QuickBooks 2013 Pro και Premier σε περιβάλλον πολλών χρηστών

Τα QuickBooks Pro και Premier 2013 σάς επιτρέπουν να ορίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό που είναι πραγματικά προσεγμένο σε αυτό είναι ότι μπορείτε να πείτε στα QuickBooks να επιτρέπουν σε συγκεκριμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης να κάνουν μόνο ορισμένα πράγματα.

Η ιδιοκτήτρια επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που της επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστής, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που του επιτρέπει μόνο να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Για να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες και κωδικούς πρόσβασης στις εκδόσεις QuickBooks Pro και QuickBooks Premier 2013, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Company→Set Up Users and Passwords→Set Up Users.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών. Το πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση στο QuickBooks και τους ρόλους που μπορούν να συμπληρώσουν τα QuickBooks όταν χρησιμοποιούν QuickBooks. Η λίστα χρηστών, στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου, προσδιορίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ορίζετε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Προσδιορίστε τους ρόλους του χρήστη.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λίστας Διαθέσιμοι ρόλοι για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τα καθήκοντα) που θα εκπληρώσει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους εκχωρημένους ρόλους του χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Για να μετακινήσετε έναν ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε τον ρόλο από το πλαίσιο λίστας Εκχωρημένοι ρόλοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Κατάργηση.

Το πλαίσιο Περιγραφή στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέος χρήστης περιγράφει τον ρόλο με περισσότερες λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένου του τύπου του χρήστη QuickBooks στον οποίο μπορεί συνήθως να εκχωρηθεί ο επιλεγμένος ρόλος.

(Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως απαιτείται.

Μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια τους ρόλους που αναθέτετε εσείς, με τη βοήθεια του QuickBooks. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα Ρόλοι στο πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ρόλου, επιλέξτε μια λογιστική δραστηριότητα ή περιοχή από τη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Επίπεδο πρόσβασης περιοχής για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης με τον επιλεγμένο ρόλο.

Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Κανένα. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Πλήρης. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το κουμπί Μερική και, στη συνέχεια, τσεκάρετε ή καταργείτε την επιλογή των πλαισίων Δημιουργία, Τροποποίηση, Διαγραφή, Εκτύπωση και Προβολή υπολοίπου. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

Μπορείτε να δείτε ποια πρόσβαση έχει αρχικά οποιοσδήποτε ρόλος επιλέγοντας μία από τις εγγραφές στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες. Το QuickBooks χρησιμοποιεί τα κουμπιά και τα πλαίσια Area Access Level για να εμφανίσει τις τρέχουσες ρυθμίσεις για το ρόλο.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα χρήστη σας.

Αφού ρυθμίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα προβολής (δεν εμφανίζεται), επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση για να δείτε το παράθυρο Δικαιώματα προβολής, το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τις τροποποιήσεις του ρόλου σας.

Εάν κάνετε αλλαγές στα δικαιώματα ενός ρόλου, πιθανότατα θέλετε να ελέγξετε και αυτές τις αλλαγές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το ρόλο και κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου διαλόγου Δικαιώματα προβολής που παραθέτει τους ρόλους που έχετε ρυθμίσει εσείς και το QuickBooks.

Επιλέξτε τον ρόλο που θέλετε να ελέγξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου Δικαιώματα προβολής με μια λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει κάποιος με τον ρόλο.

Αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και ρόλου, κάντε κλικ στο Κλείσιμο για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά παράθυρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση ή Κλείσιμο για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά παράθυρα διαλόγου.

Από αυτό το σημείο και μετά, ο νέος χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του/της περιορίζονται σε αυτό που ορίσατε.

Οι λογιστές συχνά θέλουν να δουν τα δικαιώματα που έχουν συγκεκριμένοι χρήστες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ελέγχεστε από το CPA σας ως μέρος των ετήσιων κλεισίματος. (Μπορεί να ελεγχθείτε εάν η τράπεζα θέλει ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις, για παράδειγμα.) Το παράθυρο Δικαιώματα προβολής του QuickBooks είναι ένας εύκολος τρόπος για να δείτε αυτά τα δεδομένα στο διαδίκτυο και εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών αδειών, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση του παραθύρου.