GoldMine 8 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Το επιχειρηματικό λογισμικό GoldMine σάς βοηθά να οργανώνετε επαφές, να παρακολουθείτε δραστηριότητες, να προγραμματίζετε συναντήσεις, να δημιουργείτε αναφορές και πολλά άλλα. Ενισχύστε τις δεξιότητες CRM (διαχείριση πελατειακών σχέσεων) κατακτώντας το GoldMine 8: Μάθετε πώς να μετακινείτε καρτέλες ανάλογα με τις ανάγκες σας, να βρίσκετε επαφές (εγγραφές) αστραπιαία και να συνδέσετε τα αρχεία σας για να δείτε τις σχέσεις μεταξύ των επαφών σας.

Πώς να μετακινήσετε καρτέλες στο GoldMine

Το λογισμικό GoldMine 8 CRM συνοδεύεται από 18 καθορισμένες καρτέλες και μερικές θα τις χρησιμοποιήσετε περισσότερο από άλλες. Αναδιατάξτε τις καρτέλες GoldMine μετακινώντας τις πάνω ή κάτω, με σειρά προτίμησης, σημασίας ή συχνότητας χρήσης.

Ωστόσο, προτού ξεκινήσετε να μετακινείτε τις καρτέλες GoldMine, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι δεν μπορείτε να τις δείτε όλες ταυτόχρονα, εκτός εάν κάνετε κλικ στο κάτω βέλος στα αριστερά των καρτελών που εμφανίζονται. Στη συνέχεια, βλέπετε μια αναπτυσσόμενη λίστα με όλες τις διαθέσιμες καρτέλες και μπορείτε ακόμη και να πλοηγηθείτε σε καθεμία από αυτές τις περιοχές κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Ακολουθούν δύο παραδείγματα καρτελών Goldmine για να εξετάσετε υποψηφίους για υποβιβασμό από την πρώτη βαθμίδα στη δεύτερη:

• Καρτέλα περίληψη. Εξετάστε το ενδεχόμενο να υποβιβάσετε αυτήν την καρτέλα στο δεύτερο επίπεδο και να την αντικαταστήσετε με την καρτέλα Σύνδεσμοι. Η καρτέλα Σύνδεσμοι σάς βοηθά να παρακολουθείτε όλα τα έγγραφα και τα αρχεία που σχετίζονται με κάθε εγγραφή. Πιθανότατα θα χρησιμοποιείτε την καρτέλα Σύνδεσμοι πιο συχνά από πολλές από τις αρχικές καρτέλες που εμφανίζονται από προεπιλογή.

• Καρτέλα παραπομπών. Αν και θα χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Παραπομπές, πιθανότατα δεν θα τη χρησιμοποιείτε τόσο συχνά.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να υποβιβάσετε μια καρτέλα και να προωθήσετε μια άλλη ταυτόχρονα.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα αριστερά των καρτελών.

Εμφανίζεται μια αναπτυσσόμενη λίστα.

Κάντε κλικ στην Προσαρμογή στο κάτω μέρος της λίστας.

Εμφανίζεται η οθόνη Εμφάνιση καρτελών.

Επισημάνετε την καρτέλα που θέλετε να προωθήσετε ή να υποβιβάσετε.

Δεν χρειάζεται να αγγίξετε το πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά της περιγραφής της καρτέλας. Απλώς επισημάνετε το όνομα της καρτέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση προς τα επάνω ή το κουμπί Μετακίνηση προς τα κάτω όσες φορές θέλετε. Μπορείτε να δείτε την επιλεγμένη καρτέλα να κινείται προς τα πάνω ή προς τα κάτω καθώς κάνετε κλικ.

Όταν ολοκληρώσετε την αναδιάταξη όλων των καρτελών σας, κάντε κλικ στο OK.

Το GoldMine σας επιστρέφει στον κύριο χώρο εργασίας. Οι αλλαγές σας έχουν τεθεί σε ισχύ.

Αυτές οι αλλαγές ισχύουν μόνο για τον τρέχοντα συνδεδεμένο χρήστη και δεν επηρεάζουν κανέναν άλλον. Δεν υπάρχει παγκόσμια ή εταιρική ρύθμιση για αυτό.

Εάν κάποια από τις καρτέλες σας ενοχλεί τόσο πολύ που θέλετε απλώς να την εξαλείψετε, μπορείτε να το κάνετε από την οθόνη Επιλογές καταργώντας την επιλογή του πλαισίου δίπλα σε όποια καρτέλα θέλετε να καταργήσετε. Εάν αλλάξετε γνώμη, κάντε κλικ στο κουμπί Επαναφορά για να επαναφέρετε όλες τις αρχικές, προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

2 τρόποι για να βρείτε εγγραφές σε μια βάση δεδομένων GoldMine

Όταν χρησιμοποιείτε το λογισμικό GoldMine 8 CRM, η εύρεση μιας εγγραφής μπορεί να είναι η πιο συχνή εργασία που εκτελείτε. Μπορείτε να εντοπίσετε οποιαδήποτε εγγραφή — ανεξάρτητα από το πόσα βρίσκονται στη βάση δεδομένων σας στο GoldMine — χρησιμοποιώντας μια απλή αναζήτηση ή μια πιο λεπτομερή αναζήτηση.

Με λίγη εξάσκηση, θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα δημιουργήσετε σχέσεις με τους πελάτες καθώς βάζετε το GoldMine σε λειτουργία. Για παράδειγμα, θα χρειαστεί να αναζητήσετε αρχεία για τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων, τη σύνταξη σημειώσεων ή τον έλεγχο του ιστορικού ενός πελάτη. Και κάθε φορά που χτυπάει το τηλέφωνο, μπορεί να θέλετε να ελέγχετε γρήγορα το αρχείο του καλούντος.

Ο ημι-μυστικός και γρήγορος τρόπος για να βρείτε έναν δίσκο Gold Mine

Εάν χειρίζεστε πολλές τηλεφωνικές κλήσεις κάθε μέρα, μερικές μπορεί να προέρχονται από άτομα που ξέρουν ξεκάθαρα ποιοι είναι, αλλά δεν μπορείτε να θυμηθείτε ποιος είναι. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να γνωρίζει ο μυστήριος πωλητής-πελάτης-καλών είναι ότι δεν τον θυμάστε. Με το GoldMine, μπορείτε να βρείτε γρήγορα και αθόρυβα το αρχείο ενός πελάτη ενώ λέτε ένα γεια και κάνετε κουβέντες.

Τα περισσότερα από τα πεδία στην κύρια οθόνη σάς επιτρέπουν να στρέφετε το ποντίκι σας σε μια ετικέτα και να κάνετε διπλό κλικ, το οποίο ανοίγει ένα παράθυρο περιήγησης. Για παράδειγμα, εάν κάνετε διπλό κλικ στην ετικέτα Τελευταία, εμφανίζεται ένα παράθυρο περιήγησης, όπως αυτό που φαίνεται παρακάτω. Αυτό το παράθυρο περιήγησης ονομάζεται στην πραγματικότητα Κέντρο αναζήτησης.

Σε αυτό το δείγμα παραθύρου περιήγησης, θα δείτε ότι το γράμμα "g" βρίσκεται στο πεδίο αναζήτησης, επομένως το GoldMine παραθέτει όλους τους λογαριασμούς που έχουν μια κύρια επαφή της οποίας το επώνυμο αρχίζει με αυτό το γράμμα:

Για να εμφανιστεί το παράθυρο περιήγησης (Κέντρο αναζήτησης), φροντίστε να κάνετε διπλό κλικ στην ετικέτα του πεδίου — όχι στο πλαίσιο κειμένου στο οποίο εισάγετε δεδομένα.

Ο λεπτομερής τρόπος αναζήτησης στο GoldMine

Το Κέντρο Αναζήτησης GoldMine 8 σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε σύνθετες αναζητήσεις, όπως αναζήτηση σε πολλά πεδία ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να βρείτε όλους τους λογαριασμούς στην Καλιφόρνια που έχουν αριθμούς φαξ. Επεκτείνετε την αναζήτησή σας από μια απλή αναζήτηση ενός πεδίου σε πολλά πεδία κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναζήτηση στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης GoldMine.

Όταν εμφανιστεί το παράθυρο του Κέντρου αναζήτησης, επιλέξτε ποια πεδία θα εμφανίζονται κάνοντας κλικ στο κουμπί Στήλες στην επάνω δεξιά γωνία του Κέντρου αναζήτησης. Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται η οθόνη που φαίνεται παρακάτω:

Ρυθμίστε με ακρίβεια τα πεδία που βλέπετε στο Κέντρο αναζήτησης.

Μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε πεδία (στήλες) από την οθόνη του Κέντρου αναζήτησης, επισημαίνοντας το συγκεκριμένο πεδίο και επιλέγοντας το αριστερό ή το δεξί βέλος στη μέση της οθόνης για να προσθέσετε ή να διαγράψετε τη στήλη.

Τρόπος σύνδεσης εγγραφών χρησιμοποιώντας την καρτέλα Παραπομπές GoldMine

Η καρτέλα Παραπομπές στην κύρια οθόνη του GoldMine 8 σάς δίνει τη δυνατότητα να συνδέσετε μια εγγραφή με μια άλλη ή μια εγγραφή με πολλές άλλες. Η καρτέλα Παραπομπές του GoldMine είναι σχεσιακή, πράγμα που σημαίνει ότι ένα κομμάτι δεδομένων συνδέεται με πολλά τμήματα άλλων δεδομένων.

Συνδέοντας μια εγγραφή με μια άλλη, μπορείτε να δείτε γρήγορα ποια μπορεί να είναι η σχέση μεταξύ δύο ή περισσότερων εγγραφών. Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι ο λογιστής σας παρέπεμψε άλλους 17 πελάτες σε εσάς. Την ευχαριστείτε και καταγράφετε καθεμία από τις παραπομπές στο αρχείο GoldMine του λογιστή σας. Την κάνει να φαίνεται πολύ πιο σημαντική, έτσι δεν είναι;

Μια σημαντική σημείωση είναι ότι η καρτέλα Παραπομπές είναι αμφίδρομη, επομένως αφού συνδέσετε το Α με το Β, το Β συνδέεται ξανά με το Α. Η σχέση λειτουργεί σαν διακόπτης εναλλαγής. Κάνοντας διπλό κλικ σε μια λίστα παραπομπής, εμφανίζεται η εγγραφή με την οποία συνδέεται η παραπομπή. Μπορείτε να επιστρέψετε αμέσως στην αρχική εγγραφή κάνοντας διπλό κλικ στη λίστα παραπομπής ξανά.

Σε αυτήν την εικόνα, μπορείτε να δείτε δύο εγγραφές συνδεδεμένες μεταξύ τους στην καρτέλα Παραπομπές:

Ακόμα κι αν δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε δυνητικούς πελάτες που έχετε δώσει στους αντιπροσώπους, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Παραπομπές για κάποιο είδος σχετικής δραστηριότητας. Η εργασία με έναν λογαριασμό που χρησιμοποιεί έναν σύμβουλο (ή έναν λογιστή ή έναν δικηγόρο) παρέχει μια ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Παραπομπές. Μια παραπομπή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη αν εμφανιστεί αυτός ο ίδιος σύμβουλος σε άλλους λογαριασμούς σας και είναι επίσης σημαντική εάν συμμετέχετε σε ένα σύστημα διανομής πολλαπλών επιπέδων.

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο παραπομπής, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Από την κύρια οθόνη GoldMine, κάντε κλικ στην καρτέλα Παραπομπές.

Κάντε δεξί κλικ στην περιοχή κάτω από την καρτέλα και επιλέξτε Νέο από το μενού συντόμευσης.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο που εμφανίζει όλες τις εγγραφές στη βάση δεδομένων σας.

Κάντε διπλό κλικ στην εγγραφή στην οποία θέλετε να συνδεθείτε.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες παραπομπής, επιτρέποντάς σας να εισαγάγετε τις πληροφορίες παραπομπής. Στην αριστερή πλευρά του πλαισίου διαλόγου, βλέπετε την αρχική εγγραφή και ένα κενό πεδίο αναφοράς κάτω από αυτήν. Στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου βρίσκεται η λίστα για την εγγραφή στην οποία τοποθετείται η παραπομπή. Χρησιμοποιείτε τα δύο πεδία αναφοράς (ένα για κάθε εγγραφή) για να υποδείξετε ποια είναι η σχέση μεταξύ των δύο εγγραφών.

Κάθε ένα από αυτά τα δύο πεδία αναφοράς μπορεί να έχει μια λίστα αναζήτησης. Εάν σκοπεύετε να κάνετε εκτεταμένη χρήση παραπομπών, θα πρέπει να δημιουργήσετε αυτές τις λίστες αναζήτησης για να εξασφαλίσετε κάποια συνέπεια στις σχέσεις που χρησιμοποιείτε.