QuickBooks 2012 Pro και Premier σε περιβάλλον πολλών χρηστών

Τα QuickBooks Pro και Premier 2012 σάς επιτρέπουν να ορίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό που είναι πραγματικά προσεγμένο σε αυτό είναι ότι μπορείτε να πείτε στα QuickBooks να περιορίσουν ορισμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης να κάνουν μόνο ορισμένα πράγματα.

Η ιδιοκτήτρια επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που της επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστής, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που του επιτρέπει μόνο να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Για να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες και κωδικούς πρόσβασης στις εκδόσεις QuickBooks Pro και QuickBooks Premier 2012, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Company→Set Up Users and Passwords→Set Up Users.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου User List, το οποίο προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ορίζετε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση για τον νέο χρήστη.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα του χρήστη. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα (τα δικαιώματα είναι απλώς τα πράγματα που μπορεί να κάνει ο χρήστης), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιλεγμένες περιοχές του QuickBooks.

Εάν θέλετε ο χρήστης να μπορεί να κάνει οτιδήποτε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλες οι περιοχές του QuickBooks. Εάν υποδείξετε ότι ο νέος χρήστης πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές των QuickBooks, έχετε ολοκληρώσει τη ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης χρήστη. Μπορείτε να παραλείψετε τα υπόλοιπα βήματα.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, περιγράψτε την πρόσβαση στις πληροφορίες και τις εργασίες πωλήσεων και εισπρακτέων λογαριασμών.

Αφού ολοκληρώσετε το Βήμα 4, το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Αυτό είναι το πρώτο από τα δέκα παράθυρα διαλόγου που σας καθοδηγούν σε μια συνέντευξη με λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το είδος της πρόσβασης που πρέπει να έχει κάθε χρήστης σε μια συγκεκριμένη περιοχή.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τις αγορές και τα δικαιώματα πληρωτέων λογαριασμών.

Αφού ολοκληρώσετε το Βήμα 5 κάνοντας κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το οποίο σας επιτρέπει να καθορίσετε ποια πρόσβαση έχει αυτός ο νέος χρήστης στις περιοχές αγορών και πληρωτέων λογαριασμών. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση, Πλήρης πρόσβαση ή Επιλεκτική πρόσβαση και ένα από τα δευτερεύοντα κουμπιά Επιλεκτικής πρόσβασης.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα υπόλοιπα δικαιώματα χρήστη και την πρόσβαση.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε έκδοσης του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το QuickBooks εμφανίζει πολλές άλλες εκδόσεις του πλαισίου διαλόγου που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να σας ρωτήσει σχετικά με τα δικαιώματα χρήστη και την πρόσβαση.

Περιορίζετε τα δικαιώματα σε κάθε έναν από αυτούς τους άλλους τομείς με τον ίδιο τρόπο που κάνετε για τις πωλήσεις και τους εισπρακτέους λογαριασμούς και τις αγορές και τους πληρωτέους λογαριασμούς. Απλώς να είστε προσεκτικοί καθώς προχωράτε και να περιορίσετε τις δυνατότητες του χρήστη. Θέλετε οι χρήστες να έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα για να κάνουν τη δουλειά τους, αλλά δεν θέλετε να τους δώσετε περισσότερα δικαιώματα από όσα χρειάζονται.

Καθορίστε εάν ο χρήστης μπορεί να αλλάξει ή να διαγράψει συναλλαγές.

Αφού έχετε περάσει σε περίπου μισή ντουζίνα εκδόσεις των παραθύρων διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης που ρωτούν για συγκεκριμένους τομείς λογιστικής, το QuickBooks εμφανίζει την έκδοση Αλλαγή ή Διαγραφή συναλλαγών του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Γενικά, θέλετε να περιορίσετε τις δυνατότητες ενός χρήστη για αλλαγή ή διαγραφή συναλλαγών.

Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, ελέγξτε τις αποφάσεις για τα δικαιώματα σας.

Αφού κάνετε κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την τελική έκδοση του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης. Προσδιορίζει τα δικαιώματα χρήστη που εκχωρήσατε ή επιτρέψατε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχει κάποιος. Εάν αντιληφθείτε ότι έχετε εκχωρήσει εσφαλμένα δικαιώματα, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω για να μετακινηθείτε πίσω στα παράθυρα διαλόγου στο σημείο όπου κάνατε λάθος.

Αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και της πρόσβασης, κάντε κλικ στο Τέλος.

Από αυτό το σημείο και μετά, ο νέος χρήστης θα μπορεί να χρησιμοποιεί QuickBooks. Ωστόσο, τα δικαιώματά του/της περιορίζονται σε αυτό που ορίσατε.