici još nisu smislili stroj za kloniranje, ali možete stvoriti svoje klonove kako biste povećali svoje napore treninga. Kako? Regrutiranjem i aktiviranjem mreže prvaka za vaš cilj, odnosno usvajanje Microsoft 365 Business . Obično su ti ljudi rani usvojitelji i super korisnici trenutne tehnologije u vašoj organizaciji. Omogućite im pristup cijelom paketu usluga Microsoft 365 Business i provedite za njih usmjerenu obuku. Primijenite model “obučite trenera” tako da razumiju da će imati zadatak obučavati druge ljude u organizaciji. Moglo bi pomoći ako im date poticaj da budu u mreži Champs (kao što je novo prijenosno računalo) u zamjenu za iskustvo implementacije Windows 10 AutoPilot.

U idealnom slučaju, trebat ćete prvaka iz svakog odjela koji razumije tijek rada za korisnike u odjelu. Možda ćete otkriti da su ljudi u odjelu za marketing, na primjer, uzbuđeni zbog Microsoft Streama, ali ljudi u odjelu za financije ne toliko.

Komunicirajte promjenu

Rečeno je da je 90 posto posla voditelja projekta komunikacija. Ova je statistika istinita i primjenjiva kada implementirate Microsoft 365 Business u svoju organizaciju. Bez obzira imate li dodijeljenog voditelja projekta ili ste zaduženi za ulogu voditelja projekta, najbolje je imati čvrst komunikacijski plan.

Vodite računa o ritmu komunikacije. Ako šaljete e-poštu svaki dan tijekom tri mjeseca podsjećajući krajnje korisnike na nadolazeću promjenu, možete završiti s iznerviranim ljudima koji će stvoriti pravilo za automatsko brisanje vaših e-poruka ili ih usmjeriti u mapu za kasnije čitanje. Ako previše razmaknete komunikaciju, mogli bi propustiti komunikaciju i biti nespremni kada konačno napravite promjenu. Morate pronaći pravu ravnotežu na temelju onoga što znate o svojim krajnjim korisnicima.

Za male tvrtke, trebali biste dati početnu najavu o implementaciji Microsoft 365 otprilike u vrijeme kada se licence nabave. Zatim otprilike tri tjedna prije nego što se e-pošta presiječe na novi sustav, započinje komunikacija po kap, a učestalost se postupno povećava kako se približava datum prelaska.

Razvijte i izvršite plan obuke za Microsoft 365 Business

Izreka, “propasti planirati, planirati propasti” ne može biti istinitija kada je u pitanju implementacija nove tehnologije. Ključ za cjelokupni plan provedbe je plan obuke za krajnje korisnike. Plan treninga ne mora biti složen. Dovoljan je čak i nacrt tko će biti obučen o čemu i kada, pogotovo ako imate malu organizaciju. Sjećate li se mreže prvaka i izvršnih sponzora? Te grupe moraju biti uključene u plan obuke.

Možda ćete ustanoviti da trebate prilagoditi svoj plan treninga jer steknete dojam o tome koliko dobro reagiraju vaše početne skupine polaznika. Kao takav, izradite svoj plan treninga u formatu koji se može lako ažurirati ili na kojem se može surađivati. Svoje polaznike možete izložiti novoj tehnologiji korištenjem SharePoint popisa ili knjižnica dokumenata kao spremišta za svoj plan obuke. Počet će se uvježbavati o funkcionalnostima, a da toga nisu ni svjesni!

Počnite sa scenarijima "lake pobjede".

Jednom je trener zamoljen da provede četverosatnu obuku o Office 365 za malu tvrtku s 25 korisnika. Pokušaji da se od vlasnika tvrtke dobiju informacije o potrebama za obukom i tehničkim vještinama zaposlenika bili su neuspješni i treneru je rečeno da samo obučava korisnike "na aLuckyTemplates način". Ono što je treneru signaliziralo je da ne može imati fiksnu temu za trening. Trener je na kraju pripremio različite scenarije kako bi odgovarao različitim osobama. Na temelju tijeka razgovora, trener je izvukao određeni scenarij i fokusirao trening oko njega.

