QuickBooks 2012 Enterprise Solutions σε περιβάλλον πολλών χρηστών

Το QuickBooks 2012 σάς επιτρέπει να ορίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων QuickBooks 2012. Αυτό που είναι πραγματικά προσεγμένο σε αυτό είναι ότι μπορείτε να πείτε στο QuickBooks 2012 να περιορίσει ορισμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης να κάνουν μόνο ορισμένα πράγματα.

Η ιδιοκτήτρια επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που της επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστής, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που του επιτρέπει μόνο να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Εάν περισσότερα από ένα άτομα θα χρησιμοποιούν το QuickBooks 2012, θέλετε να ορίσετε επιπλέον κωδικούς πρόσβασης. Για να το κάνετε αυτό στο QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Company→Users→Set Up Users and Roles.

Το QuickBooks 2012 εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Λίστα χρηστών, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Το πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση στο QuickBooks και τους ρόλους που μπορούν να συμπληρώσουν τα QuickBooks όταν χρησιμοποιούν QuickBooks. Η λίστα χρηστών, η οποία εμφανίζεται στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου, προσδιορίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

Πείτε στο QuickBooks 2012 ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Νέος χρήστης, όπως φαίνεται.

Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Πρέπει να δώσετε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ορίζετε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Προσδιορίστε τους ρόλους του χρήστη.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λίστας Διαθέσιμοι ρόλοι για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τα καθήκοντα) που θα εκπληρώσει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους εκχωρημένους ρόλους του χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Το παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήστη Susan με τον Λογιστή να αναφέρεται ως ρόλος που έχει ανατεθεί. Για να καταργήσετε έναν ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε τον ρόλο από το πλαίσιο λίστας Εκχωρημένοι ρόλοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Κατάργηση.

(Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως απαιτείται.

Μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια τους ρόλους που αναθέτετε εσείς, με τη βοήθεια του QuickBooks. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την καρτέλα Ρόλοι στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και στο κουμπί Επεξεργασία.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ρόλου (δείτε την παρακάτω εικόνα), επιλέξτε μια λογιστική δραστηριότητα ή περιοχή από τη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Επίπεδο πρόσβασης περιοχής για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης με τον επιλεγμένο ρόλο.

Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας Καμία, Πλήρης ή Μερική πρόσβαση μέσω του κατάλληλου κουμπιού επιλογής. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το κουμπί Μερική και, στη συνέχεια, τσεκάρετε ή καταργείτε την επιλογή των πλαισίων Δημιουργία, Τροποποίηση, Διαγραφή, Εκτύπωση και Προβολή υπολοίπου. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές στους ρόλους και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι.

Κατά γενικό κανόνα, όταν πρόκειται για λογιστικούς ελέγχους, θέλετε να παρέχετε το ελάχιστο ποσό πρόσβασης. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks για τις καθημερινές του εργασίες, θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί Κανένα.

Όσο μεγαλύτερη ικανότητα δίνετε να κάνετε noodle στο λογιστικό σας σύστημα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος να εισαγάγει κάποιος λάθη στο σύστημα και τόσο πιο εύκολο θα κάνετε για κάποιον να σας κλέψει.

(Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα χρήστη σας.

Αφού ρυθμίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα προβολής, επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση. Η παρακάτω εικόνα δείχνει το παράθυρο Δικαιώματα προβολής, το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.