8 δύσκολες καταστάσεις (και τι να κάνετε στη συνέχεια)

Υπάρχουν μερικές συχνά δύσκολες πραγματικότητες της λογιστικής ζωής που μπορείτε να αποφύγετε εάν χρησιμοποιείτε το MYOB: Πολλαπλές επιχειρήσεις εντάχθηκαν σε μια ενιαία (συχνά προβληματική) επιχείρηση, το χάος που άφησαν πίσω οι προηγούμενοι λογιστές, οφειλές στην εφορία, προϋπολογισμοί που δεν πραγματοποιήθηκαν ποτέ, και πολλά άλλα επιπλέον.

Όταν αντιμετωπίζετε αυτού του είδους τις δύσκολες καταστάσεις, μπορείτε να βασιστείτε σε ένα μείγμα τεχνικών συμβουλών MYOB, τεχνογνωσίας λογιστικών βιβλίων και μιας εσωτερικής τάσης από ιππότη στη διάσωση.

Ασχολείται με 2 ή περισσότερες επιχειρήσεις, όλες σε μία

Αναρωτηθήκατε ποτέ πώς βγάζει τα χρήματά της η επιχείρησή σας; Ίσως κάνετε πολλά διαφορετικά είδη εργασίας, και παρόλο που υποψιάζεστε ότι δεν είναι όλη αυτή η δουλειά επικερδής, δεν είστε σίγουροι τι είναι κερδοφόρο και τι όχι. Ευτυχώς, οι μέρες της απορίας μπορούν τώρα να τελειώσουν, γιατί με την αναφορά εργασίας και κατηγορίας, μπορείτε να ανακαλύψετε τι κάνετε σωστά και τι κάνετε λάθος.

Το MYOB προσφέρει δύο τρόπους ανάλυσης εσόδων και εξόδων:

• Ο πρώτος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες εργασίας για να παρακολουθείτε την κερδοφορία κάθε εργασίας που αναλαμβάνει η επιχείρησή σας, είτε αυτές είναι συμβάσεις, στάδια ενός έργου ή εργασία για συγκεκριμένους πελάτες.

• Ο δεύτερος τρόπος ανάλυσης της κερδοφορίας είναι να χωρίσετε την επιχείρησή σας σε κέντρα κερδοφορίας, χρησιμοποιώντας χαρακτηριστικά κατηγορίας. Οι κατηγορίες λειτουργούν συχνά καλά εάν έχετε μια επιχείρηση που έχει πολλές διαφορετικές τοποθεσίες ή λειτουργεί διαφορετικούς τραπεζικούς λογαριασμούς για διαφορετικά τμήματα.

  	Θέσεις εργασίας	Κατηγορίες
  Tr συναλλαγές	Μπορείτε να εκχωρήσετε μια μεμονωμένη συναλλαγή σε περισσότερες από μία εργασίες	Δεν μπορείτε να εκχωρήσετε μία συναλλαγή σε περισσότερες από μία κατηγορίες
  Ισολογισμοί	Δεν μπορείτε να εκτυπώσετε Ισολογισμό για κάθε εργασία	Μπορείτε να εκτυπώσετε έναν Ισολογισμό για κάθε κατηγορία
  Προϋπολογισμοί	Μπορείτε να δημιουργήσετε προϋπολογισμούς για μεμονωμένες εργασίες	Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε προϋπολογισμούς για κατηγορίες
  Περιουσιακά στοιχεία	Δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε την κίνηση των περιουσιακών στοιχείων για κάθε εργασία	Μπορείτε να παρακολουθείτε την κίνηση των περιουσιακών στοιχείων για κάθε εργασία
  Προειδοποιήσεις	Μπορείτε να ορίσετε τις προτιμήσεις σας έτσι ώστε να λαμβάνετε μια προειδοποίηση εάν ξεχάσετε να προσθέσετε έναν κωδικό εργασίας σε μια γραμμή συναλλαγής	Δεν μπορείτε να ορίσετε τις προτιμήσεις σας έτσι ώστε να λαμβάνετε μια προειδοποίηση εάν ξεχάσετε να προσθέσετε έναν κωδικό κατηγορίας σε μια συναλλαγή
  Έλεγχοι	Δεν μπορείτε να ορίσετε τις προτιμήσεις σας έτσι ώστε μια συναλλαγή να καταγράφεται μόνο εάν κάθε γραμμή έχει έναν κωδικό εργασίας	Μπορείτε να ορίσετε τις προτιμήσεις σας έτσι ώστε μια συναλλαγή να καταγράφεται μόνο εάν έχει κωδικό κατηγορίας
  Κεφαλίδες	Μπορείτε να έχετε εργασίες κεφαλίδας και λεπτομερειών	Δεν μπορείτε να έχετε κατηγορίες κεφαλίδων και λεπτομερειών
  Σύνδεση με πελάτες	Μπορείτε να συνδέσετε εργασίες με συγκεκριμένους πελάτες	Δεν μπορείτε να συνδέσετε κατηγορίες με πελάτες
  Σύνδεση με έξοδα	Μπορείτε να συνδέσετε τα έξοδα με θέσεις εργασίας, ώστε να μπορούν να επισημανθούν για αποζημίωση κατά την τιμολόγηση πελατών	Δεν μπορείτε να συνδέσετε κατηγορίες με έξοδα χρέωσης

