Como programar e enviar solicitudes periódicas de reunións, eventos e citas de Outlook 2019/365?

Aquí tes unha pregunta que recibimos de Donna:

Ola! Acabo de ser nomeado xestor de proxecto aquí na miña empresa, polo que agora vivo en Outlook :-)... Unha das primeiras cousas que teño que facer é configurar unha serie de reunións en curso con moitas das partes interesadas do proxecto. Poden ser un a un, de reunións de grupo. Estaría encantado de obter algúns atallos sobre como comezar coa programación desas repeticións. A axuda é apreciada por adiantado. Grazas!

Grazas pola túa pregunta e moita sorte no teu novo traballo.

Xestionar citas recorrentes en Outlook pode ser unha tarefa desalentadora, imos tentar desglosala con algunhas prácticas recomendadas para que as cousas saian.

Configura o calendario do teu proxecto

A miña primeira recomendación sería configurar un calendario dedicado ao teu proxecto, para que poidas ter todas as reunións relacionadas co proxecto organizadas nun só lugar. Aquí tes un tutorial sobre como engadir novos calendarios a Outlook para Windows e MAC.

Programar series de reunións periódicas

Despois de configurar o seu calendario, pode comezar a programar a súa serie de reunións.

Usuarios de Windows

• Inicie sesión en Outlook e abra o seu calendario.
• Na pestana de inicio, fai clic na vista da Semana de traballo, isto proporcionará unha vista máis detallada e máis fácil de usar do teu calendario.
• Agora selecciona o día e a hora da túa reunión.
• Fai clic co botón dereito e preme Nova reunión recorrente (ou cita).
• Se é necesario, axuste a data e a hora da súa reunión/cita.
• Define a recorrencia da túa reunión (diaria/semanal, etc.).
• Define o teu intervalo de recorrencia.

• Cando remate preme Aceptar .
• A continuación, prema o botón Para para seleccionar os enderezos de correo electrónico dos destinatarios da súa lista de contactos ou, alternativamente, introduza os seus enderezos manualmente.
• Define un tema descritivo para a túa reunión.
• Use a sección Etiquetas da reunión , no lado dereito da cinta, para definir a importancia e a sensibilidade da reunión

• A continuación, define o lugar da reunión e os teus datos de contacto. Esta pode ser unha sala de reunións ou pode estar usando Skype, Zoom para Outlook ou outros medios de comunicación en liña.
• Por último, no seu corpo de invitación á reunión, amplíe os obxectivos da serie de reunións, os KPI, etc. Lembra definir unha agneda clara para a túa reunión, así como obxectivos claros e medibles.
• Cando remate, prema o botón Enviar .

Usuarios de Mac

O proceso para os usuarios de MAC é un pouco diferente e parécese ao usado nas versións anteriores de Office:

• Abre Outlook 365/2019 para MAC.
• Na vista do calendario, pasa o rato ata a data e a hora da reunión/cita requiridas.
• Abrirase o diálogo Reunión do organizador .
• Preme o botón Para para definir os participantes da túa reunión.

• Despois define o tema, a localización e a duración da reunión.

• No menú superior, prema o botón Recorrencia .
• Aparecerá o seguinte diálogo:

• Defina a configuración da reunión/cita segundo sexa necesario.
• Unha vez feito, preme Aceptar.
• No órgano de invitación á reunión, proporcione máis información segundo sexa necesario.
• Cando remate, preme o botón Enviar .

Configura solicitudes para series de reunións / citas / eventos mediante a duplicación

Podes crear unha reunión ou unha serie de eventos, duplicando unha serie anterior e axustando os temas, os participantes e a localización da reunión. Aquí tes un tutorial que che axudará a conseguilo.

Preguntas? Non dubides en usar os comentarios a continuación para informarnos.

Moita sorte!