Como escribir macros útiles nas mensaxes de Outlook 2016 e 2019?

En Microsoft Office, usamos Visual Basic para aplicacións (VBA) para crear programas personalizados que melloran a funcionalidade básica de Office e axudan a aforrar tempo automatizando tarefas repetitivas. Referímonos a estes pequenos programas VBA como Macros .

Neste tutorial, queriamos ofrecer o recurso de desenvolvemento de macros máis completo da web para Outlook. Centrarémonos en explorar os conceptos básicos de Outlook VBA para principiantes, aprenderemos a escribir macros e despois analizaremos algunhas ideas de macros útiles máis avanzadas. Segundo os comentarios que obtivemos, despois de seguir este tutorial, deberías poder desenvolver e executar macros VBA sinxelas para Outlook.

• Primeiro os conceptos básicos: aprenderemos a inserir e gardar unha macro VBA personalizada sinxela nunha sesión activa de Outlook.
• A continuación, configuraremos o ambiente de desenvolvemento de macros no noso ordenador.
• Imos repasar os exemplos máis básicos de Outlook VBA. Isto axudarache a comprender os conceptos básicos do desenvolvemento de macros e permitirache escribir macros sinxelas.
• A continuación, imos definir unha icona de atallo para a nosa macro na barra de ferramentas de acceso rápido. Isto permitiranos executar a macro con facilidade.
• E remataremos activando as macros de Outlook e xestionando as súas configuracións de seguranza para asegurarnos de que o código se execute cando se solicite nos nosos ordenadores.

Podo gravar unha macro de Outlook?

A diferenza doutras aplicacións de Office, Outlook non ofrece un simple gravador de macros para capturar as accións do usuario e xerar automaticamente o código VBA necesario para nós en segundo plano. Polo tanto, se queremos engadir a nosa propia funcionalidade personalizada a Outlook, necesitaremos aprender a escribir programas VBA sinxelos e incorporalos á nosa sesión de Outlook.

Nota: Se estás interesado en saber como funciona realmente o gravador de macros de Office, recoméndoche que consultes os tutoriais de Macros de MS Word e Excel VBA .

Escribir macros VBA en Outlook

1. En primeiro lugar, abra Microsoft Outlook.
2. Agora, vai adiante e preme o botón Alt + F11 .
3. Abrirase o entorno de desenvolvemento integrado (IDE) do programador VBA.
4. Expande a árbore do proxecto ata o nodo ThisOutlookSession .
5. Fai clic co botón dereito en ThisOutlookSession e, a continuación, fai clic en Inserir .
6. Agora inserirás un módulo de Visual Basic. Para facelo, continúa e selecciona Módulo .
7. Pega o teu código VBA na xanela do módulo .
8. Preme Ficheiro e selecciona Gardar .
9. Continúa e pecha o ambiente de programador . Isto levarao de volta á súa interface de usuario de Outlook.

Nota: siga lendo algúns exemplos de código sinxelos para comezar con VBA. Nunca copie código VBA de recursos descoñecidos.

Como configurar a pestana de programador en Outlook?

Se vai desenvolver con frecuencia macros de Outlook, pode querer configurar o seu contorno de desenvolvemento de Office. Parece elegante non? En realidade, é un procedemento bastante sinxelo. Sigue lendo para obter máis detalles:

1. Abre Outlook , fai clic co botón dereito na área superior da cinta e selecciona Personalizar a cinta .

1. Comprobe a entrada do programador e prema Aceptar .

1. Agora atoparás o menú Programador na cinta.

Exemplos útiles de Outlook VBA

Crea unha mensaxe de correo electrónico

Este sinxelo fragmento crea un novo elemento de mensaxe de correo electrónico mediante programación.

O script comeza creando un elemento de correo de Outlook, despois establece os campos para, asunto, texto do corpo e CC. Finalmente amosa a mensaxe en Outlook para que poida revisalo e envialo manualmente.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Nota avanzada: pode usar modelos de Outlook predefinidos ao definir novos correos electrónicos con VBA. Para facelo, terás que aproveitar o método CreateItemFromTemplate e especificar a localización do teu ficheiro de modelo de Outlook (*. oft ).

Enviar un correo electrónico mediante programación

Se queres que Outlook envíe o correo electrónico que acabas de crear automaticamente, podes engadir a seguinte liña ao código publicado anteriormente. Pega a seguinte liña antes da instrución End Sub do fragmento anterior.

MyEmail.Send

Adxunta un ficheiro a un correo electrónico

En moitos casos, desexa automatizar o envío dun correo electrónico cun ficheiro anexo. Este pode ser un documento de Word, folla de cálculo de Excel, presentación de Powerpoint, documentos PDF, etc. Se queres enviar un correo electrónico con anexos mediante programación, utiliza este código:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Notas:

• Asegúrate de establecer o camiño correcto e o nome do ficheiro adxunto no fragmento.
• Neste exemplo, configurei varios destinatarios para o correo electrónico , por favor axuste se é necesario.