Νιωθω μπερδεμενος? Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε θέσεις εργασίας για να αναλύσετε την κερδοφορία μεμονωμένων κέντρων κόστους, έργων ή εγχειρημάτων, αλλά να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες για να παρακολουθείτε την κερδοφορία σαφώς ξεχωριστών επιχειρηματικών επιχειρήσεων ή τοποθεσιών.

Φτιάχνοντας ένα μεταξωτό πορτοφόλι από το αυτί μιας χοιρομητέρας

Έχετε κληρονομήσει μια εργασία τήρησης βιβλίων από κάποιον που ήταν στην πραγματικότητα ψυχαναγκαστικός θησαυριστής και ο οποίος εξέφρασε αυτό το χαρακτηριστικό δημιουργώντας μια λίστα λογαριασμών στο MYOB που περιλαμβάνει κάθε λογαριασμό που θα μπορούσατε ποτέ να φανταστείτε;

Ίσως έχετε φτάσει ακόμη και στο επόμενο στάδιο και αποφασίσατε να διαγράψετε όλους αυτούς τους λογαριασμούς που δεν χρειάζεστε πλέον. Αυτό είναι το σημείο όπου μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα: Κάθε φορά που πηγαίνετε να διαγράψετε έναν λογαριασμό, το MYOB αρνείται να παίξει, λέγοντας ότι ο λογαριασμός περιέχει ιστορικές πληροφορίες.

Σε αυτήν την περίπτωση, ο τρόπος για να απαλλαγείτε από έναν ανεπιθύμητο λογαριασμό είναι να τον συνδυάσετε με έναν λογαριασμό που θέλετε. Για να συνδυάσετε δύο λογαριασμούς, μεταβείτε στη Λίστα λογαριασμών, επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να διατηρήσετε (το MYOB αποκαλεί αυτόν τον Κύριο λογαριασμό σας) και κάντε κλικ στο Συνδυασμός λογαριασμών. Στο παράθυρο Συνδυασμός λογαριασμών που εμφανίζεται, επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να συγχωνεύσετε (που ονομάζεται δευτερεύων λογαριασμός σας) και κάντε κλικ στο Συνδυασμός λογαριασμών άλλη μια φορά. Κάντε κλικ στο OK για να προχωρήσετε. Ολα τελείωσαν!

Παρακολούθηση εσόδων και εξόδων από ενοικιάσεις ακινήτων

Έχετε μια επένδυση σε ενοικίαση ακινήτων καθώς και μια επιχείρηση; Εάν θέλετε να παρακολουθείτε τα πάντα σε ένα μόνο αρχείο MYOB, τότε μπορείτε.

Μεταβείτε στη Λίστα λογαριασμών σας και κοιτάξτε στην κορυφή. Μπορείτε να δείτε την καρτέλα που λέει Άλλα έσοδα και την καρτέλα που λέει Άλλα Έξοδα; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ταξινομήσεις για να παρακολουθείτε το εισόδημα από ενοίκια και τα έξοδα ενοικίασης ακινήτων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διατηρήσετε τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης ξεχωριστά από τις επενδύσεις σας σε ακίνητα.

Αντιμετώπιση μετοχών και μερισμάτων

Θέλετε να μάθετε πώς να καταγράφετε την αγορά μετοχών και τα έσοδα από μερίσματα στο MYOB; Η απάντηση είναι σύντομη και γλυκιά. Απλά μην το κάνεις. Για να το κάνετε αυτό είναι σαν να προσπαθείτε να κόψετε ένα δέντρο χρησιμοποιώντας ένα μαχαίρι.

Αντίθετα, τραπεζικά μερίσματα στον προσωπικό σας λογαριασμό και αγοράστε νέες μετοχές από τον προσωπικό σας λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε ένα απλό χειρόγραφο βιβλίο ή ένα υπολογιστικό φύλλο για να παρακολουθείτε αυτές τις συναλλαγές και να παρέχετε μια περίληψη στον λογιστή σας στο τέλος κάθε έτους.

