Time Single Activities to Bill for Time στο QuickBooks 2012

Ο χρονισμός ή η καταγραφή μεμονωμένων δραστηριοτήτων είναι μία από τις δύο μεθόδους που παρέχει το QuickBooks 2012 για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται που θα χρεωθεί σε ένα τιμολόγιο ως είδος. Εάν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες υπηρεσίας καθώς πραγματοποιούνται, επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Εισαγωγή ώρας→ Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time/Enter Single Activity.

Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μεμονωμένη δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία. Στο πλαίσιο Customer:Job, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο Μισθοδοσίας. Εάν παρακολουθείτε τάξεις, προβλέψιμα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Το πλαίσιο Σημειώσεις θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την καταγραφή μιας σύντομης κατάλληλης περιγραφής της υπηρεσίας. Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, επομένως να είστε προσεκτικοί σχετικά με το τι γράφετε.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε τον χρόνο που αφιερώσατε στην υπηρεσία:

• Μη αυτόματη εγγραφή χρόνου: Μπορείτε να καταγράψετε με μη αυτόματο τρόπο τον χρόνο που αφιερώνεται σε μια δραστηριότητα, χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Διάρκεια για να εισαγάγετε την ώρα. Εάν αφιερώσατε 10 λεπτά, για παράδειγμα, εισαγάγετε 0:10 στο πλαίσιο Διάρκεια. Εάν αφιερώσατε 3 ώρες και 40 λεπτά, εισαγάγετε 3:40 στο πλαίσιο Διάρκεια.

• Να καταγράφουν το QuickBooks το χρόνο: Μπορείτε επίσης να βάλετε το QuickBooks να καταγράφει τον χρόνο που αφιερώσατε στη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια όταν ξεκινάτε τη δραστηριότητα και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα. Εάν θέλετε να θέσετε σε παύση το χρονόμετρο (για παράδειγμα, ενώ δέχεστε μια τηλεφωνική κλήση), κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Time/Enter Single Activity, κάντε κλικ στο κουμπί Save & New ή Save & Close για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Με χρέωση. Το πλαίσιο ελέγχου Χρεώσιμο εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Time/Enter Single Activity. Επιλέγοντας το πλαίσιο Χρεώσιμη, λέτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει να διατηρήσει αυτό το αρχείο μιας χρεώσιμης δραστηριότητας για να συμπεριληφθεί αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο που εμφανίζονται στο επάνω μέρος του παραθύρου Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας για να πραγματοποιήσετε σελίδα εμπρός και πίσω στα αρχεία του χρονισμού της δραστηριότητας. Σημειώστε, επίσης, ότι το κουμπί Ορθογραφία είναι επίσης διαθέσιμο στο παράθυρο Time/Enter Single Activity.

Μπορείτε, επομένως, να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορθογραφία για να ελέγξετε την περιγραφή των σημειώσεων που εισάγετε — κάτι που είναι καλή ιδέα γιατί αυτές οι πληροφορίες θα εμφανιστούν αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Το QuickBooks επιτρέπει επίσης στους υπαλλήλους σας να εισάγουν απευθείας τον χρόνο τους. Επιλέξτε την εντολή Πελάτες→Εισαγωγή ώρας→Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να εισάγουν την ώρα τους για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας αυτής της υπηρεσίας web.