Sastanci dolaze u svim oblicima i veličinama s jedinom konstantom da ispunjavaju naš raspored. Uz toliki broj sastanaka na našim pločama, važno je biti što učinkovitiji u organizaciji, zakazivanju i vođenju sastanka. Srećom, Microsoft Teams uključuje nekoliko značajki koje su posebno korisne za učinkovitost sastanka.
Najčešća aktivnost koju radim u Microsoft timovima je razgovor s drugim ljudima. I smatram da je posebno korisno što mogu razgovarati s kolegama tijekom sastanka tima. Grupni chat se stvara automatski na početku svakog sastanka tima koji uključuje sve sudionike sastanka. Prozor za chat se pojavljuje na desnoj strani zaslona. Dok je sastanak u tijeku, a ljudi prezentiraju i razgovaraju sa zvukom, drugi ljudi mogu razgovarati u prozoru za chat. Ovaj jednostavan mehanizam pokazao se nevjerojatno moćnim. Na primjer, pretpostavimo da ste propustili nešto što je voditelj rekao. Umjesto da prekinete cijeli sastanak i tražite od voditelja da se ponovi, možete jednostavno upisati chat i pitati nekoga u chatu za pojašnjenje ili popuniti prazninu. Smatram da to radim stalno na velikim sastancima.
Nakon završetka sastanka chat nastavlja biti aktivan i svatko može nastaviti slati poruke. Za sastanke koji se ponavljaju, chat će se prenositi sa sastanka na sastanak, tako da uvijek postoji zapis o prošlim sastancima i svatko tko je pozvan na sastanak može uskočiti u chat za nadolazeće sastanke. Vidio sam kako veće tvrtke to koriste za praćenje točaka dnevnog reda za nadolazeće sastanke. Ljudi će objavljivati u chatu za ponavljajuće sastanke tijekom tjedna, a zatim će tijekom sastanka tim pregledavati chat i raspravljati o stavkama tijekom sastanka.
Volim isključiti obavijesti o porukama tijekom sastanka ako puno ljudi čavrlja dok netko govori putem zvuka. Obavijest će se oglasiti sa svakom novom porukom i smatram da može ometati. Opciju za isključivanje zvuka za dolazne poruke možete pronaći u odjeljku obavijesti u svojim postavkama. Kliknite na svoju profilnu sliku koja se pojavljuje u gornjem desnom kutu zaslona Teams i odaberite Postavke. U padajućem izborniku koji se pojavi odaberite Obavijesti i potražite odjeljak pod nazivom Ostalo. Tamo ćete pronaći postavku za Zvukove obavijesti koju možete postaviti na Isključeno.
Ne mogu vam reći koliko je puta snimka sastanka moj tim spasila glavobolje. Snimka bilježi sve što se dogodilo na sastanku. Snimka se može podijeliti s drugima koji nisu bili dio sastanka i pregledati je oni koji su bili dio sastanka. Ako svi razumiju i slažu se da će se sastanci snimati, toplo preporučujem snimanje sastanaka.
Timovi vam neće dopustiti snimanje razgovora s dvije osobe ili manje zbog zaštite privatnosti. Kada poziv ima više od dvije osobe, on postaje sastanak i možete ga snimiti.
Timovi obavještavaju sudionike sastanka kada snimanje započne. Međutim, želim se pobrinuti da svi budu potpuno jasni i zadovoljni sa snimanjem sastanka unaprijed kako ne bi bilo nikakvih problema u nastavku tako da na početku spomenem da namjeravam snimiti sastanak.
Snimanje sastanka je jednostavno u timovima. Za početak snimanja:
Pridružite se postojećem sastanku ili započnite novi.
Otvorite kontrole sastanka odabirom trotočke na alatnoj traci.
Odaberite Početak snimanja na skočnom izborniku koji se pojavi, kao što je prikazano.
Pokretanje snimanja sastanka tima.
Kada snimanje započne, svi na sastanku će biti obaviješteni.
Da biste završili snimanje, ponovno kliknite elipsu i odaberite Zaustavi snimanje.
Također možete prekinuti snimanje tako što ćete završiti sastanak.
Snimka će biti dostupna kanalu sastanka, kao što je prikazano. Svatko na kanalu može kliknuti snimku da pogleda sastanak.
Gledanje snimke sastanka na kanalu.
Snimka sastanka je nevjerojatno moćna stvar. Možete ga podijeliti s drugima koji nisu bili u mogućnosti prisustvovati sastanku ili ga koristiti u nastavku kao podsjetnik na ono o čemu se raspravljalo i/ili odlučivalo. Sama snimka je u servisu pod nazivom Microsoft Stream. Možete dobiti izravnu vezu na sastanak odabirom trotočke na snimci na kanalu, a zatim odabirom Get Link, kao što je prikazano. Osim toga, možete otvoriti snimku izravno u Streamu ili čak napraviti snimku kao svoju karticu na kanalu.
Dobivanje izravne veze na snimku sastanka.
Kad sam na sastanku, volim da mi mikrofon bude isključen osim ako ne govorim. Na taj način drugi sudionici ne čuju nikakvu pozadinsku buku koja bi se mogla događati oko mene. Većina ljudi slijedi isti bonton sastanka, ali svi s vremena na vrijeme zaborave. Netko bi mogao pitati može li svatko isključiti mikrofon, ali to može ometati sastanak.
Kada ste na sastanku tima, možete isključiti mikrofon drugih sudionika. Koristio sam ovo mnogo puta kada nečiji mikrofon hvata pozadinsku buku, kao što je pas koji laje, ali ne želim ometati sastanak tražeći od osobe da isključi mikrofon.
Da biste isključili zvuk jednog od sudionika sastanka, idite na popis sastanaka koji se pojavljuje s desne strane prozora sastanka, odaberite ime osobe i odaberite Isključi sudionika. Da biste isključili zvuk svih, na popisu odaberite Isključi sve. Ovdje su prikazane obje opcije. Sudionici koje isključite bit će obaviješteni da ste ih isključili, a mogu sami uključiti zvuk u bilo kojem trenutku.
Isključivanje mikrofona sudionika sastanka u timovima.
Nakon što nekoga utišate, dobro je poslati toj osobi privatnu poruku za chat kako biste je obavijestili da ste to učinili. Gotovo svaki put kad to učinim, osoba mi zahvali i javi mi da je samo otrčala na kavu ili otići u kupaonicu i zaboravila isključiti mikrofon.
Sviđa mi se fleksibilnost mogućnosti održavanja sastanka s članovima tima gdje god imam internetsku vezu. A korištenje videa dodaje ogromnu vrijednost sastanku; međutim, to također predstavlja izazov. Što ako se nađete da radite negdje gdje ne želite da ga svi vide? Na primjer, često odem na sastanak od kuće umjesto da uđem u svoj ured. Kad sjedim za svojim kuhinjskim stolom, možete vidjeti našu improviziranu otvorenu smočnicu u pozadini. Bila bi sjajna pozadina da sam bio na sastanku s kuharima, ali može ometati bilo koju drugu vrstu sastanka.
Teams ima sjajnu značajku koja vam omogućuje da zamutite pozadinu, ali držite lice u fokusu tijekom videopoziva. Svi vas na sastanku mogu jasno vidjeti, čak i kada pomičete glavom dok razgovarate, ali sve što je iza vas i u pozadini je zamućeno. Nema više brige o prljavom rublju, doslovno, koje bi se moglo pojaviti bez vašeg znanja!
Prije nego se pridružite sastanku, prikazat će vam se prekidači za uključivanje kamere i mikrofona. Između tih prekidača nalazi se prekidač zamućenja, kao što je prikazano, koji možete koristiti za zamućenje pozadine. Kada uključite opciju zamućenja, vaša će pozadina postati mutna, ali će vaše lice ostati u fokusu. Ako ste se već pridružili sastanku, opciju zamućenja možete pronaći u skočnom izborniku Više radnji, kao što je prikazano.
