10 načina da Office 2019 učinite lakšim za korištenje

Ako do sada niste primijetili, u Officeu 2019 zakopano je mnogo značajki koje vam vjerojatno nisu potrebne većinu vremena. Međutim, ako ste tvrdokorni iskusni korisnik Officea 2019, možda ćete htjeti zaviriti u neke od naprednijih značajki koje su vam dostupne kako bi vam olakšale život.

Iako je za učenje i savladavanje ovih naprednih značajki možda potrebno vrijeme, možda ćete se potruditi da se Office 2019 ponaša točno onako kako želite. Najbolje od svega, te nove značajke možete naučiti igrajući se s njima na poslu — tako da možete naučiti nešto novo i istovremeno biti plaćeni za to.

Izgradite (i koristite) vlastite dodatke za Office

Ako ste poput većine ljudi, vjerojatno samo želite koristiti program, natjerati ga da radi ono što trebate, a zatim ići kući. Međutim, ako želite da Office 2019 može učiniti nešto više, možda biste trebali odvojiti malo vremena za razvoj vlastitih aplikacija za Office 2019.

Da biste izradili aplikacije za Office 2019, morate koristiti standardne programske jezike kao što su HTML5, JavaScript, CSS3 (kaskadni listovi stilova) i XML. Izradom vlastitih aplikacija za Office 2019 možete proširiti mogućnosti sustava Office 2019. Ako izradite posebno korisnu aplikaciju, možete je čak prodati ili pokloniti. Da biste saznali više o izradi vlastitih aplikacija za Office 2019, pogledajte kratki vodič o tome kako izraditi svoju prvu aplikaciju za Office 2019 ).

Ako ne želite stvarati vlastite Office aplikacije, kliknite karticu Umetanje, a zatim kliknite ikonu Trgovina. Sada možete pregledavati dodatke sustava Office koje su drugi ljudi stvorili za upotrebu (besplatno ili po cijeni). Preuzimanjem i instalacijom dodataka za Office možete poboljšati mogućnosti sustava Office.

Suradnja s karticom za pregled sustava Office 2019

Ako ste jedina osoba koja treba uređivati, pregledavati i koristiti vaše dokumente sustava Office 2019, možete sigurno preskočiti ovaj odjeljak. Međutim, ako ste poput mnogih ljudi, morate surađivati ​​s drugima.

Staromodni način suradnje značio je tiskanje papirnatih primjeraka, njihovo slanje drugima i pisanje izravno na njima. S Officeom možete elektronički istaknuti, označiti i uređivati ​​dokumente tako da datoteke možete distribuirati e-poštom ili putem mreže. Svaki put kada netko izvrši promjenu u dokumentu, Office 2019 prati promjene drugom bojom i identificira suradnika imenom. Sada možete vidjeti tko je što napisao, a možete selektivno zadržati komentare koji su najvrjedniji i zanemariti one koji vam se ne sviđaju.

Neke od korisnijih naredbi skrivenih na kartici Pregled su

• Novi komentar: umeće komentar izravno u dokument bez utjecaja na postojeći tekst.
• Praćenje promjena: ističe svaki novi tekst ili podatke koje netko doda ili izbriše iz postojećeg dokumenta.
• Usporedi: Ispituje dvije datoteke i ističe razlike između njih. Ovaj alat također vam daje mogućnost selektivnog spajanja promjena u jedan dokument.

Korištenjem značajki pohranjenih na kartici Pregled, možete poslati više kopija datoteke drugima, dopustiti svima da komentiraju, označavaju tekst, premještaju podatke, a zatim spojiti svačije komentare i promjene u jednu, konačnu verziju.

Korištenje kartice Reference u programu Word 2019

Većina ljudi koristi Word samo za pisanje pisama ili kratkih izvješća. Ako trebate izraditi duže dokumente, možda ćete biti zainteresirani za korištenje nekih od sljedećih značajki koje su skrivene na kartici Reference u programu Word:

• Sadržaj: Stvara tablicu sadržaja na temelju stilova zaglavlja koji se koriste u dokumentu
• Umetni fusnotu: Stvara fusnotu na dnu stranice
• Umetni krajnju bilješku : Stvara popis bilješki na kraju dokumenta
• Umetni natpis: Automatski numerira slike, tablice ili jednadžbe
• Umetni tablicu slika: stvara popis slika, tablica ili jednadžbi koje ste kreirali pomoću naredbe Umetni naslov
• Označi unos: Označava riječi ili izraze za pojavljivanje u indeksu
• Umetni indeks: Stvara indeks na temelju riječi ili izraza označenih naredbom Označi unos