Χρέωση με την ATO

Αυτή είναι η δύσκολη κατάσταση όπου διαπιστώνετε ότι δεν μπορείτε να πληρώσετε έγκαιρα τη δήλωση επιχειρηματικής δραστηριότητας και καταλήγετε να οφείλετε χρήματα στην Αυστραλιανή Φορολογική Υπηρεσία.

Σε αυτήν την περίπτωση, το ATO σας στέλνει μια δήλωση κάθε μήνα που δείχνει πόσα οφείλετε. Για να έχουν νόημα οι λογαριασμοί σας, θα πρέπει να συμπεριλάβετε αυτή την υποχρέωση στους λογαριασμούς σας. Δείτε πώς:

Μεταβείτε στη Λίστα λογαριασμών σας και δημιουργήστε έναν νέο λογαριασμό υποχρέωσης που ονομάζεται "Χρήματα που οφείλονται σε ATO".

Ως Τύπος λογαριασμού, επιλέξτε Πιστωτική κάρτα.

Μεταβείτε στο Spend Money και καταγράψτε την πληρωμή της Δήλωση Δραστηριότητας σαν να την πληρώνετε πλήρως.

Η γενική ιδέα είναι ότι μοιράζετε την πληρωμή σας μεταξύ του λογαριασμού σας GST Collected, του λογαριασμού σας GST Paid και, εάν έχετε υπαλλήλους, του λογαριασμού σας PAYG Holding.

Πριν κάνετε κλικ στην επιλογή Εγγραφή, επιλέξτε Money Owing to ATO ως τραπεζικό λογαριασμό σας στην επάνω αριστερή γωνία.

Η καταγραφή μιας συναλλαγής με αυτόν τον τρόπο εκκαθαρίζει τους λογαριασμούς GST και PAYG στα σωστά ποσά και δείχνει σωστά την υποχρέωση ATO.

Κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια πληρωμή έναντι αυτού του χρέους, καταγράψτε αυτήν την πληρωμή στο Spend Money και κατανείμετε αυτήν την πληρωμή στον λογαριασμό σας Money Owing to ATO.

Συμφιλιώστε αυτόν τον λογαριασμό με τον ίδιο τρόπο που θα συμβιβάζατε οποιονδήποτε άλλο τραπεζικό λογαριασμό.

Θα πρέπει να συμβιβάζετε αυτόν τον λογαριασμό κάθε φορά που η εφορία σας στέλνει αντίγραφο.

Διατήρηση προϋπολογισμών σε καλό δρόμο

Οι προϋπολογισμοί είναι τόσο τεστ προσωπικότητας όσο και άσκηση αριθμητικής και προγραμματισμού. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να βοηθήσετε τους προϋπολογισμούς σας να πλησιάσουν το όριο:

• Σκεφτείτε το άτομο (είτε είστε εσείς είτε κάποιος άλλος) που συνθέτει τις φιγούρες. Είναι αισιόδοξοι ή απαισιόδοξοι; Ανάλογα με την απάντηση σε αυτήν την ερώτηση, προσαρμόστε ανάλογα τα νούμερα σας.

• Οι πωλητές είναι αισιόδοξοι (δεν θα επιβίωναν στις δουλειές τους διαφορετικά). Πάρτε τις προβλέψεις των πωλήσεών τους με μια πρέζα αλάτι.

• Εάν έχετε πολλά άτομα που εργάζονται στην επιχείρησή σας, ζητήστε τους τη συμβολή τους στα μεγέθη του προϋπολογισμού. Όσο περισσότερο συμμετέχουν όλοι, τόσο πιο ρεαλιστικός και εφικτός είναι ο προϋπολογισμός.

• Μόλις περάσει ο πρώτος μήνας, συγκρίνετε τους προϋπολογισμούς με τους πραγματικούς, χρησιμοποιώντας την αναφορά Ανάλυσης Προϋπολογισμού Κέρδους και Ζημίας του MYOB. Κάνετε αυτό κάθε μήνα για να κατακτήσετε την αληθινή τέχνη του βλέμματος με κρυστάλλινες σφαίρες.

• Να επιτρέπετε πάντα απρόβλεπτα έξοδα, ειδικά εάν κάνετε έναν προϋπολογισμό για μια νέα επιχείρηση. Τα πράγματα κοστίζουν πάντα περισσότερο από όσο νομίζεις.

• Εξετάστε προσεκτικά το χρονοδιάγραμμα των παράτυπων πληρωμών, όπως τριμηνιαίους λογαριασμούς ρεύματος, μήνες με πέντε εβδομάδες πληρωμής και ετήσια ασφάλιστρα.