Zamagljivanje pozadine prije pridruživanja sastanku timova.
Zamagljivanje pozadine nakon pridruživanja sastanku timova.
Ako nemate video kameru koja podržava opciju zamućenja povezanu s timovima, nećete vidjeti prekidač za uključivanje kamere i zamućenje pozadine. Ovo je uobičajena tema u timovima i Microsoftovim proizvodima općenito. Elementi korisničkog sučelja pojavit će se i nestati ako potrebna komponenta (poput kamere koja podržava značajku zamućenja) nije priključena.
Snimanje sastanka idealno je za snimanje sastanka u cijelosti, ali kao praktična stvar, ono što vam obično treba na završetku sastanka su bilješke sa sastanka. Možete koristiti bilješke, koje se nazivaju i zapisnici sastanka, za snimanje ključnih odluka i radnji.
Timovi imaju značajku dizajniranu za snimanje bilješki sa sastanka. Bilješke se dijele tako da svi na sastanku mogu doprinijeti i vidjeti bilješke kako se dodaju. Ne mogu vam reći koliko sam puta bio na sastanku i netko je pogrešno pisao bilješke. Jednostavna pogrešna komunikacija može imati negativne posljedice. Kada svi pregledavaju i dodaju bilješke sa sastanka u stvarnom vremenu tijekom sastanka, mogućnost pogrešne komunikacije uvelike je smanjena.
Možete dodati bilješke o sastanku prije početka sastanka ili tijekom sastanka. Ako je sastanak postavljen i povezan s kanalom Teams, možete otići na kanal i tamo razgovarati o sastanku. Ako sastanak nije imao kanal, još uvijek možete dodati bilješke.
Da biste dodali bilješke prije sastanka, slijedite ove korake:
Otvorite svoj kalendar i odaberite sastanak kojem želite dodati bilješke.
Odaberite chat sa sudionicima, kao što je prikazano.
Timovi će stvoriti chat za sastanak, a svi sudionici sastanka automatski se dodaju u njega. Kada se sastanak održi, chat će biti dio sastanka.
Dodavanje bilješki prije sastanka sastanku.
Nakon što sastanak započne, možete dodati službene bilješke sastanku izvan chata. Da biste otvorili bilješke sa sastanka ili počeli pisati bilješke, slijedite ove korake:
Na izborniku opcija sastanka odaberite opciju Prikaži bilješke sa sastanka.
Ako ste već kreirali bilješke za sastanak, bilješke sa sastanka će se otvoriti na desnoj strani zaslona, kao što je prikazano. Ili, ako bilješke još nisu dodane sastanku, imat će opciju kreiranja bilješki za sastanak nakon što sastanak započne, kao što je prikazano. Da biste izradili nove bilješke sa sastanka, nastavite na 2. korak.
Kliknite gumb Vodi bilješke.
Timovi će kreirati bilješke sa sastanka za sastanak, a vi ćete moći vidjeti novi odjeljak s bilješkama na desnoj strani zaslona. Sada možete dodati bilješke ili pregledati sve bilješke prije sastanka dodane prije početka sastanka.
Izrada bilješki sa sastanka za sastanak tima.
Pregledavanje i dodavanje bilješki sa sastanka tijekom sastanka.
Kada dodate bilješke sa sastanka, članovi kanala ili chat sastanka bit će obaviješteni tako da svi mogu pratiti i dodati svoje bilješke ili pregledati postojeće bilješke.
Možete čak dodati bilješke sa sastanka kao karticu sastanku. Opciju za dodavanje bilješki sa sastanka kao kartice pronaći ćete tako da kliknete elipsu prema vrhu zaslona s bilješkama i odaberete dodavanje bilješki kao karticu.
Pregledavanje bilješki sa sastanka kao kartice.