Korištenje kartice Podaci u programu Excel 2019

Većina ljudi upisuje podatke izravno u radni list programa Excel, a zatim manipulira tim podacima pomoću formula ili drugih naredbi. Međutim, također možete dizajnirati radni list, a zatim uvesti podatke s drugog mjesta (kao što su kotacije dionica koje preuzimate s web-mjesta), tekstualne datoteke, Accessove baze podataka ili čak datoteke baze podataka koje je kreirao drugi program (kao što je drevni dBASE baza podataka).

Slijede neke od značajki koje su dostupne putem ikone Dohvati vanjske podatke na kartici Podaci u programu Excel:

• Iz tablice/raspona: dohvaća podatke iz Excel tablice ili raspona
• S weba: dohvaća podatke pohranjene u tablici na web stranici
• Iz teksta/CSV: dohvaća podatke pohranjene kao ASCII tekstualna datoteka
• Dohvati podatke: dohvaća podatke pohranjene u drugim izvorima, kao što je SQL Server ili XML datoteka

Spremanje i slanje Office 2019 datoteka

Tradicionalni način slanja datoteke nekome je spremanje datoteke, učitavanje programa za e-poštu (kao što je Outlook), stvaranje nove poruke, prilaganje datoteke (ako se možete sjetiti gdje ste je pohranili) i slanje putem interneta .

Evo bržeg načina za slanje datoteke:

U datoteci koju želite poslati kliknite karticu Datoteka.

Kliknite Dijeli.
Pojavljuje se prozor Dijeli.

Kliknite E-pošta, a zatim kliknite jedno od sljedećeg:

• Pošalji kao privitak: prilaže datoteku sustava Office 2019. Primatelji će moći vidjeti i uređivati ​​ovu datoteku samo ako imaju i Office 2019.
• Pošalji vezu: šalje vezu na datoteku kada surađujete preko lokalne mreže.
• Pošalji kao PDF: Pretvara datoteku u PDF (Portable Document Format) prije nego što je priloži poruci. Primatelji koji nemaju poseban softver za uređivanje PDF-a moći će vidjeti datoteku, ali je neće moći uređivati.
• Pošalji kao XPS: Pretvara datoteku u XPS (Open XML Paper Specification) format prije nego što je priloži poruci. Primatelji će trebati program koji može otvoriti i prikazati XPS datoteku, koja čuva formatiranje i radi slično kao PDF datoteka.

Šifriranje datoteke sustava Office 2019

Nakon što izradite datoteku u sustavu Office 2019, možda ćete je htjeti pokazati drugima, ali ne dopustiti nikome da je mijenja. Možete vjerovati da nitko neće zabrljati vašu datoteku, ali bolja opcija je da je zaštitite lozinkom tako da je nitko ne može mijenjati bez vašeg dopuštenja.

Da biste datoteku zaštitili lozinkom, slijedite ove korake:

Kliknite karticu Datoteka.

Kliknite Informacije, a zatim kliknite gumb Zaštiti (kao što je Zaštita dokumenta ili Zaštita prezentacije).
Pojavljuje se izbornik.

Kliknite Šifriraj lozinkom.
Pojavljuje se dijaloški okvir Šifriranje dokumenta.

Unesite lozinku, a zatim kliknite U redu.

Ako zaboravite zaporku, nećete moći pristupiti vlastitoj datoteci, stoga svakako zapamtite svoju lozinku. Mnoge tvrtke trećih strana prodaju alate za razbijanje lozinki za dohvaćanje lozinke u datoteke sustava Office 2019. Ovi alati mogu biti korisni ako zaboravite vlastitu lozinku, ali ih mogu koristiti i zlonamjerni ljudi, stoga nemojte misliti da samo lozinke mogu zaštititi vaše Office 2019 dokumente od znatiželjnih očiju.

Spremanje Office 2019 datoteka u oblak

U stara vremena, svatko je spremao datoteke izravno na tvrdi disk svog računala. Iako je ova metoda djelovala, imala je problema. Ako ste uzeli prijenosno računalo, ali ste zaboravili kopirati ključnu datoteku sa svoje radne površine, vaše bi prijenosno računalo bilo u biti beskorisno.