Crea unha tarefa con VBA

O seguinte fragmento crea unha tarefa de Outlook, asígnalla a outra persoa e establece o asunto da tarefa e o texto do corpo.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Gardar como HTML

Poucos lectores preguntaron como automatizar o gardar correos electrónicos en HTML. O código a continuación fai exactamente iso.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Nota: asegúrese de lanzar este código só nos correos electrónicos abertos en Outlook (non na vista Caixa de entrada/Explorador).

Preguntas relacionadas coas macros de Outlook

Onde se almacenan as macros en Outlook?

Quizais esteas vagando onde se almacena exactamente a túa Macro usada. Pois ben, a diferenza de Excel por exemplo, que permite gardar macros no ficheiro personal.xlb ou en follas de cálculo específicas; todas as macros de Microsoft Outlook almacénanse nun ficheiro global no seu sistema de ficheiros. En concreto, o ficheiro que almacena todas as macros chámase VBAProject.otm. O ficheiro pódese atopar en: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Botón de acceso directo para macros de Outlook

O noso seguinte paso é inserir un pequeno botón de atallo que nos permitirá executar facilmente a macro. Para simplificar, inseriremos este botón na barra de ferramentas de acceso rápido.

1. Abre Microsoft Outlook, se aínda non está aberto.
2. Fai clic co botón dereito na cinta superior de Outlook e selecciona Personalizar a barra de ferramentas de acceso rápido .

       Nota: podes usar un procedemento similar para colocar a túa icona na propia cinta en lugar de na barra de ferramentas de acceso rápido.

1. Prema a caixa combinada " Escolla comandos de " e seleccione Macros .

1. Seleccione a macro que acaba de crear e prema Engadir .

1. Preme Modificar para definir unha imaxe de icona personalizada para o botón da barra de ferramentas de acceso rápido.

1. Cando remate, preme Aceptar.

Como activar unha macro en Outlook?

Este paso é opcional e só debe seguirse se recibe unha mensaxe de erro ao executar a macro que acaba de crear.

1. O seguinte é permitir que Outlook execute a nosa macro VBA. Por defecto, Microsoft Office desactiva as macros e non as permite; polo que teremos que definir a seguridade de macros adecuada para permitir que se execute a túa macro personalizada de Outlook.
2. En Outlook 2016, faga clic en Programador na cinta e seleccione Seguridade de macros .

1. Seleccione a configuración de seguranza da Macro.
   1. En Outlook 2016: seleccione Notificacións para só macros asinadas dixitalmente, todas as demais desactivadas ou Notificacións para todas as macros .
   2. En Outlook 2019: seleccione Desactivar todas as macros con notificación . Isto publicará unha mensaxe de aviso que require a aprobación do usuario antes de que se execute a macro.
2. Despois de configurar a configuración de seguranza da Macro, prema Aceptar .

Nota: A túa configuración de seguranza actual pode impedir que as macros se executen en Outlook. Aquí tes un tutorial sobre como proceder se as macros están desactivadas no teu proxecto de macros de Outlook .

Como usar a túa macro de Outlook?

Por último, pero non menos importante, agora é o momento de executar a macro que acaba de crear.

1. Navega ata a barra de ferramentas de acceso rápido (parte superior esquerda da pantalla, lixeiramente por riba do menú HOME).
2. Fai clic na icona que asignaches á túa macro.
3. Voi'la, acabas de completar e executar a túa (primeira) macro de Outlook VBA!

Ideas adicionais de macros de Outlook

Varios dos nosos lectores preguntaron se podíamos especificar máis ideas para a automatización de Outlook. Aquí tes algúns para comezar.

1. Garda automaticamente os anexos das mensaxes entrantes nun cartafol específico.
2. Le unha lista de entradas de citas dun ficheiro CSV e crea citas automaticamente nun ou máis calendarios.
3. Creación automática de tarefas/reunións/contactos a partir dos correos electrónicos entrantes.
4. Visualiza o estado de resposta dos asistentes a un conxunto de reunións recorrentes.
5. Envía correos electrónicos de Outlook desde Excel, Word ou Access.
6. Descarga todos os anexos dun cartafol de Outlook específico no teu ordenador. Se o espazo da túa conta de Outlook é limitado, podes usar esta macro para descargar especificamente só anexos grandes (máis de 5 Mb, por exemplo) no teu disco, en lugar de xestionalos en Outlook.
7. Exporta os contactos de Outlook directamente nunha base de datos de Access. Teña en conta que Exportar contactos a CSV está dispoñible no produto.
8. Actualiza automaticamente a información da reunión para citas individuais ou periódicas.

Próximos pasos

• Necesitas axuda específica de VBA? Non dubide en contactar connosco para unha proposta personalizada .