Neki od najproduktivnijih sastanaka koje sam imao tijekom svoje karijere su sa grupom ljudi koji stoje ispred bijele ploče i skiciraju ideje. To je aspekt komunikacije koji je teško pobijediti. Microsoft je to prepoznao i dodao značajku u Teams pod nazivom Whiteboard.
Microsoftova ploča je zajednički zaslon koji vam omogućuje skiciranje dijagrama. Način na koji crtate na zaslonu ovisi o vašem uređaju. Ako koristite standardno stolno računalo, koristite miš ili grafički tablet koji povezuje digitalnu olovku s vašim računalom. Ako koristite uređaj koji ima zaslon osjetljiv na dodir, možete koristiti prst za crtanje po zaslonu. Moj omiljeni način skiciranja na Teams bijeloj ploči je olovkom na mom Surface prijenosnom računalu. Smatram da je vrlo prirodan i jednostavan za korištenje.
Da biste koristili značajku bijele ploče u timovima, slijedite ove korake:
Pridružite se postojećem sastanku timova ili započnite novi.
Iz kontrola sastanka proširite dijaloški okvir Dijeli odabirom ikone koja izgleda kao monitor računala sa strelicom koja prolazi kroz nju.
Donji dio zaslona će se proširiti i vidjet ćete opcije za dijeljenje zaslona, prozor na zaslonu ili PowerPoint datoteku. Na desnoj strani zaslona vidjet ćete opciju za Bijelu ploču, kao što je prikazano.
Odaberite Bijela ploča i zaslon će se ažurirati, prikazujući digitalnu ploču, kao što je prikazano.
Možete odabrati boju olovke i širinu olovke i početi crtati na zaslonu. Svi na sastanku vidjet će što crtate, a mogu uskočiti i dodati vlastite crteže ili urediti postojeći crtež.
Bijela ploča ostaje i nakon sastanka tako da se uvijek možete vratiti na nju i dodati nove skice ili izmijeniti postojeće skice. Nakon što aktivirate bijelu ploču, ona će se prikazati kao kartica na kanalu ili chatu. Stanje bijele ploče možete izvesti u bilo kojem trenutku klikom na ikonu postavki u gornjem desnom kutu zaslona i odabirom Izvezi sliku. Volim to raditi kako bih zaključao ploču i uhvatio stanje u bilo kojem trenutku. To je otprilike isto kao i fotografiranje fizičke bijele ploče kako biste bili sigurni da imate crtež pri ruci u slučaju da netko naiđe i izbriše ga.
Otvaranje bijele ploče iz okvira za dijeljenje na sastanku tima.
Skiciranje na zajedničkoj digitalnoj ploči u Teams.
Svaki tim u Teamsu ima digitalnu ploču koja se može koristiti za sastanke.
Dijeljenje zaslona jedan je od mojih omiljenih aspekata digitalnih sastanaka. Stalno koristim dijeljenje zaslona. Čak koristim dijeljenje zaslona kada su ljudi s kojima moram dijeliti u istoj prostoriji kao i ja. Bez dijeljenja zaslona, morao bih natjerati sve da se skupe oko mog računala kako bih im mogao pokazati svoj zaslon. Uz dijeljenje zaslona, mogu dijeliti ono što vidim na svom zaslonu, a oni to mogu vidjeti na svojim ekranima.
Puno je lakše gledati u zaslon vlastitog računala nego gledati preko ramena nekog drugog. Koristeći Teams, možete dijeliti svoj zaslon s drugima, a oni mogu dijeliti svoj zaslon s vama.
Tijekom sastanka Teams možete dijeliti cijeli zaslon, određeni prozor, PowerPoint prezentaciju ili bijelu ploču (obrađeno u prethodnom odjeljku). Osobno, volim dijeliti samo prozor ili PowerPoint slajd o kojem govorim na sastanku. Na primjer, ako prikazujem web stranicu, samo dijelim prozor web preglednika umjesto cijele radne površine. Ako prolazim kroz PowerPoint prezentaciju, samo dijelim PowerPoint prozor.
