Tietueiden etsiminen Access 2003 -taulukoista

Kun haluat jäljittää tietyn tietueen, kyselyn luominen on ylivoimaista. Onneksi Access 2003:lla on nopea tapa löytää tietty tieto projektisi taulukoista ja lomakkeista: Etsi-komento.

Etsi on käytettävissä sekä työkalupalkissa että päävalikon kautta. (Valitse Muokkaa –> Etsi. Näppäimistöä käyttävät ihmiset voivat painaa Ctrl+F.) Access 2003:lla ei ole väliä millä tavalla käynnistät Etsi-komennon – se toimii samalla tavalla molemmista tavoista.

Vaikka Find-komentoa on melko helppo käyttää sellaisenaan, muutaman tempun tunteminen tekee siitä parhaansa. Kun tiedät Etsi-toiminnon perusteet (katsotaan seuraavassa osiossa), voit hienosäätää Etsi-komentoa käyttämällä vihjeitä osiossa nimeltä "Haun nopeuden ja tarkkuuden viritys" myöhemmin tässä artikkelissa. Tämä osio näyttää, kuinka voit säätää Etsi-asetuksia tarkempia hakutehtäviä varten.

Löytää ensimmäiset asiat ensin (ja seuraavat asiat sen jälkeen)

Etsi-komennon käyttäminen on yksinkertaista. Näin se toimii:

1. Avaa taulukko tai lomake, josta haluat etsiä.

Kyllä, Find toimii sekä taulukkonäkymässä että Access-lomakkeiden kanssa.

2. Napsauta kenttää, josta haluat etsiä.

Etsi-komento etsii nykyistä kenttää kaikista taulukon tietueista, joten varmista, että napsautat oikeaa kenttää ennen kuin aloitat Etsi-prosessin. Access 2003 ei välitä mitä tietuetta napsautat – niin kauan kuin painat oikeaa kenttää, Access on tyytyväinen. (Ja on tärkeää pitää ohjelmistosi tyytyväisenä!)

3. Käynnistä Etsi-komento napsauttamalla Etsi-työkalupalkin painiketta (se, jossa on kiikarit) tai valitsemalla Muokkaa –> Etsi.

Etsi ja korvaa -valintaikkuna käynnistyy.

4. Kirjoita etsimäsi teksti Etsi mitä -ruutuun kuvan 1 mukaisesti.

Tarkista oikeinkirjoituksesi ennen haun aloittamista. Access ei ole tarpeeksi kirkas ymmärtääksesi, että tarkoitat todella sankaria kirjoittaessasi nollaa.

Kuva 1: Etsi ja korvaa -valintaikkuna on valmis tekemään sen.

5. Aloita haku napsauttamalla Etsi seuraava.

Ennen kuin voit laskea yhteen kahdeksasosaan, Etsi-komento jäljittää haluamasi tietueen, siirtää kohdistimen sinne ja korostaa vastaavan tekstin. Jos Find ei kuitenkaan löydä mitään, se valittaa epäonnistumisestaan ​​pienessä valintaikkunassa.

6. Jos Find ei löytänyt etsimääsi:

• a. Napsauta OK poistaaksesi valintaikkunan.

• b. Varmista, että napsautit oikeaa kenttää ja kirjoitit kaiken oikein Etsi mitä -ruudussa.

• Voit myös tarkistaa seuraavassa osiossa käsitellyt erityiset Etsi-vaihtoehdot nähdäksesi, häiritseekö jokin niistä hakuasi.

• c. Napsauta Etsi seuraava uudelleen.

Entä jos ensimmäinen Accessin löytämä tietue ei ole se, jota etsit? Oletetaan, että haluat toisen, kolmannen tai neljäntoista John Smithin taulukossa? Ei hätää – siksi Etsi ja korvaa -valintaikkunassa on Etsi seuraava -painike. Napsauta Etsi seuraava, kunnes Access siirtyy haluamaasi tietueeseen tai ilmoittaa luopuvansa hausta.

Haun viritys nopeudelle ja tarkkuudelle

Joskus pelkkä Etsi-ruudun tietojen antaminen ei riitä. Joko löydät liian monta tietuetta tai ne, jotka vastaavat, eivät ole niitä, joita haluat. Paras tapa vähentää väärien osumien määrää on lisätä hakuun lisätietoja.

Tarkka säätö nopeuttaa myös takaa-ajoa.

