Piristä viestisi Lotus Notesilla 6

Ennen kuin lähetät sähköpostiviestin Lotus Notes 6:ssa, voit määrittää toimitusasetukset, suojausasetukset ja mielialaleimat. Käytä näitä Notes-vihjeitä kertoaksesi vastaanottajallesi, kuinka kuuma viestisi on tai millainen mielialasi on. tai pyytää toimitusvahvistusta, asettaa toimitusaikaa ja paljon muuta.

Kun olet kirjoittanut viestin tekstin, napsauta Toimitusasetukset-painiketta ylhäällä Toimintopalkissa, joka johtaa väistämättä Toimitusasetukset-valintaikkunaan, kuten kuvassa 1. Tässä valintaikkunassa on useita toimitusvaihtoehtoja. ja turvallisuutta ja hauskaa.

(Saatat huomata matkoillasi ja valintaikkunassa, että siellä on Lisäasetukset-välilehti – hyvä uutinen on, että sinun ei todennäköisesti tarvitse sotkea sitä.)

Kuva 1: Aseta toimitusvaihtoehdot tähän.

Viestin tärkeystason asettaminen

Toimitusvaihtoehdot-osiossa voit merkitä viestisi tärkeystason: Matala, Normaali tai Korkea. Voit asettaa Muistiinpanot merkitsemään viestit, jotka merkitset erittäin tärkeiksi. nämä viestit näkyvät punaisella kirjekuorikuvakkeella vastaanottajan Saapuneet-kansiossa. Käytä tätä ominaisuutta varoittaaksesi vastaanottajasi erityisen tärkeästä, kiireellisestä tai muuten aikakriittisestä viestistä.

Tunneleiman lisääminen viestiin

Mood Stamp -luettelon käyttäminen on tapa saada yhteys (sähköiseen) sisäiseen lapseesi. Mieliala leima on vain kuva, joka näkyy yläosassa ruumiin viestin niin, että lukija tietää, miten tunsit kun lähettänyt viestin. Tunneleimaiset viestit merkitään sellaisiksi myös vastaanottajan Saapuneet-kansioon.

Valittavana on useita mielialaleimoja, mukaan lukien Private, Flame ja Joke. Kokeile jokaista nähdäksesi miltä ne näyttävät. Vitsi-valinta on hyödyllinen, jos haluat lähettää vain vähän sarkastisen viestin ja sinun on varmistettava, että lukijasi tajuaa, että kyllä, vitsailit!

Valitse leima napsauttamalla alas osoittavaa nuolta Tunneleima-pudotusvalikon vieressä. Selaa luetteloa tehdäksesi valintasi. Voit esikatsella mielialaleimaa napsauttamalla sen nimeä avattavasta luettelosta, jolloin sen kuvake tulee näkyviin luettelon alle. Napsauta OK-painiketta, jolloin mielialaleima tulee näkyviin uuteen viestiisi. Jos et halua mielialaleimaa lähtevään viestiisi, jätä oletusarvoksi Normaali.

Viestin pyytäminen Toimitusraportti

Tee valintoja Toimitusraportti-luettelosta määrittääksesi, milloin ja saatko ilmoituksen viestiesi toimitustilasta. Neljä toimitusraporttia koskevaa vaihtoehtoasi ovat Vain epäonnistuminen, Vahvista toimitus, Jäljitä koko reitti ja Ei mitään.

• Vain epäonnistuessa: Ei uutisia on hyvä uutinen. Toisin sanoen Notes ilmoittaa sinulle vain, jos viestiäsi ei jostain syystä voida toimittaa.

• Vahvista toimitus: Tämä on valinta sinulle, jos olet hieman vähemmän optimisti. Tässä tapauksessa Notes kertoo sinulle tarkalleen, milloin ja missä viestisi on toimitettu.

• Jäljitä koko polku: Tämä valinta kertoo, missä (ja mihin aikaan) viestisi pysähtyi matkalla vastaanottajallesi. (Saattaa kuulostaa mielenkiintoiselta, mutta et todennäköisesti välitä.)

• Ei mitään: Valitse tämä ja heität varovaisuuden tuuleen välittämättä siitä, tuleeko viesti perille vai ei. (Tämä on muuten oletusasetus.)

Jos valitset muun toimitusraportin kuin Ei mitään, saat toimitusvahvistusraportin (vain sähköpostiviestin verkostoltasi) takaisin heti, kun lähettämäsi viesti saapuu. Milloin se tapahtuu, riippuu täysin verkosta. Jos vastaanottajasi on kaukana – esimerkiksi toisessa yrityksessä – viestin perille saaminen voi kestää muutaman tunnin tai jopa koko päivän.

Viestin toimitusprioriteetin asettaminen

Toinen vaihtoehto Toimitusasetukset-valintaikkunasta — Toimituspriority — liittyy siihen, kuinka nopeasti haluat Notesin toimittavan viestisi:

• Matala: Valitse tämä, jos haluat lähettää viestin myöhään illalla, kun verkko ei ole niin varattu.

• Normaali: Valitse tämä, jos haluat lähettää viestin mahdollisimman pian järjestelmänvalvojan laatimien postin toimitusaikataulujen perusteella. (Tämä on oletusarvo.)

• Korkea: Tämän valitseminen lähettää viestisi juuri nyt – astu sivuun, tule läpi!

Jos lisäät viestiin suuren liitteen, harkitse sen merkitsemistä matalaksi. Viestiä ei toimiteta ennen kuin olet kotona syvässä unessa, mutta sen lähettäminen myöhään yöllä voi maksaa yrityksellesi vähemmän rahaa. Ehkä tämä on tapa ansaita kuukauden työntekijä -palkinto!

Viestin allekirjoittaminen

Allekirjoitat viestit samasta syystä kuin shekit tai viralliset asiakirjat: osoittaaksesi, että ne ovat todella sinulta. Sinun ei tarvitse allekirjoittaa tapaa-kahvia-muistiota, mutta kun lähetät viestin, jossa on tärkeitä tai arkaluonteisia tietoja, saatat haluta Notes 6:n todistavan, että viesti todella tuli sinulta.

Et selvästikään voi raaputtaa allekirjoitustasi muistion alareunassa olevalle näytölle. (No, itse asiassa voit, mutta pomosi ei todennäköisesti arvostaisi sitä.) Allekirjoitat viestin valitsemalla Allekirjoita-valintaruudun Toimitusasetukset-valintaikkunan Suojausasetukset-osiossa.

Notes 6:ssa käyttämäsi allekirjoitus on vielä vaikeampi väärentää kuin omaa John Hancockia, koska se on erityinen numeerinen tietokonekoodi, joka lisätään viestiin, kun lähetät sen ja jonka vastaanottajan tietokone tarkistaa, kun viesti avataan. Muistiossa ei ole varsinaista allekirjoitusta, mutta tämän tyyppinen viesti näkyy näytön alareunassa:

Allekirjoittanut Alan Dunkel/Primus 07-1-02 8:30:46 AM Primuksen mukaan.

Viestin salaus

Tosiaan, maailma on täynnä kiireisiä, pahiksia ja vakoojia. Jos käytät modeemia, lähetät viestisi puhelinlinjoja pitkin, joissa huonokuntoinen henkilö voi jotenkin siepata ja lukea ne. (On todella, todella epätodennäköistä, että näin tapahtuu, mutta hei, eihän sitä koskaan tiedä.) Tämä ei ole iso juttu satunnaisille viesteillesi, mutta jos lähetät viestin, joka sisältää tietoja, kuten luottamuksellisia yritystietoja, työntekijöiden suoritusarvioita, tai vain todella, todella hyviä juoruja, joita et halua kenenkään muun lukevan, voit salata ne.