Dakle, što je scenarij? U gornjem primjeru, scenarij je izgledao otprilike ovako:

Jane, Rob i Paul rade u marketinškom odjelu i stalno si šalju e-poruke dokumente na kojima surađuju. Teško je pratiti najnoviju verziju dokumenta i shvatiti tko je dao koji komentar. Jane, koja je zadužena za izbacivanje svih povratnih informacija, postaje frustrirana jer, baš kad misli da je napravila konačnu verziju dokumenta, netko šalje zakašnjele povratne informacije. Ili netko u razgovor uvuče drugu osobu koja zatim daje povratne informacije o problemima, ne znajući da su oni već riješeni u prethodnim razgovorima.

Trener je polaznicima radionice predstavio taj scenarij i pitao se događa li se to u njihovoj organizaciji. Odgovor je bio pretežno potvrdan. Na temelju toga, trener je proveo 30 minuta pokazujući im značajke koautorstva u Wordu, OneDrive for Business i SharePointu. Zatim su za vježbanje koristili vlastita prijenosna računala. Do kraja 30 minuta svi su dobro shvatili koncept i shvatili koji su ljudi u tome bolji od drugih. Oni koji su bili vještiji postali su glavna osoba za one kojima je bilo potrebno više držanja za ruke.

Pouka je da ako želite da korisnici usvoje Microsoft 365 Business, učinite to brzom pobjedom za njih i prilagodite obuku scenariju koji je za njih stvaran. Ne bi uspjelo da je trener jednostavno započeo trening s Outlookom i kako slati šifrirane poruke e-pošte.

Osigurajte samoposlužne resurse Microsoft 365 Business

Ako imate mali IT tim ili tim od jedne osobe, možete smanjiti teret podrške mnogim korisnicima tijekom implementacije Microsoft 365 Business stvaranjem samoposlužnog portala u SharePointu ili Microsoft Stream-u ili oboje. Možete objaviti videozapise s uputama od 30 sekundi kako biste krajnjim korisnicima pružili osvježenje o obuci. Možete zamoliti šampione da objavljuju sadržaj na vašem portalu ili otvore svoje samoposlužno spremište za nečiji doprinos. Radeći to na ovaj način, vaši će krajnji korisnici vježbati ono što su naučili dok učitavaju sadržaj u SharePoint ili Stream. Ako želite postati fensi, možete gamificirati proces dajući poticaje korisnicima koji imaju video koji se najviše sviđa.

Internet ima gomilu videozapisa o različitim scenarijima za Microsoft 365 koje možete uključiti u svoje resurse. Međutim, čest je slučaj da sirovi videozapisi koje je stvorio suradnik koji prikazuju okruženje organizacije imaju više odjeka kod korisnika nego Microsoftovi marketinški videozapisi visoke proizvodne vrijednosti na YouTubeu i drugim kanalima.

Ako vaši korisnici ne vole videozapise, druga opcija je pokretanje OneNote bilježnice s web-mjesta SharePoint . U bilježnici stvorite različite odjeljke usmjerene na tehnologiju. U svaki odjeljak uključite upute korak po korak koje pokazuju kako izvršiti zadatak pomoću tehnologije. Na primjer, možete imati odjeljak u Outlooku gdje imate stranicu za e-poštu, stranicu za kalendar i stranicu za zadatke. Dok korisnici čitaju vaš sadržaj, učiti će ne samo o Outlooku već i o OneNoteu i SharePointu, iako nesvjesno.

Istaknite svoje Microsoft 365 Business pobjede

Implementacija nove tehnologije kao što je Microsoft 365 Business nije lak zadatak. Kada imate priče o uspjehu, odvojite vrijeme da proslavite i podijelite pobjedu sa svojim krajnjim korisnicima. Kada korisnici shvate vrijednost svog doprinosa uspjehu implementacije, to pomaže motivirati druge koji možda ne sudjeluju puno.

Primjer pobjede je pokazivanje koliko je tvrtka uštedjela smanjenjem putnih troškova otkako su ljudi počeli održavati sastanke putem videokonferencije koristeći Microsoft Teams. Pobjeda bi također mogla biti svjedočanstvo od nekoga o povećanju produktivnosti od koautorstva dokumenata u stvarnom vremenu u odnosu na slanje dokumenata e-poštom naprijed-natrag.

SharePoint Online ima izvrsnu značajku zvanu Vijesti, gotovu uslugu koja vam omogućuje stvaranje sadržaja koji se zatim dijeli u različitim iskustvima i aplikacijama SharePointa. Svoje pobjede možete istaknuti korištenjem SharePoint News kako biste dodatno potaknuli usvajanje tehnologije. Da biste saznali više o SharePoint News, preuzmite ovu PDF datoteku .

