11 πράγματα που πρέπει να κάνετε εάν ο μη διαδικτυακός λογαριασμός σας δεν είναι ισορροπημένος στο QuickBooks 2016

Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για την εναρμόνιση ενός λογαριασμού όταν αντιμετωπίζετε προβλήματα στο QuickBooks. Εάν κάθεστε μπροστά στον υπολογιστή σας και σφίγγετε τα χέρια σας, δοκιμάστε τις συμβουλές σε αυτήν την ενότητα:

• Βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε με τον σωστό λογαριασμό. Ακούγεται χαζό, έτσι δεν είναι; Ωστόσο, εάν έχετε πολλούς τραπεζικούς λογαριασμούς, είναι πολύ εύκολο να καταλήξετε σε λάθος λογαριασμό. Προχωρήστε λοιπόν και επιβεβαιώστε, για παράδειγμα, ότι προσπαθείτε να συμβιβάσετε τον λογαριασμό όψεως στη Mammoth International Bank, χρησιμοποιώντας την κίνηση του λογαριασμού ελέγχου Mammoth International Bank.

• Ψάξτε για συναλλαγές που έχει καταγράψει η τράπεζα αλλά δεν το έχετε καταγράψει. Ανατρέξτε στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει κάθε συναλλαγή που έχει καταγράψει η τράπεζά σας. Μπορείτε εύκολα να παραβλέψετε αναλήψεις από μηχάνημα μετρητών, ειδικές χρεώσεις ή χρεώσεις υπηρεσιών (όπως χρεώσεις για επιταγές ή χρηματοκιβώτιο), αυτόματες αναλήψεις, άμεσες καταθέσεις κ.λπ.

  Εάν η διαφορά είναι θετική —δηλαδή, η τράπεζα πιστεύει ότι έχετε λιγότερα χρήματα από όσα νομίζετε ότι θα έπρεπε να έχετε— μπορεί να χάσετε μια συναλλαγή ανάληψης. Εάν η διαφορά είναι αρνητική, μπορεί να λείπει μια συναλλαγή κατάθεσης.

• Αναζητήστε αντίστροφες συναλλαγές. Εδώ είναι ένα δύσκολο: Αν κατά λάθος καταχωρίσετε μια συναλλαγή προς τα πίσω — μια κατάθεση ως ανάληψη ή μια ανάληψη ως κατάθεση — ο λογαριασμός σας δεν ισορροπεί. Και το σφάλμα μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθεί. Το παράθυρο Συμφωνία εμφανίζει όλες τις σωστές συναλλαγές, αλλά ένα ποσό συναλλαγής εμφανίζεται σε λάθος λίστα. (Το ποσό εμφανίζεται στη λίστα Καταθέσεις και Άλλες Πιστώσεις όταν ανήκει στη λίστα Επιταγές και Πληρωμές ή αντίστροφα.) Η επιταγή που γράψατε στην Acme Housewreckers για την κατεδάφιση του χώρου στάθμευσης σας εμφανίζεται στη λίστα Καταθέσεις και άλλες πιστώσεις, για παράδειγμα.

• Αναζητήστε μια συναλλαγή που είναι ίση με τη μισή διαφορά. Ένας εύχρηστος τρόπος για να βρείτε τη συναλλαγή που καταχωρίσατε προς τα πίσω —αν έχετε μόνο μία— είναι να αναζητήσετε μια συναλλαγή που ισούται με το ήμισυ της ασυμβίβαστης διαφοράς. Εάν η διαφορά είναι 200 ​​$, για παράδειγμα, μπορεί να έχετε εισαγάγει μια κατάθεση $100 ως ανάληψη ή μια ανάληψη $100 ως κατάθεση.

• Αναζητήστε μια συναλλαγή ίση με τη διαφορά. Ακολουθεί ένα προφανές σημείο: Εάν η διαφορά μεταξύ των αρχείων της τράπεζας και των δικών σας ισούται με μία από τις συναλλαγές που αναφέρονται στο μητρώο σας, ενδέχεται να έχετε επισημάνει λανθασμένα τη συναλλαγή ως εκκαθαρισμένη ή να έχετε αφήσει εσφαλμένα τη συναλλαγή χωρίς επισήμανση (εμφανίζεται ως μη εκκαθαρισμένη). Ίσως αυτό ήταν πολύ προφανές. Νααααχ.

• Ελέγξτε για μεταφερόμενους αριθμούς. Οι μετατιθέμενοι αριθμοί είναι ψηφία με ανατροπή. Για παράδειγμα, εισάγετε 45,89 $ ως 48,59 $. Αυτές οι γαλοπούλες προκαλούν πάντα πονοκεφάλους στους λογιστές και τους λογιστές. Αν κοιτάξετε τους αριθμούς, ο εντοπισμός ενός σφάλματος είναι συχνά δύσκολος επειδή τα ψηφία είναι τα ίδια. Για παράδειγμα, όταν συγκρίνετε ένα ποσό επιταγής 45,89 $ στο μητρώο σας με μια επιταγή 48,59 $ που εμφανίζεται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού, και τα δύο ποσά επιταγών εμφανίζουν τα ίδια ψηφία: 4, 5, 8 και 9. Απλώς τα δείχνουν με διαφορετική σειρά .

  Οι μεταφερόμενοι αριθμοί είναι δύσκολο να βρεθούν, αλλά εδώ είναι ένα κόλπο που μπορείτε να δοκιμάσετε: Διαιρέστε τη διαφορά που εμφανίζεται στο παράθυρο Συμφωνία με το 9. Εάν το αποτέλεσμα είναι ζυγός αριθμός δολαρίων ή λεπτών, οι πιθανότητες είναι καλές να έχετε μεταφερθεί κάπου έναν αριθμό.

• Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εντοπισμός διαφορών. Το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται παρακάτω περιλαμβάνει ένα κουμπί Εντοπισμός διαφορών, στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να εμφανιστεί ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που εκτυπώνει αναφορές που μπορεί να σας βοηθήσουν να συμφωνήσετε τον λογαριασμό σας. Συγκεκριμένα, το πλαίσιο διαλόγου σάς επιτρέπει να προβάλετε μια αναφορά αλλαγών που έγιναν σε συναλλαγές που είχαν εκκαθαριστεί προηγουμένως (η οποία θα ήταν αρκετά ύποπτη δραστηριότητα τήρησης λογιστικών βιβλίων και σίγουρα θα παρέτρεπε τη συμφωνία σας).

  Εμφανίζει επίσης μια αναφορά που παραθέτει τις συναλλαγές που επισημάνθηκαν ως εκκαθαρισμένες κατά τη διάρκεια προηγούμενων συμφωνιών, κάτι που μπορεί να είναι ενδιαφέρον επειδή ίσως επισημάνατε εσφαλμένα μια συναλλαγή ως εκκαθαρισμένη προτού εκκαθαριστεί πραγματικά.

  

  Το παράθυρο διαλόγου Έναρξη συμφιλίωσης.

• Βάλτε κάποιον άλλο να κοιτάξει τη δουλειά σας. Αυτή η ιδέα μπορεί να φαίνεται αρκετά προφανής, αλλά θα εκπλαγείτε από το πόσο συχνά ένα δεύτερο ζευγάρι μάτια μπορεί να βρει κάτι που παραβλέψατε. Ζητήστε από έναν από τους συναδέλφους ή τους υπαλλήλους σας (κατά προτίμηση εκείνο το άτομο που φαίνεται να έχει πάντα πολύ ελεύθερο χρόνο) να φροντίσει τα πάντα για εσάς.

• Να είστε σε επιφυλακή για πολλαπλά λάθη. Εάν εντοπίσετε κάποιο σφάλμα χρησιμοποιώντας αυτήν τη λίστα πλυντηρίων και εξακολουθείτε να έχετε διαφορά, ξεκινήστε ξανά τον έλεγχο στην κορυφή της λίστας. Μπορεί να ανακαλύψετε, για παράδειγμα, αφού βρείτε έναν μεταφερόμενο αριθμό ότι εισαγάγατε μια άλλη συναλλαγή προς τα πίσω ή εκκαθαρίσατε εσφαλμένα ή ακυρώσατε μια συναλλαγή.

• Δοκιμάστε ξανά τον επόμενο μήνα (και ίσως τον επόμενο μήνα). Εάν η διαφορά δεν είναι τεράστια σε σχέση με το μέγεθος του τραπεζικού σας λογαριασμού, μπορεί να θέλετε να περιμένετε μέχρι τον επόμενο μήνα και να προσπαθήσετε να συμβιβάσετε ξανά τον λογαριασμό σας.

  Εξετάστε το ακόλουθο παράδειγμα: Τον Ιανουάριο, συμβιβάζετε τον λογαριασμό σας και η διαφορά είναι 24,02 $. Στη συνέχεια, συμβιβάζετε τον λογαριασμό τον Φεβρουάριο και η διαφορά είναι 24,02 $. Συμφωνείτε τον λογαριασμό τον Μάρτιο και — έκπληξη, έκπληξη — η διαφορά εξακολουθεί να είναι 24,02 $. Τι συμβαίνει εδώ?

  Λοιπόν, το αρχικό υπόλοιπο του λογαριασμού σας ήταν πιθανότατα μειωμένο κατά 24,02 $. (Όσο περισσότερους μήνες προσπαθείτε να εναρμονίσετε τον λογαριασμό σας και διαπιστώνετε ότι έχετε πάντα με μυστηριώδη έκπτωση 24,02 $, τόσο πιο πιθανό είναι να φταίει αυτό το είδος σφάλματος.) Μετά τον δεύτερο ή τον τρίτο μήνα, το να εισάγετε το QuickBooks μια συναλλαγή προσαρμογής 24,02 $ είναι αρκετά λογικό έτσι ώστε ο λογαριασμός σας να είναι ισορροπημένος.

  Εάν προηγουμένως συμβιβάσατε με επιτυχία τον λογαριασμό σας με τα QuickBooks, ενδέχεται να μην φταίει η εργασία σας. Το λάθος μπορεί να είναι (τύμπανο, παρακαλώ) της τράπεζας! Και σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να κάνετε κάτι άλλο… .

• Μπείτε στο αυτοκίνητό σας, οδηγήστε στην τράπεζα και παρακαλείστε για βοήθεια. Εναλλακτικά στην προηγούμενη ιδέα — η οποία υποθέτει ότι η κατάσταση της τράπεζας είναι σωστή και ότι τα αρχεία σας είναι λανθασμένα — δοκιμάστε την εξής ιδέα: Ζητήστε από την τράπεζα να σας βοηθήσει να συμβιβάσετε τον λογαριασμό. Υπαινιγμός ότι πιστεύετε ότι το λάθος είναι πιθανώς της τράπεζας, αλλά με πολύ ωραίο, εγκάρδιο τρόπο. Να χαμογελάς πολύ.

  Και κάτι άλλο: Βεβαιωθείτε ότι ρωτάτε για οποιοδήποτε προϊόν που διαφημίζει η τράπεζα αυτή τη στιγμή στο λόμπι (πράγμα που ενθαρρύνει το προσωπικό να πιστεύει ότι ενδιαφέρεστε για αυτό το πιστοποιητικό κατάθεσης 180 μηνών, με αποτέλεσμα να είναι πολύ ωραίο μαζί σας ).

  Γενικά, η τήρηση αρχείων της τράπεζας είναι συνήθως πολύ καλή. Ωστόσο, η τράπεζά σας είναι πολύ πιθανό να έχει κάνει λάθος, γι' αυτό ζητήστε βοήθεια. Φροντίστε να ζητήσετε εξηγήσεις για τυχόν συναλλαγές που ανακαλύπτετε μόνο βλέποντάς τις στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού. Παρεμπιπτόντως, πιθανότατα θα πληρώσετε για αυτήν τη βοήθεια.