The Purpose of Accounting for Working with QuickBooks 2012

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε σχετικά με τη λογιστική για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εργασία σας στο QuickBooks 2012 είναι ότι παρέχει οικονομικές πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους. Κάθε λογιστική λειτουργία που περιγράφεται εδώ εκτελείται επιδέξια από καθεμία από τις εκδόσεις του QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier και QuickBooks Enterprise.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι τα άτομα που συνεργάζονται ή αλληλεπιδρούν με μια εταιρεία. περιλαμβάνουν διευθυντές, υπαλλήλους, επενδυτές, τράπεζες, πωλητές, κρατικές αρχές και φορείς που ενδέχεται να φορολογήσουν μια επιχείρηση. Οι ανάγκες πληροφοριών αυτών των ενδιαφερομένων καθορίζουν τι πρέπει να κάνει ένα λογιστικό σύστημα.

Πληροφοριακές ανάγκες διευθυντών, επενδυτών και επιχειρηματιών

Η πρώτη κατηγορία ενδιαφερομένων περιλαμβάνει τους διευθυντές, τους επενδυτές και τους επιχειρηματίες της εταιρείας. Αυτή η ομάδα χρειάζεται οικονομικές πληροφορίες για να καθορίσει εάν μια επιχείρηση βγάζει χρήματα. Αυτή η ομάδα θέλει επίσης οποιαδήποτε πληροφορία που παρέχει πληροφορίες για το εάν μια επιχείρηση αναπτύσσεται ή συρρικνώνεται και πόσο υγιής ή άρρωστη είναι.

Για να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντά της, αυτή η ομάδα χρειάζεται συχνά λεπτομερείς πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής ή ένας επιχειρηματίας μπορεί να θέλει να μάθει ποιοι πελάτες είναι ιδιαίτερα κερδοφόροι — ή μη κερδοφόροι. Ένας ενεργός επενδυτής μπορεί να θέλει να μάθει ποιες σειρές προϊόντων αυξάνονται ή συρρικνώνονται.

Ένα σχετικό σύνολο απαιτήσεων πληροφοριών αφορά την τήρηση αρχείων περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων. Ένα περιουσιακό στοιχείο είναι κάτι που κατέχει η επιχείρηση, όπως μετρητά, απόθεμα ή εξοπλισμός. Μια υποχρέωση είναι κάποιο χρέος ή υποχρέωση που οφείλει η επιχείρηση, όπως τραπεζικά δάνεια και πληρωτέοι λογαριασμοί.

Προφανώς, κάποιος σε μια εταιρεία - ίσως ένας διευθυντής, λογιστής ή λογιστής - πρέπει να έχει πολύ λεπτομερή αρχεία για το ποσό των μετρητών που έχει η επιχείρηση στους τραπεζικούς της λογαριασμούς, το απόθεμα που έχει η εταιρεία στην αποθήκη της ή στα ράφια της, και τον εξοπλισμό που διαθέτει και χρησιμοποιεί η επιχείρηση στις δραστηριότητές της.

Κάποιος που εργάζεται σε μια επιχείρηση, διευθύνει μια επιχείρηση ή επενδύει ενεργά σε μια επιχείρηση χρειάζεται καλές γενικές πληροφορίες για τις οικονομικές υποθέσεις της εταιρείας και, σε πολλές περιπτώσεις, πολύ λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με σημαντικά περιουσιακά στοιχεία (όπως μετρητά) και υποχρεώσεις (όπως π.χ. τραπεζικά δάνεια).

Ανάγκες πληροφόρησης εξωτερικών πιστωτών

Μια δεύτερη κατηγορία ενδιαφερομένων περιλαμβάνει εξωτερικές εταιρείες που δανείζουν χρήματα σε μια επιχείρηση και γραφεία πιστωτικών αναφορών που παρέχουν πληροφορίες σε αυτούς τους δανειστές. Για παράδειγμα, οι τράπεζες θέλουν να μάθουν για τις οικονομικές υποθέσεις και την οικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης πριν δανείσουν χρήματα. Το λογιστικό σύστημα πρέπει να παράγει τις οικονομικές πληροφορίες που απαιτεί μια τράπεζα για να εξετάσει ένα αίτημα δανείου.

Τι πληροφορίες θέλουν οι δανειστές; Οι δανειστές θέλουν να γνωρίζουν ότι μια επιχείρηση είναι κερδοφόρα και απολαμβάνει θετική ταμειακή ροή. Τα κέρδη και οι θετικές ταμειακές ροές επιτρέπουν σε μια επιχείρηση να αποπληρώσει εύκολα το χρέος. Μια τράπεζα ή άλλος δανειστής θέλει επίσης να δει περιουσιακά στοιχεία που θα μπορούσαν να ρευστοποιηθούν, στο χειρότερο σενάριο, για να πληρώσει ένα δάνειο — καθώς και άλλα χρέη που μπορεί να αντιπροσωπεύουν απαίτηση επί των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας.