Zato Microsoft nudi OneDrive, njihovu uslugu temeljenu na oblaku koja vam omogućuje spremanje datoteka putem interneta na svoj OneDrive račun. Nakon što spremite datoteku na OneDrive, toj datoteci možete pristupiti s bilo kojeg računala koje ima pristup internetu. Tako, na primjer, možete pohraniti ključne datoteke na OneDrive sa svog stolnog računala, a zatim uzeti prijenosno računalo i pristupiti istim datotekama na OneDrive. Sada, umjesto da imate dvije kopije datoteke (jednu na radnoj površini i jednu na prijenosnom računalu), imate samo jednu datoteku na OneDriveu. To eliminira potrebu za praćenjem više kopija iste datoteke.

Pohranjivanje datoteka na OneDrive ima još jednu prednost jer omogućuje višestruku suradnju na istoj datoteci. Ako ste u Berlinu, a vaš suradnik u Tokiju, možete pristupiti istoj datoteci i uređivati ​​je na OneDriveu. Spremanjem datoteka na OneDrive možete im pristupiti u bilo kojem trenutku i podijeliti ih s drugima.

Da biste spremili datoteku na OneDrive, slijedite ove korake:

Kliknite karticu Datoteka.

Kliknite Spremi kao.
Pojavljuje se izbornik.

Kliknite OneDrive.

Ignoriranje glupe vrpce za Office 2019

Iako Office traka predstavlja vizualniji način korištenja Microsoft Officea, neki ljudi i dalje preferiraju klasično sučelje padajućeg izbornika prethodnih verzija Microsoft Officea. Oni koji ne žele odustati od poznavanja padajućih izbornika mogu kupiti dodatni program nazvan Classic Menu for Office .

Ovaj program u biti vraća vaše padajuće izbornike tako da možete birati između Office vrpce i tradicionalnih padajućih izbornika. Sada možete imati najbolje od oba svijeta, a da ne odustanete ni od jednog.

Glavni nedostatak ovog programa dodataka je da ako morate koristiti tuđu kopiju sustava Office 2019 koji nema instaliran ovaj dodatak, možete se osjećati izgubljeno pokušavajući koristiti samo vrpcu. Iz tog razloga, dobra je ideja upoznati se s vrpcom sustava Office i koristiti ovaj program dodataka Klasični izbornik za Office koji će vam pomoći u prijelazu sa starije verzije sustava Office na Office 2019.

Pronađite više predložaka za Office 2019

Predlošci vam pomažu da brzo i jednostavno izradite dobro dizajnirane i profesionalno oblikovane dokumente. Programi kao što su Word, Excel, PowerPoint i Access nude mnoštvo predložaka koje možete izabrati, ali to nisu jedini predlošci koje možete pronaći i koristiti.

Microsoft nudi online popis predložaka , a mnoge tvrtke nude i jedinstvene predloške. Avery , popularna tvrtka za slanje naljepnica, nudi predloške dizajnirane za ispis poštanskih naljepnica, posjetnica i drugih specijaliziranih dokumenata.

Ako tražite predloške za Microsoft Office u svojoj omiljenoj tražilici, vjerojatno ćete pronaći mnoge tvrtke koje nude predloške za Microsoft Office koje možete besplatno preuzeti i koristiti.

Koristite Microsoft Office posvuda

Kada koristite OneDrive , svojim datotekama možete pristupiti s bilo kojeg računala. Za veću svestranost razmislite o korištenju Office 365, Officea za Android ili Officea za iOS.

Office 365 u potpunosti radi unutar vašeg preglednika, što znači da možete koristiti bilo koje računalo koje se može povezati s internetom, kao što je Linux PC ili Chromebook, za izradu i uređivanje dokumenata Microsoft Officea. Ako želite koristiti različite vrste računala, a i dalje koristiti Microsoft Office, trebat ćete Office 365.

Office za Android omogućuje pokretanje Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka na bilo kojem Android pametnom telefonu ili tabletu. Office za iOS omogućuje pokretanje programa Word, Excel, PowerPoint i Outlook na iPhoneu ili iPadu.

Uz Office za Android ili Office za iOS, možete stvarati i uređivati ​​dokumente Microsoft Officea na svom omiljenom mobilnom računalu. Sada ćete moći koristiti Microsoft Office kamo god idete.