Τα μετρητά είναι κρίσιμα για την επιβίωση μιας επιχείρησης και το Xero μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσει στην παρακολούθηση της. Χρειάζεται να ρέουν μετρητά στην επιχείρηση, έτσι ώστε η επιχείρηση να έχει χρήματα για να πληρώσει για γενικά έξοδα όπως ενοίκιο, μισθούς και μετοχές. Ακολουθούν δέκα κορυφαίες συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τη Xero για τη ροή μετρητών στους τραπεζικούς λογαριασμούς της επιχείρησης.
Για να διασφαλίσετε ότι οι πίνακες εργαλείων και οι αναφορές του Xero είναι σωστές και ενημερωμένες, συνηθίστε να εναρμονίζετε συχνά τραπεζικούς λογαριασμούς. Με έγκαιρες πληροφορίες, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι οι εκθέσεις των εκκρεμών τιμολογίων είναι σωστές και είναι σε θέση να επικοινωνήσει με τον πελάτη s αμέσως. Η εναλλακτική λύση περιμένει να ελέγξετε τις αποδείξεις όλων των χρημάτων που εισέρχονται στην επιχείρηση πριν ξεκινήσετε να κυνηγάτε τον πελάτη για πληρωμή.
Στον πίνακα εργαλείων του σπιτιού Xero βρίσκεται ο πίνακας ελέγχου Τιμολογίων που οφείλονται σε εσάς, ο οποίος συνοψίζει τις πληροφορίες τρεχουσών εισπρακτέων λογαριασμών και περιλαμβάνει ένα γράφημα. Μπορείτε να κάνετε γρήγορα κλικ για να βεβαιωθείτε για την αξία των εκκρεμών τιμολογίων, των τρεχόντων και των πρόχειρων τιμολογίων και για να δείτε τις λεπτομέρειες στον πίνακα ελέγχου πωλήσεων. Μόλις μπείτε στον πίνακα ελέγχου πωλήσεων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο στη στήλη Αναμενόμενη ημερομηνία και να προσθέσετε σημειώσεις και να ενημερώσετε την αναμενόμενη ημερομηνία του τιμολογίου.
Τα τιμολόγια Xero θα πρέπει να προσαρμοστούν ώστε να περιλαμβάνουν τα τραπεζικά σας στοιχεία και τους όρους πληρωμής. Αυτό διευκολύνει τους πελάτες να σας πληρώσουν. Τα στοιχεία της πύλης πληρωμής σας μπορούν επίσης να προστεθούν στο τιμολόγιο μέσω του θέματος επωνυμίας τιμολογίων. Εκτυπώστε ένα αντίγραφο του τιμολογίου σας και ελέγξτε οπτικά ότι είναι εύκολο για τους πελάτες να καθορίσουν πώς πρέπει να πληρώσουν την επιχείρηση.
Τα τιμολόγια μπορούν να αποσταλούν μέσω email από την περιοχή πωλήσεων Xero (ή οποιαδήποτε κινητή συσκευή), εξοικονομώντας σας το κόστος ενός γραμματοσήμου και τον χρόνο εισαγωγής του τιμολογίου στη συνήθη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών. συχνά μερικές μέρες αν είχατε χρησιμοποιήσει το ταχυδρομικό κουτί.
Όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο μέσω Xero, έχετε την επιλογή να το στείλετε ως PDF μέσω του δικτύου Xero και ως διαδικτυακό σύνδεσμο. Ένας πελάτης μπορεί να κατεβάσει το PDF, να κόψει ένα δέντρο, να το εκτυπώσει και να το αρχειοθετήσει — μπου! Ή μπορούν να αποθηκεύσουν το PDF στον υπολογιστή τους, διασφαλίζοντας ότι διαθέτουν ένα κανονικό σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
Εάν είναι ένας πολύ καλός χρήστης του Xero όπως εσείς, μπορεί να ελαχιστοποιήσει την εισαγωγή δεδομένων συνδέοντας το σύστημά σας Xero και λαμβάνοντας το τιμολόγιο απευθείας στους λογαριασμούς του ως προσχέδιο λογαριασμού. Ο πελάτης μπορεί να κάνει κλικ σε έναν υπερσύνδεσμο, που δημιουργείται αυτόματα στο τιμολόγιο που του στείλατε, και να δει το τιμολόγιο ηλεκτρονικά. Όταν θα κάνετε κλικ στο σύνδεσμο το πράσινο τσιμπούρι εναντίον του τιμολογίου για το ταμπλό των πωλήσεων σκουραίνει έτσι ξέρετε ότι έχω δει. Νόστιμο, ρε;
Εγκαταστήστε την εφαρμογή Xero στο iPhone σας και απολαύστε το cloud τιμολογώντας ενώ βρίσκεστε στο δρόμο. Όσο πιο γρήγορα εκδίδεται το τιμολόγιο, τόσο πιο γρήγορα πληρώνεται και τόσο πιο γρήγορα γίνεται η παραλαβή των μετρητών από την τράπεζα.
