Tehnički stručnjaci — ljudi koji poznaju Microsoft Access 2019 iznutra i izvana — mogli bi biti malo zastrašujući, ali su važni — i oni (mi?) ni na koji način ne namjeravaju zastrašivati. Oni su važni za prosječne korisnike Accessa jer pružaju neprocjenjive savjete, a važni su i za sam Access jer pokreću način na koji Microsoft neprestano poboljšava svoje proizvode. Ti muškarci i žene su ljudi koji testiraju Officeove proizvode prije nego što nove verzije budu puštene u javnost, i oni su ti koji pišu knjige kako bi pomogli korisnicima svih razina da iskoriste softver na najbolji način.
Dakle, ljudi koji razvijaju baze podataka za život su bitan resurs za prosječnog korisnika, za "pomoćnog korisnika", kao i za proizvođača softvera. Ovdje je kompilacija nekih od najboljih savjeta prikupljenih s dugog popisa stručnjaka za Access. Znajući da nude prijedloge za nove korisnike, ponudili su savjete koji odgovaraju vašim potrebama i kako bi osigurali da doista možete pouzdano i učinkovito koristiti Access. Kad završite, uložit ćete u svoje napore odgovarajuću količinu planiranja i organiziranja — i imat ćete čvrste planove za napredak u razvoju i korištenju baza podataka koje gradite s Accessom.
Dakle, evo savjeta mudraca — u deset brzih zalogaja.
Nemojte štedjeti na vremenu utrošenom na dokumentiranje vaše baze podataka. Zašto? Jer kasnije će ti biti drago što nisi škrtario. Imat ćete sve svoje planove, svoje opće informacije i sve svoje ideje - one na kojima ste djelovali i one koje su ostale na ploči za crtanje - spremni sljedeći put kada budete trebali izgraditi bazu podataka. Također ćete ih imati za upućivanje kada ili ako nešto krene po zlu s vašom trenutnom bazom podataka. Jeste li slučajno izbrisali spremljeni upit? Nema problema. Pogledajte svoju dokumentaciju. Zaboravili ste kako su vaši stolovi povezani? Provjerite dokumentaciju i ponovno uspostavite odnose. Trebate nekome objasniti zašto ili kako ste nešto postavili? Pogledajte svoje bilješke i oduševite ih svojim predumišljajem i pažljivim razmatranjem.
Dakle, što bi ova veličanstvena dokumentacija trebala uključivati? Pa sve. Ali evo popisa za početak:
Ako trebate pokrenuti neke upite prije izrade izvješća, dokumentirajte proces. (Još bolje, nađite ljubaznog štrebera koji će vam pomoći da automatizirate posao.)
Ako vaša baza podataka pokreće važnu organizacijsku funkciju — poput računovodstva, zaliha, upravljanja kontaktima ili unosa narudžbe — provjerite postoji li ručni proces za održavanje organizacije u slučaju kvara u bazi podataka — i ne zaboravite dokumentirati proces!
Ako trebate pomoć s bilo kojim od ovih predmeta, pitajte nekoga! Bilo da posudite nekoga iz svog odjela informacijske tehnologije ili iznajmite računalnog štrebera, potražite pomoć koja vam je potrebna. Tretirajte svoju dokumentaciju kao osiguranje - nijedna organizacija ne bi trebala raditi bez nje.
Svakih 6 do 12 mjeseci pregledajte svoju dokumentaciju da vidite jesu li potrebna ažuriranja. Dokumentacija je korisna samo ako je ažurirana i ako je netko drugi osim vas može razumjeti. Isto tako, pobrinite se da vi (ili vaši kolege u uredu) znate gdje se nalazi dokumentacija. Ako imate elektroničku verziju, držite je sigurnosnu kopiju i imajte pri ruci ispis — nešto će vam biti drago ako vi ili netko drugi pokušate reciklirati dijelove vaše baze podataka pomoću značajke Application Parts.
Dok gradite tablice, neka vaša tekstualna polja budu prikladne veličine za podatke koje čuvate u njima. Prema zadanim postavkama, Access postavlja tekstualna polja (poznata kao kratki tekst) tako da sadrže 255 znakova – prilično izdašna postavka, osobito ako polje sadrži oskudne kratice stanja od dva slova.
Stotinu ili više dodatnih razmaka — koji ostaju neiskorišteni u većini tekstualnih polja — ne bi se činili kao nešto što bi moglo izgubiti san, ali pomnožite taj prostor na tablici sa 100.000 adresa korisnika u njemu i na kraju ćete dobiti puno megabajta prostora za pohranu prostor koji su jako zauzeti ne držeći ništa.
Podesite veličinu polja pomoću postavke Veličina polja na kartici Općenito u prikazu dizajna.