Οι πωλητές συνήθως απαιτούν επίσης οικονομικές πληροφορίες από μια εταιρεία. Ένας πωλητής συχνά δανείζει χρήματα σε μια επιχείρηση επεκτείνοντας εμπορική πίστωση. Αυτό που είναι αξιοσημείωτο σε αυτό είναι ότι οι πωλητές απαιτούν μερικές φορές ειδική λογιστική.

Για παράδειγμα, μια από τις κατηγορίες προμηθευτών με τις οποίες ασχολείται μια εταιρεία όπως η Wiley Publishing, Inc., είναι οι συγγραφείς. Προκειμένου να πληρώσει σε έναν συγγραφέα τα δικαιώματα που δικαιούται, ο Wiley καταβάλλει αρκετό έργο για να υπολογίσει τα ποσά δικαιωμάτων ανά μονάδα και στη συνέχεια αναφέρει και αποδίδει αυτά τα ποσά στους συγγραφείς.

Άλλες εταιρείες έχουν μερικές φορές παρόμοιες απαιτήσεις χρηματοοικονομικής αναφοράς για τους προμηθευτές. Οι δικαιοδόχοι (όπως ο άνδρας ή η γυναίκα που κατέχει και διαχειρίζεται τα τοπικά McDonald's) πληρώνουν ένα τέλος franchise με βάση τα έσοδα. Οι έμποροι λιανικής μπορούν να πραγματοποιούν ειδική λογιστική και υποβολή εκθέσεων προκειμένου να απολαμβάνουν εκπτώσεις και κίνητρα από τους κατασκευαστές των προϊόντων που πωλούν.

Ανάγκες πληροφόρησης των κρατικών φορέων

Προβλέψιμοι ενδιαφερόμενοι που απαιτούν οικονομικές πληροφορίες από μια επιχείρηση είναι οι ομοσπονδιακοί και κρατικοί κυβερνητικοί φορείς με δικαιοδοσία επί της εταιρείας. Για παράδειγμα, κάθε επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες πρέπει να αναφέρει τα έσοδα, τα έξοδα και τα κέρδη της, έτσι ώστε η εταιρεία να μπορεί να υπολογίσει σωστά τον φόρο εισοδήματος που οφείλεται στην ομοσπονδιακή κυβέρνηση και στη συνέχεια να πληρώσει αυτόν τον φόρο.

Οι εταιρείες με υπαλλήλους πρέπει επίσης να αναφέρουν στην ομοσπονδιακή και την πολιτειακή κυβέρνηση τους μισθούς που καταβάλλονται σε αυτούς τους υπαλλήλους — και τους φόρους μισθοδοσίας βάσει μετρήσεων, όπως ο αριθμός των εργαζομένων, οι μισθοί που καταβάλλονται στους υπαλλήλους και τα επιδόματα ανεργίας που διεκδικούνται από προηγούμενους υπαλλήλους.

Η παροχή αυτού του είδους οικονομικών πληροφοριών σε κυβερνητικούς φορείς αντιπροσωπεύει βασικό καθήκον του λογιστικού συστήματος μιας εταιρείας.

Πληροφοριακές ανάγκες δημιουργίας επιχειρηματικών μορφών

Εκτός από τη χρηματοοικονομική αναφορά που περιγράφεται στις προηγούμενες παραγράφους, τα λογιστικά συστήματα εκτελούν συνήθως ένα άλλο βασικό καθήκον για τις επιχειρήσεις: την παραγωγή επιχειρηματικών μορφών. Για παράδειγμα, ένα λογιστικό σύστημα παράγει σχεδόν πάντα τις επιταγές που απαιτούνται για την πληρωμή των πωλητών.

Επιπλέον, ένα λογιστικό σύστημα προετοιμάζει τα τιμολόγια και τους ελέγχους μισθοδοσίας. Πιο εξελιγμένα λογιστικά συστήματα, όπως αυτά που χρησιμοποιούνται από μεγάλες εταιρείες, προετοιμάζουν πολλές άλλες επιχειρηματικές μορφές, συμπεριλαμβανομένων εντολών αγοράς, μηνιαίων δηλώσεων πελατών, πιστωτικών σημειωμάτων σε πελάτες, αποδείξεων πωλήσεων κ.λπ.