5 Καλοί λογιστικοί έλεγχοι που ελαχιστοποιούν την κλοπή

Ακολουθεί μια σύνοψη πέντε ισχυρών τεχνικών για την ελαχιστοποίηση των προβλημάτων που εμφανίζονται όταν έχετε άτομα με διαφορετικά επίπεδα δεξιοτήτων και επίπεδα αξιοπιστίας που εργάζονται με τα δεδομένα σας QuickBooks:

• Συγκρίνετε τακτικά τις μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων με τις λογιστικές εγγραφές αποθεμάτων. Ένα από τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε, τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία, είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία.

  Αυτή η προσέγγιση για τη συχνή καταμέτρηση των πιο πολύτιμων και πιο εύκολα στην κλοπή αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση του αποθέματος εντοπίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος προσδιορίζοντας τον τύπο του αποθέματος που κλέβεται συχνότερα ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.

• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Μια άλλη μέθοδος που θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι να εναρμονίσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν πώς να γράψουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης.

  Ένας σίγουρος τρόπος για να βρείτε μια πλασματική και δόλια συναλλαγή είναι να ζητήσετε από τον ιδιοκτήτη να συμβιβάσει την τραπεζική κίνηση. Επιπλέον, οποιεσδήποτε ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τις επιταγές.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φυσική φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για αυτήν τη δραστηριότητα.

  Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφής από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα. Ένας υπάλληλος καταστήματος, για παράδειγμα, μπορεί εύκολα να είναι σε θέση να κλέψει τσιγάρα και επίσης να προσαρμόσει τα αρχεία αποθεμάτων μέσω των πωλήσεων ταμειακών μηχανών για τσιγάρα. Ωστόσο, οπουδήποτε μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική επιμέλεια από τη λογιστική, εμφανίζεται ένας ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το άτομο που κάνει τη λογιστική ελέγχει έμμεσα τη φροντίδα του περιουσιακού στοιχείου από τους φυσικούς θεματοφύλακες.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν QuickBooks εάν έχετε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:

  • Πρώτον, κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί τα QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει ακούσια σφάλματα.

  • Δεύτερον, τα ακατάστατα λογιστικά αρχεία καμουφλάρουν την κλοπή εργαζομένων.

• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Αν και δεν απαιτείται να κλείσετε το οικονομικό έτος στο QuickBooks, μπορεί να θέλετε να το κάνετε για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας. Δείτε πώς:

  Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία→ Προτιμήσεις

  Επιλέξτε την καρτέλα Λογιστικά→ Προτιμήσεις εταιρείας

  Κάντε κλικ στο κουμπί Closing Date Set Date/Password.

  Όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, καθορίστε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης.

  Αφού παρέχετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks απαγορεύει ή περιορίζει στους χρήστες να αλλάζουν ή να εισάγουν συναλλαγές με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος.