Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν βλέπουν το λογιστικό σύστημα που περιέχεται στο QuickBooks 2012 ως κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο για την παραγωγή τιμολογίων και επιταγών αποδοχών και πληροφοριών που απαιτούνται για την ετήσια φορολογική δήλωση. Δυστυχώς, αυτή η μακρινή σχέση με το λογιστικό σύστημα σημαίνει ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά δεν αισθάνονται μεγάλη ανάγκη να διαχειριστούν ενεργά τι συμβαίνει με το λογιστικό σύστημα.
Ένα λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι ένα εργαλείο που εσείς, ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, χρησιμοποιείτε για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας. Και μπορεί να είναι αυτό. Αλλά αν πρόκειται να είναι ένα εργαλείο για την καλύτερη διαχείριση της επιχείρησής σας, πρέπει να διαχειριστείτε το σύστημα.
Με άλλα λόγια, συνιστάται να αναλάβετε την ευθύνη να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοι είναι εκπαιδευμένοι να κάνουν τα πράγματα που προστατεύουν το λογιστικό σας σύστημα (όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων) και ότι διασφαλίζετε ότι ολοκληρώνουν τις κατάλληλες λογιστικές διαδικασίες σε μηνιαία και ετήσια βάση βάση (όπως η αποστολή όλων των τιμολογίων, η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών, ο καθαρισμός ακατάστατων συναλλαγών κ.λπ.).
Αυτή η ευθύνη διαχείρισης δεν χρειάζεται να είναι βαριά. Μπορείτε μάλλον εύκολα να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν τα είδη των πραγμάτων που υποτίθεται ότι κάνουν δημιουργώντας μερικές απλές λίστες ελέγχου, όπως ο πίνακας ενός δείγματος λίστας μηνιαίων λογιστικών υποχρεώσεων και δείγματος ετήσιων λογιστικών υποχρεώσεων που εμφανίζονται παρακάτω.
Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως σημεία εκκίνησης για να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα με πράγματα που πρέπει να κάνει ο λογιστής ή ο διευθυντής γραφείου κάθε μήνα ή στο τέλος κάθε έτους.
Δείγμα μηνιαίας λογιστικής λίστας υποχρεώσεων
| Δημιουργήθηκαν αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων και μετακινήθηκαν εκτός τοποθεσίας |
| Οι τραπεζικοί λογαριασμοί συμβιβάστηκαν |
| Όλα τα τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα, εκκαθαριστικά |
| Τυχόν εκκρεμείς λογαριασμοί έχουν καθαριστεί |
| Παραδόθηκαν οι οικονομικές καταστάσεις |
| Αναφέρθηκαν εξαιρέσεις (για παράδειγμα, ληξιπρόθεσμα τιμολόγια, λογαριασμοί, εντολές αγοράς, υπο-αποθηκευμένα είδη αποθέματος) |
Δείγμα Ετήσιας Λογιστικής Λίστας Υποχρεώσεων
| Προσαρμόστε το δοκιμαστικό υπόλοιπο |
| Εγγραφή CD με αριθμούς τέλους έτους για μόνιμη εγγραφή |
| Εξετάστε το ενδεχόμενο να καθαρίσετε τα αρχεία δεδομένων εάν είναι τεράστια |
| Κλείσιμο της χρονιάς όταν πραγματικά τελειώσει |
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
