5 Λογιστικά στοιχεία ελέγχου για QuickBooks

Ακολουθεί μια γρήγορη σύνοψη πέντε ισχυρών τεχνικών για την ελαχιστοποίηση των προβλημάτων που εμφανίζονται όταν έχετε άτομα με διαφορετικά επίπεδα δεξιοτήτων και αξιοπιστίας που εργάζονται με τα δεδομένα σας QuickBooks:

• Συγκρίνετε τακτικά τις μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων με τις λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων. Ένα πράγμα που μπορείτε να κάνετε, τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία, είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία. Η συχνή καταμέτρηση των πιο πολύτιμων και πιο εύκολα κλοπιμαίων αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση του αποθέματος εντοπίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος προσδιορίζοντας τον τύπο του αποθέματος που κλέβεται συχνότερα ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.

• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, κατά τη γνώμη μου, είναι να συμβιβάσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν πώς να γράψουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Ένας σίγουρος τρόπος για να βρείτε μια εικονική και δόλια συναλλαγή είναι να ζητήσετε από τον ιδιοκτήτη να συμβιβάσει την τραπεζική κίνηση. Επιπρόσθετα, οποιεσδήποτε ξεφλουδισμένες, ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τις επιταγές.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φυσική φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, δεν είναι πάντα εύκολο να διαχωριστεί η λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για αυτήν τη δραστηριότητα. Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφής από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα. Ένας υπάλληλος καταστήματος, για παράδειγμα, μπορεί να μπορεί να κλέβει εύκολα τσιγάρα και επίσης να προσαρμόζει τα αρχεία αποθεμάτων μέσω πωλήσεων τσιγάρων σε ταμειακή μηχανή. Ωστόσο, οπουδήποτε μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική επιμέλεια από τη λογιστική, πραγματοποιείται ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το άτομο που κάνει τη λογιστική ελέγχει έμμεσα τη φροντίδα του περιουσιακού στοιχείου από τους φυσικούς θεματοφύλακες.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν QuickBooks εάν έχετε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους, για δύο βασικούς λόγους: Κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει ακούσια λάθη και τα ακατάστατα λογιστικά αρχεία συγκαλύπτουν την κλοπή εργαζομένων.

• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Εδώ είναι μια τελευταία τεχνική που αξίζει να εξεταστεί. Αν και δεν απαιτείται να κλείσετε το οικονομικό έτος στο QuickBooks, μπορεί να θέλετε να το κάνετε για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Δείτε πώς: Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, επιλέξτε Λογιστικά, επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας κλεισίματος Ημερομηνία/Κωδικός πρόσβασης. Όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, καθορίστε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης. Αφού παρέχετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks απαγορεύει ή περιορίζει στους χρήστες να αλλάζουν ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος.