4 τρόποι για να διατηρείτε τακτοποιημένα οικονομικά αρχεία στο QuickBooks 2016

Η αξιοπιστία και η χρησιμότητα των δεδομένων σας QuickBooks 2016 εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο τακτοποιημένο και τακτοποιημένο διατηρείτε τα οικονομικά σας αρχεία. Για να βοηθήσετε εσάς ή το προσωπικό σας να κάνετε καλύτερη δουλειά σε αυτό, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τέσσερις τεχνικές.

Τεχνική #1: Εναρμονίζετε τακτικά τους τραπεζικούς λογαριασμούς QuickBooks σας

Όταν αφιερώνετε χρόνο για να συμβιβάσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό, όχι μόνο βελτιώνετε την ακρίβεια των αρχείων του τραπεζικού σας λογαριασμού (συμπεριλαμβανομένων των υπολοίπων του λογαριασμού σας). αλλά ελέγχετε επίσης έμμεσα μια δέσμη άλλων συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων όλων των εσόδων που εισρέουν σε έναν συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό. Και ελέγχετε τα έξοδα που πληρώνονται από έναν συγκεκριμένο λογαριασμό.

Λοιπόν, κατώτατη γραμμή: Συμφωνείτε τακτικά τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας.

Τεχνική #2: Ενημέρωση υπολοίπων λογαριασμών δανείου

Εάν έχετε δανειστεί χρήματα από την τράπεζα, θα πρέπει να ελέγξετε ξανά το υπόλοιπο του λογαριασμού. Και θα πρέπει να ενημερώσετε το υπόλοιπο του λογαριασμού εάν δεν ταιριάζει με τα αρχεία τέλους έτους του δανειστή.

Τα υπόλοιπα των λογαριασμών δανείων συνήθως πηγαίνουν «στραβά» με την πάροδο του χρόνου, επειδή η κατανομή των πληρωμών στα στοιχεία κεφαλαίου και τόκου είναι ελαφρώς μειωμένη. Αυτό το σφάλμα αρχίζει να προστίθεται με την πάροδο του χρόνου.

Μπορείτε συχνά να διορθώσετε τα υπόλοιπα των λογαριασμών δανείου προσθέτοντας μια ημερολογιακή καταχώριση που "διορθώνει" το λανθασμένο υπόλοιπο λογαριασμού και στη συνέχεια ρίχνει τον απαιτούμενο συμψηφισμό χρέωσης ή πίστωσης στην κατηγορία εξόδων τόκων δανείου.

Τεχνική #3: Έλεγχος για ορφανές πληρωμές

Οι άνθρωποι βρίσκουν εκπληκτικά εύκολο να εισαγάγουν πληρωμές πελατών, αλλά στη συνέχεια δεν εφαρμόζουν ποτέ τις πληρωμές σε ένα τιμολόγιο. Όταν συμβαίνει αυτό το σφάλμα παράλειψης, η επιχείρηση παραλείπει τα έσοδα από την κατάσταση αποτελεσμάτων και υποτιμά τα έσοδα και τα κέρδη της. Άρα αυτό είναι ένα κακό λάθος.

Μπορείτε να βρείτε οποιαδήποτε από αυτές τις ορφανές πληρωμές στο αρχείο QuickBooks σας, δημιουργώντας έναν ισολογισμό σε μετρητά. Εάν ένα υπόλοιπο ταμειακής βάσης εμφανίζει αρνητική αξία για εισπρακτέους λογαριασμούς, αυτό σημαίνει ότι έχετε καταχωρίσει πληρωμές στα QuickBooks, αλλά δεν εφαρμόσατε ποτέ την πληρωμή σε τιμολόγιο.

Για να διορθώσετε αυτό το σφάλμα (ή να διορθώσετε αυτό το σφάλμα πολλές φορές, εάν έχετε κάνει πολλά σφάλματα), πρέπει να σελιδοποιήσετε τις πληρωμές των πελατών σας ή να δημιουργήσετε μια αναφορά συναλλαγών ώστε ένας πελάτης να βρει αυτές που δεν έχετε εφαρμόσει.

Τεχνική #4: Ελέγξτε τον ισολογισμό σας

Γνωρίζετε πού εμφανίζονται τα λογιστικά σφάλματα συχνά πιο εντυπωσιακά; Στον ισολογισμό σας.

Για το λόγο αυτό, αποκτήστε τη συνήθεια να παράγετε τακτικά έναν ισολογισμό. Αναζητήστε περίεργους αριθμούς, για παράδειγμα, μη κατατεθειμένα κεφάλαια που ανέρχονται σε 40.000 $ (που σημαίνει ότι η QuickBooks πιστεύει ότι έχετε 40 γραμμάρια μετρητά γύρω από το γραφείο) ή ένα υπόλοιπο μετρητών που είναι 11.000 $ (που σημαίνει ότι έχετε υπερανάληψη του λογαριασμού όψεως κατά 11 γραμμάρια).

Μπορείτε να ερευνήσετε αστείους αριθμούς ισολογισμού κάνοντας διπλό κλικ στην περιττή τιμή στο παράθυρο αναφοράς και, στη συνέχεια, κοιτάζοντας τα δεδομένα συναλλαγής που αθροίζονται σε κάποια προφανώς λανθασμένη τιμή.

Ένα τελευταίο σημείο σχετικά με αυτήν την τεχνική ελέγχου σφαλμάτων: Συχνά, το σφάλμα που δημιουργεί μια τρελή αξία ισολογισμού δεν είναι μια συναλλαγή που έχει εισαχθεί λανθασμένα, αλλά μια συναλλαγή που έχει παραληφθεί.

Εάν θέλετε πραγματικά να εμβαθύνετε στο θέμα της εκκαθάρισης του ισολογισμού, μπορείτε να περιηγηθείτε σε μια πολύ μεγαλύτερη λίστα εργασιών εκκαθάρισης ισολογισμού στο ιστολόγιο μου στο Evergreen Small Business .