QuickBooks: 10 οικονομικές συμβουλές για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει να διαδραματίσουν ενεργό ρόλο στην οικονομική πλευρά της επιχείρησης για να αποτρέψουν τυχόν απόπειρες υπεξαίρεσης ή πλαστογραφίας. Ελέγξτε τις οικονομικές καταστάσεις του QuickBooks, παρακολουθήστε στενά πού πηγαίνουν τα χρήματα και μάθετε ποιος χειρίζεται τα οικονομικά. Διατηρήστε την επιχείρησή σας ασφαλή και σε καλή τάξη ακολουθώντας αυτές τις δέκα οικονομικές συμβουλές.

Υπογράψτε όλες τις δικές σας επιταγές

Αυτό δεν είναι ένα slam εναντίον των λογιστών. Σε μια μικρή επιχείρηση, ωστόσο, οι άνθρωποι (ειδικά οι λογιστές με πλήρη χρέωση) έχουν την ευκαιρία να σας μπερδέψουν εύκολα. Υπογράφοντας μόνοι σας όλες τις επιταγές, κρατάτε τα δάχτυλά σας στον παλμό της εκροής μετρητών σας. Ναι, αυτή η πρακτική μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία - πρέπει να ελέγχετε τα χαρτιά κάθε φορά που υπογράφετε μια στοίβα επιταγών - αλλά θυμηθείτε την εναλλακτική.

Παρεμπιπτόντως, εάν είστε σε μια συνεργασία, θα πρέπει τουλάχιστον μερικοί από τους εταίρους να συνυπογράψουν τις επιταγές — ή τουλάχιστον τις μεγάλες επιταγές.

Μην υπογράφετε μια επιταγή με λάθος τρόπο

Εάν υπογράψετε πολλές επιταγές, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε μια γρήγορη και εξαγριωμένη (αναπόφευκτα δυσανάγνωστη) υπογραφή. Αν και το να σκαρώνετε το όνομά σας δυσανάγνωστα έχει πολύ νόημα όταν δίνετε αυτόγραφα σε μπέιζμπολ, μην το κάνετε όταν υπογράφετε επιταγές. Μια ξεκάθαρη υπογραφή, ειδικά αυτή με την αίσθηση του προσωπικού στυλ, είναι διακριτική. Μια κυματιστή γραμμή με ένα σταυρό και μερικές τελείες είναι εύκολο να σφυρηλατηθεί.

Ελέγξτε τις ακυρωμένες επιταγές πριν το κάνει ο λογιστής σας

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τις ακυρωμένες επιταγές σας (η εικόνα επιταγής που εμφανίζεται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού σας) προτού οποιοσδήποτε άλλος δει το μηνιαίο αντίγραφο κίνησης.

Αυτές οι πληροφορίες δεν αφορούν βεβαίως τους λογιστές. Ωστόσο, ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να προσδιορίσει εάν κάποιος παραποιεί υπογραφές σε επιταγές μόνο αν είναι ο πρώτος που θα ανοίξει το αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού και εξετάζοντας κάθε μία από τις υπογραφές στις ακυρωμένες επιταγές.

Εάν δεν εξετάσετε τις επιταγές, οι αδίστακτοι υπάλληλοι - ειδικά οι λογιστές που μπορούν να ενημερώσουν τα αρχεία του τραπεζικού λογαριασμού - μπορούν να πλαστογραφήσουν την υπογραφή σας ατιμώρητα. Και δεν θα πιαστούν αν δεν κάνουν ποτέ υπερανάληψη του λογαριασμού.

Ελέγξτε ξανά την τραπεζική συμφωνία

Ένα γρήγορο σχετικό σημείο: Εάν δεν είστε το άτομο που κάνει την τραπεζική συμφωνία, φροντίστε να ελέγξετε τις εργασίες συμφιλίωσης που εκτελούνται από όποιον κάνει τη δουλειά. (Μάλλον ο λογιστής σας;) Αυτή η αναθεώρηση δεν σημαίνει μόνο ότι ένα άλλο σύνολο ματιών βλέπει τη δουλειά και αντιλαμβάνεται τα λάθη. Αυτή η ανασκόπηση παρέχει μια ακόμη ευκαιρία για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα προκύψουν αστεία πράγματα.

Και, ω, ένα άλλο άβολο σημείο: Δεν έχετε την τάση να ακολουθήσετε τις δύο ή τρεις προηγούμενες διαδικασίες; Τότε εσείς —όχι η τράπεζα— μπορείτε να φάτε τυχόν ζημιές από πράγματα όπως η πλαστογραφία.

