Time Single Activities to Bill for Time στο QuickBooks 2014

Τις περισσότερες φορές, τα στοιχεία γραμμής που εμφανίζονται σε ένα τιμολόγιο είναι στοιχεία που περιγράφετε στη λίστα Στοιχείων και, στη συνέχεια, ποσοτικοποιείτε απευθείας στο τιμολόγιο. Ωστόσο, σε ορισμένες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, ενδέχεται να πουλήσετε πολλές μονάδες του ίδιου προϊόντος. Εάν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες υπηρεσίας καθώς πραγματοποιούνται, επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Εισαγωγή ώρας→ Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time/Enter Single Activity.

Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μεμονωμένη δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία. Στο πλαίσιο Customer:Job, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και (εάν παρακολουθείτε έναν υπάλληλο) το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο Μισθοδοσίας. Εάν παρακολουθείτε τάξεις, προβλέψιμα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σημειώσεις για να καταγράψετε μια σύντομη, κατάλληλη περιγραφή της υπηρεσίας. Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, επομένως να είστε προσεκτικοί σχετικά με το τι γράφετε.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε τον χρόνο που αφιερώσατε στην υπηρεσία:

• Μη αυτόματη εγγραφή χρόνου: Μπορείτε να καταγράψετε με μη αυτόματο τρόπο τον χρόνο που αφιερώνεται σε μια δραστηριότητα, χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Διάρκεια για να εισαγάγετε την ώρα. Εάν αφιερώσατε 10 λεπτά, για παράδειγμα, εισαγάγετε 0:10 στο πλαίσιο Διάρκεια. Εάν αφιερώσατε 3 ώρες και 40 λεπτά, εισαγάγετε 3:40 στο πλαίσιο Διάρκεια.

• Να καταγράφουν το QuickBooks το χρόνο: Μπορείτε επίσης να βάλετε το QuickBooks να καταγράφει τον χρόνο που αφιερώσατε στη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια όταν ξεκινάτε τη δραστηριότητα και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα. Εάν θέλετε να θέσετε σε παύση το χρονόμετρο (για παράδειγμα, ενώ δέχεστε μια τηλεφωνική κλήση), κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Time/Enter Single Activity, κάντε κλικ στο κουμπί Save & New ή Save & Close για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Billable (στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Time/Enter Single Activity). Επιλέγοντας το πλαίσιο Χρεώσιμη, λέτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει να διατηρήσει αυτό το αρχείο μιας χρεώσιμης δραστηριότητας για να συμπεριληφθεί αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο, που εμφανίζονται στο επάνω μέρος του παραθύρου Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας, για να πραγματοποιήσετε σελίδα εμπρός και πίσω στα αρχεία του χρονισμού της δραστηριότητας. Σημειώστε, επίσης, ότι είναι επίσης διαθέσιμο ένα κουμπί Ορθογραφίας. Κάντε κλικ στο κουμπί Ορθογραφία για να ελέγξετε την περιγραφή των σημειώσεων που εισάγετε — κάτι που είναι καλή ιδέα, επειδή αυτές οι πληροφορίες θα εμφανιστούν αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Για να προσθέσετε χρεώσιμο χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε το τιμολόγιο με τον συνηθισμένο τρόπο. Αφού προσδιορίσετε τον πελάτη (και εάν έχετε εισαγάγει ώρα για τον πελάτη) και εάν παρακολουθείτε τον χρόνο ή το κόστος για τον πελάτη, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά εάν θέλετε να χρεώσετε για τον χρόνο ή το κόστος .

Εάν δηλώσετε "ναι", το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους.

Η καρτέλα Χρόνος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους εμφανίζει καθεμία από τις φορές που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη. Για να προσθέσετε αυτούς τους χρόνους στο τιμολόγιο, κάντε κλικ στη στήλη Χρήση για την ώρα. (Η στήλη Χρήση είναι η πιο αριστερή στήλη, εμφανίζοντας ένα σημάδι επιλογής.)

Ή, εάν θέλετε να επιλέξετε όλες τις φορές, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks προσθέτει καθεμία από αυτές τις χρεώσιμες ώρες στο τιμολόγιο ως ξεχωριστές γραμμές. Το παρακάτω σχήμα δείχνει πώς εμφανίζονται οι πληροφορίες χρεώσιμης ώρας στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.