Provjerite izvješće o korištenju Microsoft 365 Business

Kao globalni administrator vašeg Microsoft 365 stanara, imate pristup izvješćima o korištenju koja pružaju uvid u to kako vaša korisnička baza usvaja tehnologiju. Izvješća uključuju metriku aktivnosti i upotrebe za Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype za tvrtke i Yammer. Izvješća možete izvesti u Excel za daljnju analizu. Ako ste toliko skloni, možete čak analizirati podatke u Power BI-ju , još jednom Microsoftovom alatu za vizualizaciju podataka.

Jedan od načina djelovanja na temelju dostupnih podataka za poticanje usvajanja je da pogledate korištenje OneDrive za tvrtke. Izvješće uključuje informacije o korisniku, datumu posljednje aktivnosti, broju datoteka, broju aktivnih datoteka i korištenoj pohrani. Ako primijetite da korisnik ima nula (0) datoteka i koristi vrlo malo prostora za pohranu, to bi mogao biti dobar pokazatelj da korisnik ne usvaja OneDrive for Business. Na temelju tih informacija možete ciljati obuku za korisnike koji slabo koriste OneDrive for Business.

Budite spremni pružiti podršku za svoju poslovnu integraciju Microsoft 365

Prilikom implementacije nove tehnologije, ništa ne uspijeva tako spektakularno kao implementacija bez modela podrške. Nakon implementacije, ljudi su čak otpušteni sa svojih radnih mjesta zbog lošeg korisničkog iskustva i nedostatka jasnog puta za eskalaciju.

Ovisno o načinu stjecanja licenci, možete imati različite mogućnosti podrške. Ako ste svoje licence za Microsoft 365 Business kupili izravno od Microsofta putem njihove web stranice , Microsoft vam pruža podršku. Osim ako ne plaćate veliki novac za Premiere podršku, samo globalni administrator može slati karte za podršku Microsoftovoj podršci. To znači da ćete vi, kao IT administrator, biti u mogućnosti pružiti podršku svojim krajnjim korisnicima. Međutim, možete poslati prijavu u ime svojih krajnjih korisnika, a Microsoftova podrška može na kraju raditi izravno s njima na rješavanju problema.

Ako ste svoje licence kupili od Microsoftovog partnera, bilo putem modela Cloud Solutions Provider (CSP) ili Enterprise Agreement (EA), partner je spreman za pružanje podrške. Ovisno o vašem dogovoru s partnerom, svoje krajnje korisnike možete poslati izravno partnerovom timu za podršku ili djelovati kao posrednik između vaših krajnjih korisnika i tima za podršku partnera. Imajte na umu da partneri mogu naplatiti dodatnu naknadu za podršku uz naknade za licencu. Na Cloud611 možete kupiti Microsoft 365 licence koje uključuju 24/7/365 podršku za krajnje korisnike uz minimalnu naknadu povrh cijene licence.

Uključite profesionalce za Microsoft 365 Business

Ako ste slijedili sve ili većinu gornjih savjeta i još uvijek nemate uspjeha u poticanju usvajanja za Microsoft 365 Business, možda je vrijeme da dovedete profesionalce. Microsoftova partnerska mreža prepuna je visokokvalificiranih partnera za obuku i usvajanje koji vam mogu pomoći u otklanjanju izazova usvajanja. Iako morate izdvojiti dobar novac da biste angažirali ove partnere, ulaganje se dugoročno može isplatiti.

Možete tražiti Microsoftove partnere za obuku . Samo napomena – ta web adresa možda neće raditi u pregledniku Chrome, ali URL savršeno funkcionira u pregledniku Microsoft Edge.

Jedan od partnera koje ćete pronaći na Microsoft partnerskoj mreži je Softchoice Corporation . Imaju robusnu profesionalnu uslugu usvajanja krajnjih korisnika koja uključuje definiranje slučajeva korištenja za razumijevanje potreba krajnjih korisnika sve do stvaranja plana implementacije za postizanje željenih poslovnih rezultata.

Još jedan trening partner možda razmotriti je Brainstorm Inc . Microsoft ih je ugovorio za pružanje obuke za program Customer Immersion Experience.

Ako smatrate da vaša organizacija ima jedinstvene potrebe za obukom, možda ćete jednostavno morati biti povezani s pravim partnerom. Molimo pošaljite e-mail na [email protected] s naslovom "Trebam pomoć oko obuke." Netko će odgovoriti što prije.