Επιλέξτε έναν λογιστή που να ξέρει υπολογιστές

Μην ανησυχείτε, δεν χρειάζεται να ζητήσετε έλεγχο ιστορικού του FBI όταν προσλαμβάνετε λογιστή. Στην πραγματικότητα, εάν χρησιμοποιείτε QuickBooks, δεν χρειάζεται να προσλάβετε άτομα που είναι εξοικειωμένα με τα λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων. Βρείτε όμως άτομα που ξέρουν πώς να κρατούν βιβλιάριο επιταγών και να δουλεύουν με υπολογιστή. Δεν θα πρέπει να έχουν πρόβλημα να κατανοήσουν τα QuickBooks.

Φυσικά, δεν θέλετε κάποιον που μόλις έπεσε από το γογγύλι. Αλλά ακόμα κι αν προσλάβετε κάποιον που ταξίδεψε στην πόλη, δεν θα δυσκολευτείτε πολύ να ενημερώσετε αυτό το άτομο με τα QuickBooks.

Αν μπορείς, βρες έναν λογιστή που να ξέρει διπλή λογιστική και μισθοδοσία

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τις τεχνικές δεξιότητες του ιδανικού υποψηφίου. Ένας λογιστής που γνωρίζει την τήρηση βιβλίων διπλής εγγραφής είναι εξαιρετικά χρήσιμος — αν και για να είμαστε δίκαιοι, αυτή η γνώση μάλλον δεν είναι απαραίτητη.

Επίσης, αν μπορείτε, βρείτε κάποιον που ξέρει πώς να κάνει μισθοδοσία — και όχι μόνο την ομοσπονδιακή φορολογία μισθοδοσίας, αλλά και την κρατική επιχείρηση μαϊμού φορολογίας μισθοδοσίας. (Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό το είδος ατόμου, να ξέρετε ότι μπορείτε εύκολα να αναθέσετε τη μισθοδοσία σε μια μεγάλη υπηρεσία μισθοδοσίας.)

Ελέγχετε τακτικά τις οικονομικές σας καταστάσεις

Να παράγετε και να εξετάζετε τακτικά την κατάσταση κερδών και ζημιών που δημιουργεί αβίαστα το QuickBooks. Συνηθίστε να εξετάζετε τον ισολογισμό σας με τις λίστες περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων. Εξερευνήστε και βρείτε μια άλλη ή δύο αναφορές που σας δίνουν χρήσιμες πληροφορίες για τους ρυθμούς και τις ομοιοκαταληξίες της επιχείρησής σας. (Τυχόν σφάλματα που κάνετε θα εμφανιστούν πιθανώς ως ανόητοι αριθμοί στον ισολογισμό σας, παρεμπιπτόντως.)

Πιθανώς, μπορείτε να διατηρήσετε μια αρκετά σταθερή λαβή σχετικά με τη λειτουργία κοιτάζοντας δύο ή τρεις εύκολα κατανοητές αναφορές. Και κοιτάζοντας τακτικά αυτές τις οικονομικές καταστάσεις — ας πούμε μία ή δύο φορές την εβδομάδα — μετατρέπετε το λογιστικό σας σύστημα σε ένα εργαλείο χρήσιμο τόσο για τον εντοπισμό δελεαστικών ευκαιριών όσο και για την αποφυγή επικίνδυνων παγίδων.

Ακολουθεί ένας τρόπος για να διευθύνετε τις επιχειρήσεις σας εξετάζοντας τρεις αναφορές QuickBooks:

• Μια κατάσταση κερδών και ζημιών που συγκρίνει τους αριθμούς του τρέχοντος έτους και του προηγούμενου έτους από την ημερομηνία (έτσι μπορείτε να δείτε πώς τα πάτε το τρέχον έτος σε σύγκριση με το προηγούμενο έτος)

• Η σύνοψη των εισπρακτέων λογαριασμών παλιώνουν (ώστε να μπορείτε να δείτε ποιοι πελάτες και πελάτες έχουν καθυστερήσει)

• Ο ισολογισμός (ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τα μετρητά και το κεφάλαιο κίνησης και να εντοπίσετε τυχόν αστεία πράγματα)