Με λίγα μόνο κλικ μέσω του πίνακα ελέγχου του Xero Sales, η δραστηριότητα και οι εκκρεμείς καταστάσεις που συνοψίζουν τιμολόγια πελατών μπορούν εύκολα να σταλούν σε πελάτες που έχουν οφειλόμενα υπόλοιπα.
Η αναφορά Απαιτήσεις ηλικίας μπορεί να βρεθεί στον πίνακα ελέγχου Αναφορών της Xero και παραθέτει όλες τις απαιτήσεις ανά πελάτη και ανά μήνα. Μπορείτε να κάνετε κλικ στα δεδομένα για να αποκαλύψετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το τιμολόγιο και τον πελάτη.
Στην έκθεση περίληψης της Xero, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια αναφορά θέσης μετρητών. Το πρώτο τμήμα πληροφοριών σε αυτήν την αναφορά είναι μια απλή επισκόπηση της κατάστασης μετρητών της επιχείρησης: Μετρητά που εισπράχθηκαν, Μετρητά που δαπανήθηκαν, Πλεόνασμα μετρητών (έλλειμμα) και Υπόλοιπο κλεισίματος τράπεζας.
Οι θετικές διακυμάνσεις επισημαίνονται με πράσινο χρώμα και οι αρνητικές διακυμάνσεις επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα. Αυτή είναι μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου της ταμειακής θέσης της επιχείρησης και μπορεί να σας δώσει το έναυσμα να εμβαθύνετε σε λεπτομέρειες εάν είναι απαραίτητο.
Η αναφορά θέσης μετρητών σάς βοηθά επίσης να κατανοήσετε τη λεπτομέρεια πίσω από την καθαρή κίνηση μετρητών της επιχείρησης. Με την ενημέρωση για την κίνηση μετρητών της επιχείρησής σας, είστε σε καλύτερη θέση να λάβετε προληπτικές αποφάσεις, όπως να καθυστερήσετε τις δαπάνες εάν η ταμειακή ροή είναι αργή.
Επίσης, προσέξτε το γράφημα ράβδων Συνολικών εισροών και εξόδων μετρητών στον πίνακα ελέγχου του σπιτιού, το οποίο επισημαίνει τις κινήσεις μετρητών τους τελευταίους έξι μήνες.
Δώστε σε ένα μέλος της εικονικής ομάδας ή σε έναν σύμβουλο πρόσβαση στο αρχείο Xero σας και μπορεί να κυνηγήσει τους εκκρεμείς λογαριασμούς και να ενημερώσει τα αρχεία πελατών από απόσταση.
Μην αφήνετε τους πελάτες να σας αντιμετωπίζουν σαν τράπεζα. Επενδύστε σε μία από τις πρόσθετες λύσεις παρακολούθησης χρέους της Xero, όπως το Debtor Daddy, το Satago, το Chaser ή το Late Fee Manager. Αυτά προσφέρουν μια ποικιλία λειτουργιών, όπως ευγενικές υπενθυμίσεις πριν από τη λήξη του τιμολογίου, αυτόματες υπενθυμίσεις email μετά από καθυστερημένες πληρωμές και τη δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων κειμένου, επιβολής τελών καθυστέρησης, τελών εξυπηρέτησης ή τόκων στα τιμολόγια.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