Koristite brojčana polja za brojeve koji se koriste u izračunima , a ne za tekst koji se pretvara da je broj. Softverske aplikacije uočavaju ogromnu razliku između poštanskog broja 47999 i broja 47,999. Aplikacija promatra poštanski broj kao niz znakova koji su svi znamenke, ali se broj tretira kao stvarni broj koji možete koristiti za matematiku i razne druge zabavne numeričke stvari. Drugi razlog zašto poštanski broj nije polje broja? Ako ste u SAD-u i vaš poštanski broj počinje s nulom, aplikacija odsiječe vodeću nulu i pohranjuje samo znamenke različite od nule u polje – 01234 postaje 1234. Nije dobro!
Kada birate vrstu za novo polje s brojevima u njemu, postavite si jednostavno pitanje: hoćete li ikada napraviti izračun ili učiniti bilo što u vezi s matematikom s tim poljem?
Validacije mogu spriječiti da se loši podaci približe vašim tablicama. Potvrde su jednostavne za izradu, brzo se postavljaju i uvijek su budne (čak i kada ste toliko umorni da ne vidite ravno). Ako ne koristite provjere valjanosti za zaštitu integriteta svoje baze podataka, stvarno biste trebali početi.
Kada gradite tablicu ili stvarate bazu podataka, razmislite o imenima datoteke baze podataka, polja i tablice koje koristite:
To postaje još važnije kada počnete koristiti alate za stavljanje vaših Access tablica i baza podataka na mrežu i njihovo dijeljenje putem SharePointa — potencijalno dovodite milijune korisnika "za stol". Također, uz značajku Application Parts, komponente vaših baza podataka mogu se reciklirati kako bi se ubrzalo stvaranje nove baze podataka. Ne želite da se tajanstvena imena za dijelove vaše baze podataka prošire na novu bazu podataka – da i tamo stvaraju misterije iz noćne more – zar ne?
Kad god brišete vrijednosti polja iz tablice, provjerite jeste li poništili vrijednosti u pravom zapisu - provjerite ponovno, a zatim tek kada ste sigurni, izbrišite izvornik. Čak i tada, još uvijek možete napraviti brzi Ctrl+Z i oporaviti uvredljivu stavku pod uvjetom da poništite odmah nakon što otkrijete pogrešku.
Čemu sva provjeravanja i provjeravanja? Budući da nakon što izbrišete vrijednost polja i učinite bilo što drugo u tablici, Access potpuno zaboravlja vašu staru vrijednost. Nestalo je, kao da nikad nije ni postojalo. Ako izbrišete zapis iz tablice, zapis je stvarno nestao — jer nema dostupnog Poništavanje za cijeli zapis. Ako je taj zapis bio važan i niste imali trenutnu sigurnosnu kopiju kada je zapis nestao, nemate sreće. Oprosti!
Jesam li to dovoljno jasno rekao? Uvijek imajte sigurnosnu kopiju svog rada! Ne postoji zamjena za trenutnu sigurnosnu kopiju vaših podataka — osobito ako su podaci od vitalnog značaja za vaš osobni ili profesionalni život. Učinkovite strategije često uključuju održavanje sigurnosnih kopija na drugom mjestu u slučaju da katastrofa uništi vaš ured, bilo u drugom uredu ili u oblaku.
Ako mislite da vam nikad prije nije bila potrebna rezerva, pa zašto se mučiti, razmislite o poplavama. Razmislite o voditeljima vijesti koji kažu da područje koje je trenutno pod vodom nikada prije nije bilo poplavljeno. Zamislite ljudske živote kako lebde ulicom. Bez obzira jeste li suočeni s pravom katastrofom razmjera uragana, požarom ili tvrdim diskom vašeg računala koji odlučuje umrijeti (a to se događa — čak i ako vam se to nikada prije nije dogodilo), bit ćete puno sretniji ako ste sigurnosna kopija vaše baze podataka.
Znate stolarski slogan “Dvaput mjeri, jednom reži”? Isto se može reći i za razmišljanje kada je u pitanju vaša baza podataka. Nemojte samo razmišljati o nečemu, dođite brzo do zaključka, a zatim uronite. Pričekajte, razmislite ponovo, a onda možda razmislite o tome i treći put. Zatim donesite zaključak i počnite djelovati po njemu. Uz svu snagu koju vam pruža Access, zajedno s mogućnošću pohranjivanja tisuća i tisuća zapisa u vašu bazu podataka, relativno jednostavna pogreška može biti prilično skupa zbog mogućih posljedica u smislu gubitka podataka ili poduzete radnje koja se "ne može poništiti". u zabludi.
Iako se prijedlozi za organiziranje i jednostavnost mogu činiti proturječnima, ova dva savjeta doista su kompatibilna. Održavanje stvari jednostavnim često može biti način da se izbjegne potreba za puno organizacije nakon činjenice. Dok ste se vjerojatno umorili od slušanja kako vas roditelji podsjećaju da “za sve ima mjesta i sve na svom mjestu” (ili ako su bili manje poetični, “ Očisti svoju sobu!!! ”), bili su u pravu.