Postoji mnogo razloga zbog kojih možda ne želite prikazati cijelu radnu površinu. Na primjer, vaša digitalna radna površina može biti neuredna s raznim datotekama koje ste usred organiziranja. Ili, možda imate osjetljivi materijal koji ne bi smjeli vidjeti ili snimiti svi na sastanku. Bez obzira na razlog, možete podijeliti samo ono na što želite da se tim usredotoči, a ostatak radne površine ostaviti skrivenim.
Da biste podijelili radnu površinu, prozor ili PowerPoint prezentaciju, slijedite ove korake:
Pridružite se postojećem sastanku timova ili započnite novi.
Iz kontrola sastanka proširite dijaloški okvir Dijeli odabirom ikone koja izgleda kao monitor računala sa strelicom koja prolazi kroz nju.
Donji dio zaslona će se proširiti i vidjet ćete opcije za dijeljenje zaslona, prozor na zaslonu ili PowerPoint datoteku.
Odaberite opciju koju želite podijeliti sa sastankom.
Crveni okvir će opisati što se dijeli s drugima kako biste točno znali što oni mogu vidjeti.
Za zaustavljanje prezentacije odaberite gumb Zaustavi prezentaciju na vrhu prozora zaslona, kao što je prikazano.
Dijeljenje PowerPoint prezentacije tijekom sastanka tima.
U prethodnom odjeljku otkrit ćete kako podijeliti svoj zaslon s drugima. Također možete dati da netko drugi preuzme kontrolu nad vašim zaslonom ili zatražiti da preuzme kontrolu nad tuđim zaslonom. Kada preuzmete kontrolu nad zaslonom druge osobe putem Teamsa, možete pomicati miš te osobe i tipkati na njezinu ili njezinom zaslonu pomoću vlastitog miša i tipkovnice. Ovo često koristim kada želim nekome pokazati kako se nešto radi na svom računalu.
Netko ne može preuzeti kontrolu nad vašim zaslonom bez vašeg dopuštenja. Ako netko zatraži da preuzme kontrolu nad vašim zaslonom, vidjet ćete poruku koja vas pita želite li toj osobi dopustiti da preuzme kontrolu nad vašim zaslonom ili ne. Ako odobrite zahtjev, ta će osoba moći kontrolirati vaš miš na vašem zaslonu; međutim, ako odbijete zahtjev, ta osoba neće moći preuzeti kontrolu.
Da biste dali kontrolu nad dijeljenim zaslonom, odaberite gumb Dajte kontrolu koji se pojavljuje na vrhu područja za dijeljenje. Kada odaberete ovaj gumb, pojavit će se padajući izbornik koji navodi sve sudionike sastanka. Možete odabrati kome ćete dati kontrolu nad svojim zaslonom. Možete vratiti kontrolu koristeći istu metodu.
Sviđaju mi se zadane postavke načina na koji su timovi raspoređeni za većinu sastanaka. Timovi će često donositi pametne odluke i prebacivati se između prikazivanja ljudi na glavnom zaslonu i prikazivanja prezentacije na glavnom zaslonu. Timovi će također otkriti tko govori i povećati video te osobe tako da se možete usredotočiti na osobu koja govori.
Međutim, možda biste željeli preuzeti kontrolu i promijeniti način na koji gledate stvari. Možete se prebacivati između osoba i prezentacija klikom na videozapise sudionika ili prezentacije. Također možete snimiti videozapis sudionika i prikvačiti ga tako da se uvijek prikazuje. Ponekad volim izbaciti videozapis iz Teamsa i povući ga na drugi monitor. Sva ova fleksibilnost osigurava da možete prilagoditi sastanak svojim potrebama.