Εργασία με γενικά περιοδικά

Τα γενικά περιοδικά είναι συνήθως ο τομέας των λογιστών, αλλά αν είστε σοβαροί σε αυτό το παιχνίδι MYOB, αργά ή γρήγορα κάποιος ή άλλος μπορεί να σας ζητήσει να καταγράψετε ένα γενικό περιοδικό. Ίσως προσαρμόζετε τις αποσβέσεις, καταγράφετε μια προσαρμογή στο τέλος του έτους ή ανακατανέμετε τα έξοδα από τον έναν λογαριασμό στον άλλο.

Ακολουθούν ορισμένες γενικές συμβουλές για το πώς να αντιμετωπίσετε αυτήν την ιδιαίτερα δύσκολη κατάσταση:

Μεταβείτε στο κέντρο εντολών "Λογαριασμοί" και κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή καταχώρισης ημερολογίου.

Σταματήστε για λίγο και σκεφτείτε προσεκτικά την ημερομηνία.

Τα γενικά περιοδικά είναι συνήθως προσαρμογές του ενός ή του άλλου είδους και τις περισσότερες φορές θα πρέπει να δίνεται μια ημερομηνία διαφορετική από την προσφερόμενη ημερομηνία συστήματος. Ημερομηνία του ημερολογίου για να ταιριάζει με την περίοδο για την οποία γίνεται η προσαρμογή — εάν κάνετε μια εγγραφή απόσβεσης για τον Νοέμβριο, ημερομηνία του ημερολογίου ως Νοέμβριος.

Καταγράψτε ένα λεπτομερές Σημείωμα.

Εξηγήστε τι κάνετε και γιατί.

Χρεώστε έναν λογαριασμό ή λογαριασμούς και πιστώστε έναν λογαριασμό ή πολλούς λογαριασμούς.

Για κάθε γραμμή, μπορείτε να εισαγάγετε ένα ποσό στη στήλη Χρέωση ή στη στήλη Πίστωση — όχι και στις δύο. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε όσες γραμμές θέλετε.

Σκεφτείτε τους φορολογικούς κωδικούς για κάθε γραμμή.

Τα περισσότερα γενικά περιοδικά δεν επηρεάζουν το GST, επομένως ο συνήθης φορολογικός κώδικας είναι NT. Ωστόσο, εάν δεν είστε σίγουροι, ρωτήστε τον λογιστή σας.

Ελέγξτε ότι οι συνολικές χρεώσεις αντιστοιχούν στις συνολικές πιστώσεις.

Το κάνουν? Στη συνέχεια, το ποσό εκτός υπολοίπου στο κάτω μέρος θα πρέπει να εμφανίζεται ως μηδέν

Κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή για να ολοκληρώσετε το ημερολόγιό σας.

Η πράξη έγινε.

Διαχείριση συναλλαγών στο εξωτερικό

Το MYOB AccountRight δεν περιλαμβάνει επί του παρόντος λειτουργίες σε ξένο νόμισμα. Ποιες είναι οι λύσεις σε αυτό το δίλημμα;

• Εάν εξάγετε αγαθά στο εξωτερικό, αλλά οι πωλήσεις σας είναι σε δολάρια Αυστραλίας, ακόμα κι αν εξάγετε αγαθά στο εξωτερικό, τότε δεν χρειάζεστε χαρακτηριστικά ξένου νομίσματος.

• Ομοίως, εάν αγοράζετε αγαθά από το εξωτερικό χρησιμοποιώντας δολάρια Αυστραλίας, δεν χρειάζεστε ξένο νόμισμα. Για παράδειγμα, εάν αγοράσετε κάτι χρησιμοποιώντας την αυστραλιανή πιστωτική σας κάρτα, ακόμα κι αν η τιμή που αναφέρεται ήταν σε δολάρια ΗΠΑ, όταν το ποσό εμφανίζεται στην κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού σας, αυτό το ποσό θα έχει ήδη μετατραπεί σε δολάρια Αυστραλίας.

• Εάν δεν έχετε αγοράσει ήδη το MYOB, μπορείτε ακόμα να επιλέξετε την παλιά έκδοση MYOB Premier Classic, η οποία περιλάμβανε ξένο νόμισμα. Ωστόσο, το κύριο μειονέκτημα είναι ότι αυτή η έκδοση δεν περιλαμβάνει ροές τραπεζών ή λειτουργίες cloud.

Τέλος, προτού κάνετε οτιδήποτε, επικοινωνήστε με την Εξυπηρέτηση Πελατών της MYOB. Οι δυνατότητες στο MYOB AccountRight αλλάζουν συνεχώς.