Επιλέξτε ένα κατάλληλο λογιστικό σύστημα

Όταν χρησιμοποιείτε το QuickBooks, χρησιμοποιείτε είτε λογιστική σε μετρητά είτε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση. Η λογιστική βάσει ταμειακής βάσης είναι καλή όταν οι ταμειακές εισροές μιας επιχείρησης αντικατοπτρίζουν τις πωλήσεις της και οι ταμειακές εκροές της αντικατοπτρίζουν τα έξοδά της. Αυτή η κατάσταση δεν συμβαίνει, ωστόσο, σε πολλές επιχειρήσεις. Ένας κατασκευαστής συμβάσεων μονοκατοικιών, για παράδειγμα, μπορεί να έχει μετρητά (με δανεισμό από τράπεζες), αλλά μπορεί να μην βγάλει χρήματα. Εναλλακτικά, ένας ιδιοκτήτης ενεχυροδανειστηρίου που δανείζει χρήματα με επιτόκιο 22 τοις εκατό μπορεί να βγάλει πολλά χρήματα, ακόμα κι αν τα μετρητά ξεχύνονται καθημερινά από την επιχείρηση.

Κατά γενικό κανόνα, όταν αγοράζετε και πουλάτε αποθέματα, η λογιστική βάσει δεδουλευμένης βάσης λειτουργεί καλύτερα από τη λογιστική σε μετρητά. Ωστόσο, η λογιστική σε ταμειακή βάση συνήθως αναβάλλει τους φόρους εισοδήματος.

Εάν το QuickBooks δεν λειτουργεί για την επιχείρησή σας

Το QuickBooks είναι ένα εξαιρετικό λογιστικό πρόγραμμα μικρών επιχειρήσεων. Αλλά αν το QuickBooks δεν φαίνεται να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας — εάν, για παράδειγμα, χρειάζεστε ένα πρόγραμμα που λειτουργεί καλύτερα για έναν κατασκευαστή ή που περιλαμβάνει κάποιο ειδικό χαρακτηριστικό του κλάδου — μπορεί να θέλετε ένα από τα πιο περίπλοκα (αλλά και πιο ισχυρά ) λογιστικά πακέτα μικρών επιχειρήσεων.

Προτού μεταπηδήσετε από το QuickBooks Pro ή το QuickBooks Premier, φροντίστε να ελέγξετε την έκδοση Enterprise Solutions του QuickBooks, η οποία κοστίζει περισσότερο αλλά λειτουργεί και για μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Η έκδοση Enterprise του QuickBooks φαίνεται και λειτουργεί σχεδόν πανομοιότυπα με τις «κανονικές» εκδόσεις. Αν γνωρίζετε το QuickBooks Pro ή το QuickBooks Premier, κατά συνέπεια, γνωρίζετε ήδη (ή συνήθως γνωρίζετε) το QuickBooks Enterprise.

Εάν η έκδοση Enterprise του QuickBooks δεν λειτουργεί, μπορεί να θέλετε να μιλήσετε με τον λογιστή σας σχετικά με πακέτα που αφορούν τον κλάδο. (Για παράδειγμα, εάν είστε εμπορικός εκτυπωτής, κάποιος πωλητής μπορεί να έχει αναπτύξει ένα ειδικό λογιστικό πακέτο μόνο για εμπορικούς εκτυπωτές.)

Κρατήστε τα πράγματα απλά

Κατά τη διαχείριση οικονομικών υποθέσεων μικρών επιχειρήσεων, κρατήστε τα πράγματα όσο πιο απλά γίνεται. Στην πραγματικότητα, κρατήστε τις επαγγελματικές σας υποθέσεις αρκετά απλές ώστε να μπορείτε εύκολα να καταλάβετε εάν κερδίζετε χρήματα και εάν η επιχείρηση είναι υγιής.

Αυτή η συμβουλή για την απλότητα μπορεί να ακούγεται περίεργη, αλλά μερικές φορές πολύ ευφυείς άνθρωποι μπορούν να δημιουργήσουν τερατώδεις πολύπλοκες χρηματοοικονομικές δομές για τις επιχειρήσεις τους, όπως περίπλοκες συμφωνίες μίσθωσης, δαιδαλώδεις εταιρικές και εταιρικές δομές και εξελιγμένες συμφωνίες κατανομής κερδών και επιμερισμού κόστους με άλλες επιχειρήσεις. Αυτές οι εξαιρετικά εξελιγμένες οικονομικές ρυθμίσεις δεν αποφέρουν κέρδος αν λάβετε υπόψη όλα τα κόστη. Επιπλέον, τέτοιες πολύπλοκες ρυθμίσεις σχεδόν πάντα μετατρέπονται σε πονοκεφάλους διαχείρισης και τήρησης αρχείων.