Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα προμηθευτών QuickBooks 2010

Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.

1Στα QuickBooks, επιλέξτε Προμηθευτές→ Κέντρο πωλητών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτή.

2 Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος προμηθευτής.

3 Εισαγάγετε ένα όνομα στο πλαίσιο κειμένου Όνομα προμηθευτή.

Χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα για να αναφερθείτε στον προμηθευτή του QuickBooks, επομένως μια συντομογραφία είναι μια χαρά. Θέλετε απλώς κάτι εύκολο να εισάγετε και να θυμάστε εύκολα.

4 (Προαιρετικό) Εάν πληρώνετε τον πωλητή σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της Συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε λαμβάνετε λογαριασμούς από ή πληρώνετε έναν πωλητή σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας. ( Σημείωση: Το σχήμα σε αυτήν τη λίστα δεν εμφανίζει το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας νομισμάτων επειδή η λειτουργία παρακολούθησης πολλαπλών νομισμάτων δεν είναι ενεργοποιημένη.)

5 Αγνοήστε τα πλαίσια κειμένου Open Balance και As Of.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα αρχικό υπόλοιπο για έναν προμηθευτή, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το πληρωτέο υπόλοιπο των λογαριασμών σας την ημερομηνία μετατροπής ορίζοντας ένα αρχικό υπόλοιπο για κάθε προμηθευτή από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να προσδιορίσει το σύνολο των πληρωτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6 Καταχωρίστε τις πληροφορίες διεύθυνσης προμηθευτή στα παρεχόμενα πλαίσια κειμένου.

Η καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης παρέχει μια δέσμη ευνόητων πλαισίων που χρησιμοποιείτε για τη συλλογή πληροφοριών ονόματος και διεύθυνσης προμηθευτή. Εισαγάγετε, για παράδειγμα, το πλήρες όνομα του προμηθευτή στο πλαίσιο κειμένου Όνομα εταιρείας.

7 (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες διεύθυνσης.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών διεύθυνσης, το οποίο σας επιτρέπει να εισαγάγετε τη διεύθυνση σε τυπική μορφή διεύθυνσης δρόμου, πόλης, πολιτείας και ταχυδρομικού κώδικα.

8(Προαιρετικό) Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες διεύθυνσης, εισαγάγετε τις πληροφορίες διεύθυνσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών διεύθυνσης.

Επιστρέφετε στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης του παραθύρου Νέος προμηθευτής.

9 Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες.

Το QuickBooks εμφανίζει μια χούφτα πλαισίων κειμένου.

10 Σε αυτά τα πλαίσια κειμένου, εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού σας με τον προμηθευτή, τον τύπο του προμηθευτή, τους όρους πληρωμής που χρησιμοποιείτε όταν πληρώνετε τον προμηθευτή, το πιστωτικό σας όριο και τον ΑΦΜ του πωλητή.

11 Κάντε κλικ στην καρτέλα Προπλήρωση λογαριασμού (η τρίτη καρτέλα διαθέσιμη στο πλαίσιο διαλόγου Νέος προμηθευτής).

Το QuickBooks εμφανίζει πλαίσια κειμένου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απαριθμήσετε τους λογαριασμούς που θέλετε να συμπληρώνει αυτόματα το QuickBooks για εσάς όταν καταγράφετε μια επιταγή σε έναν προμηθευτή ή όταν καταγράφετε έναν λογαριασμό από έναν προμηθευτή. DHR – Θα αντικαθιστούσα και τις δύο περιπτώσεις του «μερικού» με το «αυτό». Η χρήση "μερικών" κάνει να φαίνεται ότι είναι μια καθολική είσοδος, όταν είναι στην πραγματικότητα συγκεκριμένη για κάθε προμηθευτή.

12 Εισαγάγετε τις σχετικές πληροφορίες στα πλαίσια κειμένου.

Για παράδειγμα, εάν η επιταγή προς τον ιδιοκτήτη πληρώνει πάντα έξοδα ενοικίου και έξοδα κοινής ωφέλειας, θα μπορούσατε να πείτε στο QuickBooks να συμπληρώσει εκ των προτέρων χρησιμοποιώντας αυτούς τους δύο λογαριασμούς κάθε φορά που δηλώνετε ότι γράφετε μια επιταγή ή καταγράφετε έναν λογαριασμό από τον ιδιοκτήτη.

13 Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των πληροφοριών που θέλετε, κάντε κλικ στο OK.

Επιστρέφετε στο Κέντρο Προμηθευτή, το οποίο μπορείτε να κλείσετε ή κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής για να προσθέσετε άλλον προμηθευτή.