Access tarjoaa useita työkaluja Findin hienosäätöön. Avaa Etsi ja korvaa -valintaikkuna napsauttamalla työkalupalkin Etsi-painiketta tai valitsemalla Muokkaa -> Etsi. Seuraavassa luettelossa kuvataan eri vaihtoehtojen käyttöä:

• Etsi: Oletuksena Access etsii osumia vain nykyisestä kentästä – riippumatta siitä, mitä kenttää napsautit ennen Etsi-komennon aloittamista. Jos haluat käskeä Accessin etsimään sen sijaan koko taulukosta, muuta Look In -asetukseksi Taulukko , kuten kuvassa 2 näkyy.

Kuva 2: Voit etsiä koko taulukosta muuttamalla Look In -asetusta.

• Vastaavuus: Access tekee muutamia typeriä oletuksia, ja tämä asetus on hyvä esimerkki. Oletusarvoisesti Vastaa-asetuksena on Koko kenttä, mikä olettaa, että haluat löytää vain kentät, jotka vastaavat täysin hakutekstiäsi. Koko kenttä -asetus tarkoittaa, että Sam- haku ei löydä kenttiä, jotka sisältävät Samuelin, Samanthan tai Mosamin. Ei liian kirkas niin kalliille ohjelmalle, vai mitä? Muuta tätä käyttäytymistä säätämällä Vastaa-asetukseksi Mikä tahansa osa kentästä, mikä mahdollistaa vastaavuuden missä tahansa kentässä (sekä Samuelin että uuden mallituotteen löytäminen), tai Kentän alkuun, joka tunnistaa vain ottelun, joka alkaa kentän alusta. Jos haluat muuttaa tätä asetusta, napsauta kentän vieressä olevaa alanuolta (katso kuva 3) ja tee valintasi näkyviin tulevasta avattavasta valikosta.

Kuva 3: Katso kaikkien näiden pienten kenttien sisään käyttämällä Match-vaihtoehtoa.

• Haku: Jos löydät liian monta hakua, yritä rajoittaa haku johonkin tiettyyn taulukon osaan Haku-vaihtoehdolla. Haku käskee Etsi-komentoa etsimään jompaakumpaa

• Kaikissa taulukon tietueissa (oletusasetus)

• Ylös tai alas nykyisestä tietueesta

• Tietueen napsauttaminen taulukon puolivälissä ja sitten Accessin käskeminen etsiä sieltä alaspäin rajoittaa haun taulukon alaosaan.

• Säädä hakuasetuksiasi napsauttamalla hakukentän vieressä olevaa alanuolta ja valitsemalla sopiva vaihtoehto avattavasta valikosta.

• Match Case: Match Case edellyttää, että etsimäsi termi on täsmälleen sama kuin tietokantaan tallennettu arvo, mukaan lukien merkkien kirjainkoko. Toisin sanoen, jos tietokanta sisältää oudosti isoilla kirjaimilla kirjoitetun nimen SmItH, Match Case löytää tämän arvon vain, jos haet nimeä täsmälleen samalla paritolla isolla kirjaimella (tässä tapauksessa SmItH) . Match Case toimii erittäin hyvin haettaessa nimiä tietokannasta.

• Hae kenttiä muotoiltuina: Tämä vaihtoehto kehottaa Accessia tarkastelemaan kentän muotoiltua versiota kirjoittamiesi tietojen sijaan. Haun rajoittaminen tällä tavalla on kätevää haet päivämääriä, varastoyksikkötunnuksia tai mitä tahansa muuta kenttää, jossa on melko vähän erikoismuotoilua. Ota Hakukentät muotoiltuina käyttöön napsauttamalla sen vieressä olevaa valintaruutua. Tämä asetus ei toimi Match Case -asetuksen kanssa, joten jos Match Case on valittuna, Search Fields As Formatted näkyy himmennettynä. Poista siinä tapauksessa valinta Match Case palauttaaksesi hakukentät muotoiltuina.

• Useimmiten tällä vaihtoehdolla ei ole suurta merkitystä elämässäsi. Itse asiassa ainoa kerta, kun luultavasti välität tästä Etsi-vaihtoehdosta, on silloin, kun (tai jos) haet useista erittäin muotoilluista kentistä.

Jos Etsi-komento ei toimi niin kuin luulet, tarkista vaihtoehdot edellisestä luettelosta. Todennäköisesti yksi tai useampi näistä vaihtoehdoista ei ole asetettu oikein!