Ako svoju bazu podataka održavate organiziranom, uštedjet ćete si vrijeme i tugu. Dobro planiranu, dobro organiziranu tablicu lakše će se tražiti, izvješćivati i uključivati u obrazac. Također će sortirati i filtrirati poput munje.
Da, možete se previše organizirati. Zapravo, pretjerano organiziranje je previše jednostavno. Ublažite svoju želju za organiziranjem njegujući još jednu strast: rad sa što manje koraka. Ograničite broj mapa i podmapa koje koristite – najviše pet razina mapa je više nego dovoljno za gotovo svakoga. Ako prijeđete mnogo dalje od pet razina, vaša organizacija počinje naletati na vašu produktivnost (a nitko ne voli gubitak produktivnosti, a najmanje ljudi koji smišljaju te blesave male slogane za korporativne postere za dobro raspoloženje).
Ako imate problema s nečim, progutajte svoj ego i zatražite pomoć. Reći "ne znam" - a zatim pokušati saznati ono što još ne znate - nije sramota. Ovo pravilo je posebno važno kada jašete stado na tisućama zapisa u bazi podataka. Mali pogrešni koraci brzo povećavaju i umnožavaju mali problem u ogromnu krizu. Zatražite pomoć prije nego što situacija postane strašna.
Kako blokirati Microsoft Word da otvara datoteke u načinu rada samo za čitanje u sustavu Windows Microsoft Word otvara datoteke u načinu rada samo za čitanje, što onemogućuje njihovo uređivanje? Ne brinite, metode su navedene u nastavku
Kako popraviti pogreške u ispisu netočnih Microsoft Word dokumenata Pogreške u ispisu Word dokumenata s promijenjenim fontovima, neurednim odlomcima, nedostajućim tekstom ili izgubljenim sadržajem vrlo su česte. Međutim, nemojte
Ako ste upotrijebili olovku ili marker za crtanje na PowerPoint slajdovima tijekom prezentacije, možete spremiti crteže za sljedeću prezentaciju ili ih izbrisati tako da ćete sljedeći put kada ih pokažete početi s čistim PowerPoint slajdovima. Slijedite ove upute za brisanje crteža olovkom i markerom: Brisanje linija jedan na […]
Biblioteka stilova sadrži CSS datoteke, datoteke Extensible Stylesheet Language (XSL) i slike koje koriste unaprijed definirane glavne stranice, izgledi stranica i kontrole u SharePointu 2010. Da biste locirali CSS datoteke u biblioteci stilova web-mjesta za objavljivanje: Odaberite Radnje web-mjesta→Prikaz Sav sadržaj web-mjesta. Pojavljuje se sadržaj stranice. Knjižnica Style nalazi se u […]
Nemojte zatrpavati svoju publiku ogromnim brojevima. U Microsoft Excelu možete poboljšati čitljivost svojih nadzornih ploča i izvješća formatiranjem brojeva tako da se prikazuju u tisućama ili milijunima.
Naučite kako koristiti SharePointove alate za društveno umrežavanje koji pojedincima i grupama omogućuju komunikaciju, suradnju, dijeljenje i povezivanje.
Julijanski datumi se često koriste u proizvodnim okruženjima kao vremenska oznaka i brza referenca za broj serije. Ova vrsta datumskog kodiranja omogućuje trgovcima na malo, potrošačima i uslužnim agentima da identificiraju kada je proizvod napravljen, a time i starost proizvoda. Julijanski datumi se također koriste u programiranju, vojsci i astronomiji. Drugačiji […]
Možete izraditi web-aplikaciju u Accessu 2016. Dakle, što je uopće web-aplikacija? Pa, web znači da je online, a aplikacija je samo skraćenica za "aplikaciju". Prilagođena web-aplikacija je online aplikacija baze podataka kojoj se pristupa iz oblaka pomoću preglednika. Vi gradite i održavate web-aplikaciju u verziji za stolna računala […]
Većina stranica u sustavu SharePoint 2010 prikazuje popis navigacijskih veza na traci za brzo pokretanje na lijevoj strani stranice. Traka za brzo pokretanje prikazuje veze na istaknuti sadržaj web-mjesta kao što su popisi, knjižnice, web-mjesta i stranice za objavljivanje. Traka za brzo pokretanje uključuje dvije vrlo važne veze: vezu za sav sadržaj web-mjesta: […]
Za jednostavne probleme, Solver u Excelu obično brzo pronalazi optimalne vrijednosti varijable Solvera za funkciju cilja. No, u nekim slučajevima, Solver ima problema s pronalaženjem vrijednosti varijable Solvera koje optimiziraju funkciju cilja. U tim slučajevima, Solver obično prikazuje poruku ili poruku o pogrešci koja opisuje ili raspravlja o problemu koji […]
