Como enviar mensaxes de resposta automática recorrentes en Outlook 2019/365/2016 cando está fóra da oficina?

Última actualización: outubro de 2019

Aplicabilidade: Office 365/2019, 2016, 2013. Windows e macOS.

Aquí tes unha pregunta que recibimos de Dorothy:

Ola! Traballo como axente de viaxes e a miña dispoñibilidade é o máis importante para os meus clientes. De cando en vez, estou fóra da oficina debido ás vacacións, e gustaríame asegurarme de que os meus clientes o sexan conscientes e que as cousas non se caigan. No pasado, adoitaba traballar para unha empresa e recordo que alí había un truco para configurar unha resposta automática fóra da oficina. Agora traballo desde casa e uso Outlook.com e Gmail en Microsoft Outlook 2019, hai algunha maneira de configurar unha regra de fóra da oficina para notificar aos demais que estou fóra?

Grazas pola túa boa pregunta e moita sorte co teu novo negocio.

Podes definir facilmente textos de resposta automática cando estás fóra da oficina usando Regras. Neste tutorial explicaremos como facelo en Windows e despois en macOS. Os lectores poden poñer isto en práctica para que Outlook responda automaticamente no caso de que estean de vacacións ou calquera outro permiso.

Para completar, engadimos unha pequena sección sobre como usar Outlook en Exchange para enviar respostas OOTO.

Configurar respostas automáticas en Windows

Usando regras

Se estás a usar Gmail ou Hotmail/Outlook.com en Outlook, terás que usar as regras para configurar o teu autoresponder.

Procede do seguinte xeito:

• Abre Outlook.
• En primeiro lugar, define un modelo de mensaxe de Outlook que se enviará cando estea ausente. Esta publicación ten toda a información que necesitas para configurar o teu modelo.
• A continuación, na pestana Correo electrónico, prema o botón Regras.
• Seleccione Xestionar regras e alertas.
• Abrirase o asistente de regras.
• Preme o botón Nova regra...
• A continuación, seleccione Aplicar regras aos correos electrónicos que recibo .

• Preme Seguinte.
• Especifique se desexa que esta regra fóra da oficina se aplique a correos electrónicos específicos.
• Preme Seguinte se queres que a regra se aplique a todas as mensaxes entrantes.
• Agora comproba a resposta usando unha regra de modelo específica.
• No panel inferior prema a ligazón do modelo específico.

• Busca no teu ordenador o modelo de correo electrónico que definiches no primeiro paso deste titorial.
• Nota: Os modelos gárdanse como ficheiros frecuentemente .

• Unha vez atopado o modelo, resáltao e prema Abrir.
• Preme Seguinte.
• Define calquera excepción á túa regra segundo sexa necesario.
• Preme Seguinte.
• Proporcione á súa regra un nome significativo, como se mostra a continuación

• Cando remate, preme Finalizar.

Regras de desactivación

Nota: Lembra que terás que desactivar as regras cando volvas das túas vacacións ou permiso; se non, os seus correos electrónicos automáticos seguirán sendo enviados.

Se queres desactivar as túas respostas, fai o seguinte:

• Abre Outlook
• Hit Regras
• Preme Xestionar regras e alertas
• Desmarque as regras que desexa desactivar.

• Cando remate, preme Aplicar.

Usando Exchange

Se a súa empresa está a usar un servidor Exchange, o proceso de configuración é moi sinxelo:

• Abre Outlook.
• Preme Ficheiro.
• Agora preme o botón Respostas automáticas (ten en conta que terás que estar conectado a Exchange para configuralas).
• Agora define a túa resposta automática para os remitentes de fóra da túa organización.
• Preme Aceptar cando remate.

Fóra da oficina responde en MAC

Se estás en macOS, o proceso é bastante sinxelo, aquí tes os pasos:

1. Abre Outlook para macOS
2. Na barra superior, desprázate ata Ferramentas e escolle Regras.
3. Abrirase o diálogo Regras.
4. Se estás a usar Gmail ou Outlook.com/Hotmail, resalta IMAP no teu lado esquerdo.
5. Preme no signo + na parte inferior do diálogo.
6. Define o teu nome de regra:

1. Na sección Facer o seguinte, seleccione Responder e prema o botón Responder texto....
2. Agora vai adiante e define o teu texto de resposta fóra da oficina como se mostra a continuación

1. Cando remate, preme Aceptar .
2. Marque as caixas " Non aplicar " e " Activado " e prema Aceptar . Unha vez de volta das vacacións, recorda desmarcar o botón Activado para desactivar a regra.
3. O diálogo de regras terá o seguinte aspecto. Todos os correos electrónicos entrantes serán respondidos automaticamente por Outlook.

Máis preguntas dos lectores

Múltiples respostas automáticas para unha caixa de correo

Preguntáronnos se pode configurar diferentes respostas automáticas segundo quen enviou a mensaxe. Isto é posible, xa que o Outlook Rules Wizrd permítelle condicionar as súas mensaxes de correo electrónico mediante varios parámetros:

• pola xente,
• se estás no TO ou CC,
• se vostede é o único destinatario
• Se palabras específicas aparecen no tema ou no corpo
• Por importancia do correo electrónico

Para usar varias respostas, todo o que tes que facer é crear regras diferentes e, a continuación, asignarlle diferentes modelos de resposta de Outlook.

Como podo saber se se enviaron as miñas respostas automáticas?

Boa pregunta, verás que as túas respostas aparecen como entradas no cartafol de elementos enviados de Outlook

Funciona cando o meu PC está apagado?

Esta é unha pregunta moi importante: a resposta é que as regras que estás a definir en Outlook son só para clientes, o que significa que só se executarán cando Outlook estea en execución. Este non é o caso se está a usar respostas automáticas en Outlook en Exchange.

Podo configurar un reenvío automático?

Cando esteas en PTO/vacacións/vacacións ou mentres viaxas, podes optar por reenviar automaticamente os teus correos electrónicos a outras persoas para que poidan responder. Podes usar o Asistente de regras para definir unha regra específica para xestionalo.

Podo engadir unha imaxe á miña mensaxe de resposta automática?

En Windows, podes engadir información de texto enriquecido ás túas respostas, xa sexan ligazóns, imaxes e ata gifs animados. Tamén pode engadir a súa sinatura a todos os correos electrónicos saíntes.

En caso de dúbidas adicionais, non dubide en informarnos. Espero que axude!