4 τρόποι για να διατηρείτε τακτοποιημένα τα οικονομικά αρχεία στο QuickBooks 2015

Η αξιοπιστία και η χρησιμότητα των δεδομένων σας QuickBooks 2015 εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο τακτοποιημένο και τακτοποιημένο διατηρείτε τα οικονομικά σας αρχεία. Για να βοηθήσετε εσάς ή το προσωπικό σας να κάνετε καλύτερη δουλειά σε αυτό, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τέσσερις τεχνικές.

Τεχνική #1: Εναρμονίζετε τακτικά τους τραπεζικούς λογαριασμούς QuickBooks σας

Όταν αφιερώνετε χρόνο για να συμβιβάσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό, όχι μόνο βελτιώνετε την ακρίβεια των αρχείων του τραπεζικού σας λογαριασμού (συμπεριλαμβανομένων των υπολοίπων του λογαριασμού σας). αλλά ελέγχετε επίσης έμμεσα μια δέσμη άλλων συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων όλων των εσόδων που εισρέουν σε έναν συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό. Και ελέγχετε τα έξοδα που πληρώνονται από έναν συγκεκριμένο λογαριασμό.

Λοιπόν, κατώτατη γραμμή: Συμφωνείτε τακτικά τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας.

Τεχνική #2: Ενημέρωση υπολοίπων λογαριασμών δανείου

Εάν έχετε δανειστεί χρήματα από την τράπεζα, θα πρέπει να ελέγξετε ξανά το υπόλοιπο του λογαριασμού. Και θα πρέπει να ενημερώσετε το υπόλοιπο του λογαριασμού εάν δεν ταιριάζει με τα αρχεία τέλους έτους του δανειστή.

Τα υπόλοιπα των λογαριασμών δανείων συνήθως πηγαίνουν «στραβά» με την πάροδο του χρόνου, επειδή η κατανομή των πληρωμών στα στοιχεία κεφαλαίου και τόκου είναι ελαφρώς μειωμένη. Αυτό το σφάλμα αρχίζει να προστίθεται με την πάροδο του χρόνου.

Μπορείτε συχνά να διορθώσετε τα υπόλοιπα των λογαριασμών δανείου προσθέτοντας μια ημερολογιακή καταχώριση που "διορθώνει" το λανθασμένο υπόλοιπο λογαριασμού και στη συνέχεια ρίχνει τον απαιτούμενο συμψηφισμό χρέωσης ή πίστωσης στην κατηγορία εξόδων τόκων δανείου.

Τεχνική #3: Έλεγχος για ορφανές πληρωμές

Οι άνθρωποι βρίσκουν εκπληκτικά εύκολο να εισαγάγουν πληρωμές πελατών, αλλά στη συνέχεια δεν εφαρμόζουν ποτέ τις πληρωμές σε ένα τιμολόγιο. Όταν συμβαίνει αυτό το σφάλμα παράλειψης, η επιχείρηση παραλείπει τα έσοδα από την κατάσταση αποτελεσμάτων και υποτιμά τα έσοδα και τα κέρδη της. Άρα αυτό είναι ένα κακό λάθος.

Μπορείτε να βρείτε οποιαδήποτε από αυτές τις ορφανές πληρωμές στο αρχείο QuickBooks σας, δημιουργώντας έναν ισολογισμό σε μετρητά. Εάν ένα υπόλοιπο ταμειακής βάσης εμφανίζει αρνητική αξία για εισπρακτέους λογαριασμούς, αυτό σημαίνει ότι έχετε καταχωρίσει πληρωμές στα QuickBooks, αλλά δεν εφαρμόσατε ποτέ την πληρωμή σε τιμολόγιο.

Για να διορθώσετε αυτό το σφάλμα (ή να διορθώσετε αυτό το σφάλμα πολλές φορές, εάν έχετε κάνει πολλά σφάλματα), πρέπει να σελιδοποιήσετε τις πληρωμές των πελατών σας ή να δημιουργήσετε μια αναφορά συναλλαγών ώστε ένας πελάτης να βρει αυτές που δεν έχετε εφαρμόσει.

Τεχνική #4: Ελέγξτε τον ισολογισμό σας

Γνωρίζετε πού εμφανίζονται τα λογιστικά σφάλματα συχνά πιο εντυπωσιακά; Στον ισολογισμό σας.

Για το λόγο αυτό, αποκτήστε τη συνήθεια να παράγετε τακτικά έναν ισολογισμό. Αναζητήστε περίεργους αριθμούς, για παράδειγμα, μη κατατεθειμένα κεφάλαια που ανέρχονται σε 40.000 $ (που σημαίνει ότι η QuickBooks πιστεύει ότι έχετε 40 γραμμάρια μετρητά γύρω από το γραφείο) ή ένα υπόλοιπο μετρητών που είναι 11.000 $ (που σημαίνει ότι έχετε υπερανάληψη του λογαριασμού όψεως κατά 11 γραμμάρια).

Μπορείτε να ερευνήσετε αστείους αριθμούς ισολογισμού κάνοντας διπλό κλικ στην περιττή τιμή στο παράθυρο αναφοράς και, στη συνέχεια, κοιτάζοντας τα δεδομένα συναλλαγής που αθροίζονται σε κάποια προφανώς λανθασμένη τιμή.

Ένα τελευταίο σημείο σχετικά με αυτήν την τεχνική ελέγχου σφαλμάτων: Συχνά, το σφάλμα που δημιουργεί μια τρελή αξία ισολογισμού δεν είναι μια συναλλαγή που έχει εισαχθεί λανθασμένα, αλλά μια συναλλαγή που έχει παραληφθεί.

Εάν θέλετε πραγματικά να εμβαθύνετε στο θέμα της εκκαθάρισης του ισολογισμού, μπορείτε να περιηγηθείτε σε μια πολύ μεγαλύτερη λίστα εργασιών εκκαθάρισης ισολογισμού στο ιστολόγιο Evergreen Small Business .


Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών Slack

Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών Slack

Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.

Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα προμηθευτών QuickBooks 2010

Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα προμηθευτών QuickBooks 2010

Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστών του αρχείου δεδομένων QuickBooks 2010

Πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστών του αρχείου δεδομένων QuickBooks 2010

Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]

Πώς να εισαγάγετε λογαριασμούς στο QuickBooks Online

Πώς να εισαγάγετε λογαριασμούς στο QuickBooks Online

Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]

Τρόπος χρήσης του QuickBooks Online Client Collaborator Tool

Τρόπος χρήσης του QuickBooks Online Client Collaborator Tool

Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]

Φύλλο εξαπάτησης Slack For LuckyTemplates

Φύλλο εξαπάτησης Slack For LuckyTemplates

Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.

Πώς να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks 2018

Πώς να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks 2018

Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]

Δημιουργία αναφοράς QuickBooks 2018

Δημιουργία αναφοράς QuickBooks 2018

Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]

Φύλλο εξαπάτησης QuickBooks QBi For LuckyTemplates

Φύλλο εξαπάτησης QuickBooks QBi For LuckyTemplates

Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.

Μαθήματα κοστολόγησης βάσει δραστηριότητας στο QuickBooks 2014

Μαθήματα κοστολόγησης βάσει δραστηριότητας στο QuickBooks 2014

Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]