Säännön luominen Lotus Notesissa 6

Sääntö kertoo Notes mitä tehdä tiettyjä saapuvia viestejä. Sinulla voi olla esimerkiksi sääntö, joka laittaa aina tietyn sanan aihekentässä sisältävät viestit tiettyyn kansioon, tai sääntö, joka siirtää sähköpostit tietystä henkilöstä suoraan Roskakori-kansioon, tai ehkä sääntö, joka muuttuu välittömästi. minkä tahansa pomosi korkealle saamasi viestin tärkeys. Näet säännöt napsauttamalla navigointiruudussa sanaa Säännöt.

Luo uusi sääntö napsauttamalla ensin Säännöt-kansiota sähköpostisi siirtymisruudussa. Napsauta sitten toimintopalkin Uusi sääntö -painiketta. Kuvassa 1 näkyy (melko suuri) Uusi sääntö -valintaikkuna, joka tulee näkyviin.

Kuva 1: Luo uusi sääntö tähän.

Kuten näet kuvasta 1, Uusi sääntö -valintaikkuna on jaettu kolmeen osaan. Tämä sääntö määrittää, onko sääntö käytössä, Määritä ehdot määrittää, mitä sanomia sääntö toimii, ja Määritä toiminnot määrittää, mitä sääntö tekee valitsemilleen viesteille.

Kaikki luomasi uudet säännöt ovat oletusarvoisesti käytössä. Sinulla voi kuitenkin olla sääntö, jonka haluat poistaa väliaikaisesti käytöstä. et esimerkiksi ehkä halua saapuvien sähköpostiviestien lähetettävän kyseiseen kansioon toistaiseksi. Käytä valintaikkunan yläreunassa Tämä sääntö on -valintapainikkeita päättääksesi, pannaanko sääntö täytäntöön. Valitse Käytössä-valintanappi kentässä (oletus), ja sääntö tekee sen, mitä käskit sen tekemään. Toisaalta, jos valitset Pois-valintanapin, sääntösi jäädytetään, kunnes aktivoit sen uudelleen.

Säännön ehdon luominen

Uusi sääntö -valintaikkunan Määritä ehdot -osion kentät määrittävät viestit, joihin sääntöäsi sovelletaan. Perusideana on käyttää näitä kenttiä kriteerin määrittämiseen ja sitten tallentaa ehto Lisää-painikkeella. Joillakin säännöillä voi olla vain yksi ehto, kuten Aihe sisältää aikuisen . Toiset voivat olla monimutkaisempia, ja niissä on useampi kuin yksi ehto. Sinulla voi olla esimerkiksi sääntö, joka etsii Rob Fichtel- nimisen kaverin lähettämiä saapuvia viestejä, joiden aiherivillä on sanat Myyntipäivitykset .

Kun määrität toisen avattavan kentän valintaikkunan Määritä ehdot -osiossa, voit valita 13 eri paikasta, joita tarkastellaan:

• lähettäjä: Valitse viestit viestin lähettäneen henkilön nimen mukaan. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka etsii automaattisesti pomosi lähettämiä viestejä.

• aihe: Valitse viestit viestin aiheen perusteella, kuten Myyntipäivitys .

• body: Etsi viestejä, joissa on tietty sana tai lause mistä tahansa viestin rungosta.

• tärkeys: Valitse viestit lähettäjän sille valitseman tärkeyden perusteella (Suuri/Keskitaso/Matala).

• toimitusprioriteetti: Valitse viestit kirjoittajan viestille määrittämän toimitusprioriteetin perusteella.

• vastaanottaja: Valitse viestit henkilön tai henkilöiden nimen perusteella viestin Vastaanottaja-kentässä.

• cc: Valitse viestit henkilön tai henkilöiden nimen perusteella viestin cc-kentässä.

• Piilokopio: Valitse viestit henkilön tai henkilöiden nimen perusteella viestin Piilokopio-kentässä.

• vastaanottaja tai kopio: Valitse viestit henkilön tai henkilöiden nimen perusteella viestin Vastaanottaja- tai Kopio-kentässä.

• teksti tai aihe: Anna kriteerit, joita Notes etsii sekä viestien aiheesta että tekstissä.

• Internet-toimialue: Määritä viestit tietystä yrityksestä, kuten ibm.com tai yourcustomerscompany.com.

• koko: Määritä tietyn kokoiset viestit.

• kaikki asiakirjat: Käytä sääntöäsi kaikkiin uusiin viesteihin.

Kun olet kertonut Notesille, mistä etsiä, käytät valintaikkunan Määritä ehdot -osion kolmatta avattavaa kenttää kertoaksesi Notesille, millainen vertailu olet kiinnostunut:

• sisältää: Kolmanteen kenttään kirjoittamasi termi voi esiintyä missä tahansa ensimmäisessä kentässä valitsemassasi kentässä.

• ei sisällä: Ensimmäisessä kentässä valitsemasi ei voi sisältää kolmanteen kenttään kirjoittamaasi.

• on: Ensimmäiseen kenttään valitsemasi sen on oltava täsmälleen sama kuin kolmanteen kenttään kirjoittamasi.

• ei ole: Mitä tahansa valitsit ensimmäiseen kenttään, se ei voi olla sitä, mitä kirjoitat kolmanteen kenttään.

Käytä lopuksi Määritä ehdot -osion kolmatta kenttää kertoaksesi Notesille, mitä etsit. Kirjoita vain kolmanteen kenttään hakutermi – henkilön nimi, sana, jonka haluat löytää viestin rungosta, Internet-toimialueen nimi ja niin edelleen.

Kun olet määrittänyt ehdon kolme osaa, tallenna ehto napsauttamalla Lisää-painiketta. Jos muutat mieltäsi ehdon tallentamisen jälkeen, voit muokata virheitä Poista- ja Poista kaikki -painikkeilla. Sinun on valittava ehto Kun postiviestit saapuvat, jotka täyttävät nämä ehdot -kentässä ja napsauta Poista-painiketta poistaaksesi sen.

Joskus saatat haluta säännön, jossa on useampi kuin yksi ehto. Ehkä säännön tarkoituksena on löytää viestejä, jotka ovat peräisin tietystä asiakkaasta ja joiden aiherivillä on myös sanat uusi järjestys . Säännöllä voi olla niin monta ehtoa kuin haluat; jatka vain sen Lisää-painikkeen käyttöä, jos tarvitset useamman kuin yhden.

Kun määrität säännölle useita ehtoja, saatat haluta pyytää Notesia toimimaan vain, jos kaikki kriteerit täyttyvät. Muina aikoina saatat haluta Notesin toimivan, jos jokin määritetyistä ehdoista täyttyy. Esimerkiksi kuvassa 1 Notes on asetettu poistamaan kaikki viestit, joiden tekstissä tai aiheessa on sana Adult . Sanan Aikuinen ei tarvitse esiintyä molemmissa paikoissa säännön aktivoimiseksi. Halutessasi voit määrittää Muistiinpanot niin, että sanan Aikuinen tulee näkyä tekstissä ja aiheessa säännön aktivoimiseksi. Voit hallita tätä ominaisuutta valitsemalla AND tai OR ensimmäisestä avattavasta kentästä. Tämä avattava kenttä tulee näkyviin vasta, kun olet napsauttanut Lisää lisätäksesi sääntöösi vähintään yhden ehdon.

Säännön toiminnan määrittäminen

Kun olet kertonut Notesille, mihin viesteihin sääntö vaikuttaa, käytä valintaikkunan Määritä toiminnot -osaa määrittääksesi, mitä Notes tekee näille viesteille. Tämä on valintaikkunan osa, jossa kerrot Notesille, että haluat siirtää nämä tietyt viestit tiettyyn kansioon, poistaa ja niin edelleen.

Tässä valintaikkunan osassa on kaksi kenttää. Ensimmäinen – avattava luettelo – kertoo Notesille, mitä haluat tehdä näille viesteille. Toinen kenttä kertoo Notesille, minne ne asetetaan.

Ensimmäisessä kentässä voit valita kuudesta asiasta, joiden viesti täyttää Uusi sääntö -valintaikkunan yläosassa määrittämäsi ehdot:

• siirrä kansioon: Pyydä Notesia siirtämään vastaavat viestit tiettyyn kansioon, jonka nimen kirjoitat toiseen kenttään tai valitse Valitse-painikkeella. Molemmat tulevat näkyviin, kun valitset tämän vaihtoehdon.

• kopioi kansioon: Pyydä Notesia siirtämään vastaavat viestit tiettyyn kansioon, jonka nimen kirjoitat toiseen kenttään tai valitse Valitse-painikkeella. Molemmat tulevat näkyviin, kun valitset tämän vaihtoehdon. Tämä eroaa kansioon siirtämisestä siinä, että viesti pysyy Saapuneet-kansiossasi.

• lähetä kopio: Välitä viesti automaattisesti toiselle.

• aseta viimeinen voimassaolopäivä: Merkitse päivämäärä, jolloin viesti vanhenee.

• muuta tärkeys: Merkitse viestin tärkeydeksi Korkea, Keskitaso tai Matala – riippumatta siitä, miten lähettäjä on asettanut viestin tärkeyden.

• Poista: Poista viesti.

Kun olet päättänyt tämän avattavan luettelon avulla, mitä viesteille tapahtuu, käytä sen oikealla olevaa kenttää kirjoittaaksesi kansion nimen tai sen henkilön nimen, jolle viesti välitetään, ja niin edelleen. Oikealla oleva kenttä näkyy tai ei näy sen mukaan, mitä olet valinnut avattavasta luettelosta.

Kun olet määrittänyt säännön ehdon ja toiminnon, tallenna se napsauttamalla OK-painiketta Uusi sääntö -valintaikkunan alaosassa. Uusi sääntösi näkyy sähköpostisi Säännöt-näkymässä.

Kuten ehdoissa, säännössä voi olla useampi kuin yksi toiminto. Voit esimerkiksi määrittää säännön, joka etsii viestejä tietyltä asiakkaalta ja lähettää viestin automaattisesti edelleen avustajallesi, kun viesti on myös tallennettu erityiseen kansioon.