Kun käytät Notes-salauksen suojausvaihtoehtoa, olet 100 % varma, että vain sen aiottu vastaanottaja voi lukea sen.

Jos haluat salata viestin, valitse Toimitusasetukset-valintaikkunan Suojausasetukset-osiosta Salaa-valintaruutu. Napsauta OK sulkeaksesi valintaikkunan, kun olet valmis.

Kun lähetät salatun viestin, Notes tekee salauksen puolestasi – kulissien takana. Kun vastaanottajat avaavat viestin, he näkevät sisällön juuri sellaisena kuin kirjoitit sen. Toisin sanoen salatun viestin lukijan ei tarvitse tehdä mitään erityistä salatun viestin salauksen purkamiseksi. Vain aiotut vastaanottajat, joilla on oikea käyttäjätunnus, voivat lukea viestin salatun osan. Ainoa, joka näkee todellisen sekalaisen version, on huono vakooja, joka sieppaa viestin siirron aikana.

Jos lähetät sähköpostia henkilölle, joka käyttää toista sähköpostiohjelmaa, tai jos lähetät viestin Internetin kautta, tarkista ensin yrityksesi Notes-järjestelmänvalvojalta, pystytkö salaamaan sen .

Palautuskuitin pyytäminen viestille

Jos käytät Toimitusasetukset-valintaikkunaa pyytääksesi palautuskuittia viestille, verkkosi ilmoittaa sinulle automaattisesti, kun vastaanottaja lukee viestisi. Tämä eroaa toimitusvahvistusraportin pyytämisestä, joka kertoo vain, milloin viesti saapui vastaanottajan sähköpostitietokantaan. Yleensä pyydät kuittiraporttia (ottamalla vain Palautuskuitti-valintaruudun käyttöön) estääksesi "en ole koskaan nähnyt viestiäsi" -syyn ja pyydät toimitusvahvistusraporttia poistaaksesi "en koskaan saanut viestiäsi; verkon on täytynyt menettää se" tekosyy.

Jos lähetät viestin jollekin, joka ei käytä Notesia, tai jos viestisi kulkee Internetin kautta, et ehkä voi saada heiltä kuittiraportteja.

Viestin kopioimisen estäminen

Toinen käytettävissäsi oleva Notes-suojausvaihtoehto on kopioimisen estäminen. Kun valitset Estä kopiointi -valintaruudun, voit olla varma, että viestisi vastaanottaja ei voi välittää sitä kenellekään muulle. Itse asiassa he eivät voi edes kopioida (Muokkaa -> Kopioi) muistiotasi leikepöydälle, jos he aikovat liittää vähän laitonta (Muokkaa -> Liitä). Estä kopiointi -vaihtoehdon valitseminen varmistaa, että yhdelle henkilölle lähettämäsi tiedot eivät joudu roskapostiin kaikkialla yrityksessäsi.

Kun olet valinnut toimitusvaihtoehdot, palaa asiakirjaan napsauttamalla OK. Useimmissa tapauksissa, kun olet päättänyt näistä vaihtoehdoista, napsauta sitten Lähetä ja tiedosto -painiketta.

Jos pääsi pyörii kaikista näistä toimitusvaihtoehdoista, älä anna sen masentaa sinua. Sinun tulee käyttää niitä vain erityistilanteissa. Itse asiassa useimpien viestien kohdalla huomaat toimitusvaihtoehdot ilman, että avaat Toimitusvaihtoehdot-valintaikkunan ja ajattelet sitä. Mikä helpotus!

Jos huomaat, että käyt aina Toimitusasetukset-valintaikkunassa allekirjoittaaksesi ja salataksesi viestisi, voit valita Tallenna nämä suojausasetukset oletukseksi -valintaruudun. Tällä tavalla kaikilla luomillasi uusilla viesteillä on samat suojausasetukset. Voit tietysti aina muuttaa mielesi palaamalla Toimitusasetukset-valintaikkunaan muuttaaksesi oletusasetusta tai oletussuojausasetuksiasi.