Tijekom sastanka većina zaslona timova posvećena je sastanku. Ovo je vrijedno kada se želite usredotočiti na sastanak. Međutim, i dalje možete koristiti druge dijelove timova kada je sastanak u tijeku. Na primjer, ako postoji veliki sastanak na koji moram slušati, ali ne usredotočiti svu svoju pozornost, minimizirat ću sastanak i koristiti druge dijelove timova. Minimiziranje sastanka jednostavno je kao da kliknete na drugi dio timova, kao što je drugi kanal ili chat. Kada kliknete izvan sastanka, Teams automatski minimizira sastanak u mali prozor na vrhu lijevog navigacijskog okna, kao što je prikazano. Da biste se vratili na sastanak i povećali prozor na zaslonu, jednostavno kliknite unutar prozora sastanka.
Sastanak timova koji je minimiziran.
Kako blokirati Microsoft Word da otvara datoteke u načinu rada samo za čitanje u sustavu Windows Microsoft Word otvara datoteke u načinu rada samo za čitanje, što onemogućuje njihovo uređivanje? Ne brinite, metode su navedene u nastavku
Kako popraviti pogreške u ispisu netočnih Microsoft Word dokumenata Pogreške u ispisu Word dokumenata s promijenjenim fontovima, neurednim odlomcima, nedostajućim tekstom ili izgubljenim sadržajem vrlo su česte. Međutim, nemojte
Ako ste upotrijebili olovku ili marker za crtanje na PowerPoint slajdovima tijekom prezentacije, možete spremiti crteže za sljedeću prezentaciju ili ih izbrisati tako da ćete sljedeći put kada ih pokažete početi s čistim PowerPoint slajdovima. Slijedite ove upute za brisanje crteža olovkom i markerom: Brisanje linija jedan na […]
Biblioteka stilova sadrži CSS datoteke, datoteke Extensible Stylesheet Language (XSL) i slike koje koriste unaprijed definirane glavne stranice, izgledi stranica i kontrole u SharePointu 2010. Da biste locirali CSS datoteke u biblioteci stilova web-mjesta za objavljivanje: Odaberite Radnje web-mjesta→Prikaz Sav sadržaj web-mjesta. Pojavljuje se sadržaj stranice. Knjižnica Style nalazi se u […]
Nemojte zatrpavati svoju publiku ogromnim brojevima. U Microsoft Excelu možete poboljšati čitljivost svojih nadzornih ploča i izvješća formatiranjem brojeva tako da se prikazuju u tisućama ili milijunima.
Naučite kako koristiti SharePointove alate za društveno umrežavanje koji pojedincima i grupama omogućuju komunikaciju, suradnju, dijeljenje i povezivanje.
Julijanski datumi se često koriste u proizvodnim okruženjima kao vremenska oznaka i brza referenca za broj serije. Ova vrsta datumskog kodiranja omogućuje trgovcima na malo, potrošačima i uslužnim agentima da identificiraju kada je proizvod napravljen, a time i starost proizvoda. Julijanski datumi se također koriste u programiranju, vojsci i astronomiji. Drugačiji […]
Možete izraditi web-aplikaciju u Accessu 2016. Dakle, što je uopće web-aplikacija? Pa, web znači da je online, a aplikacija je samo skraćenica za "aplikaciju". Prilagođena web-aplikacija je online aplikacija baze podataka kojoj se pristupa iz oblaka pomoću preglednika. Vi gradite i održavate web-aplikaciju u verziji za stolna računala […]
Većina stranica u sustavu SharePoint 2010 prikazuje popis navigacijskih veza na traci za brzo pokretanje na lijevoj strani stranice. Traka za brzo pokretanje prikazuje veze na istaknuti sadržaj web-mjesta kao što su popisi, knjižnice, web-mjesta i stranice za objavljivanje. Traka za brzo pokretanje uključuje dvije vrlo važne veze: vezu za sav sadržaj web-mjesta: […]
Za jednostavne probleme, Solver u Excelu obično brzo pronalazi optimalne vrijednosti varijable Solvera za funkciju cilja. No, u nekim slučajevima, Solver ima problema s pronalaženjem vrijednosti varijable Solvera koje optimiziraju funkciju cilja. U tim slučajevima, Solver obično prikazuje poruku ili poruku o pogrešci koja opisuje ili raspravlja o problemu koji […]
