Χειρισμός μισθοδοσίας με QuickBooks 2003

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για μισθοδοσία επειδή θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, δεν φοβάστε τη γραφειοκρατία ή ίσως θέλετε την πρόσθετη ευελιξία που παρέχεται με το να το κάνετε μόνοι σας, πρέπει να εγγραφείτε σε μία από τις υπηρεσίες μισθοδοσίας QuickBooks: Basic Payroll Service ή Deluxe Payroll Service.

Για να εγγραφείτε σε οποιαδήποτε υπηρεσία, ετοιμαστείτε να μεταβείτε στο Διαδίκτυο. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Employees –> Set Up Payroll.

Ή Επιλέξτε Υπάλληλοι στη λίστα Navigators και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρύθμιση μισθοδοσίας.

Το QuickBooks συνδέεται στο Διαδίκτυο και εμφανίζει την πρώτη σελίδα μιας πολυσέλιδης φόρμας Web που σας δίνει τη δυνατότητα να ρυθμίσετε είτε τη Βασική Υπηρεσία Μισθοδοσίας είτε την Υπηρεσία Μισθοδοσίας Deluxe.

2. Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη.

Πώς είναι αυτό για τέλεια, ανώδυνα απλό;

Αντιμετώπιση φόρων

Χρειάζεστε μερικά πράγματα εάν θέλετε να κάνετε τη μισθοδοσία με τον σωστό τρόπο: έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη, έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη του κράτους εάν παρακρατείτε κρατικούς φόρους εισοδήματος, έναν αριθμό φορολογικού μητρώου ανεργίας και ορισμένα φορολογικά έντυπα W-4.

Λήψη αριθμού ταυτότητας εργοδότη

Για να λάβετε έναν αριθμό αναγνωριστικού εργοδότη, πρέπει να υποβάλετε ένα έντυπο SS-4 ή Αίτημα για Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη, στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS), ώστε να μπορείτε να λάβετε έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη. Μπορείτε να λάβετε αυτό το έντυπο στο IRS ή καλώντας το IRS και ζητώντας ένα.

Μπορείτε επίσης να υποβάλετε αίτηση και να λάβετε έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη μέσω τηλεφώνου. Ωστόσο, πρέπει να συμπληρώσετε τη φόρμα SS-4, ώστε να απαντήσετε στις ερωτήσεις που κάνει η IRS κατά τη σύντομη τηλεφωνική διαδικασία αίτησης. (Θα πρέπει επίσης να στείλετε με ταχυδρομείο ή με φαξ τη φόρμα στην IRS αφού έχετε τη μικρή τηλεφωνική σας συνομιλία.)

Έχοντας τους υπαλλήλους να κάνουν το κομμάτι τους

Πρέπει επίσης να κάνετε κάτι άλλο για να μπορέσετε να μάθετε πώς να χειρίζεστε όλους αυτούς τους φόρους — πρέπει να ζητήσετε από κάθε υπάλληλο σας να συμπληρώσει μια φόρμα W-4 για να σας πει ποια κατάσταση υποβολής θα χρησιμοποιήσει και πόσες προσωπικές απαλλαγές. θα διεκδικήσει. Μαντέψτε πού βρίσκετε τα κενά W-4; Από τον φιλικό σας πράκτορα της IRS ή τον ιστότοπο της IRS .

Πληρώνοντας τους υπαλλήλους σας

Αφού εγγραφείτε στην Υπηρεσία Μισθοδοσίας QuickBooks, δημιουργήσετε τους λογαριασμούς μισθοδοσίας σας και λάβετε έναν αριθμό αναγνώρισης εργοδότη, είστε έτοιμοι να πληρώσετε κάποιον. Αυτή η ενότητα θα σας συνεπάρει, ειδικά αν κάνετε τη μισθοδοσία χειροκίνητα. Η διαδικασία καθιστά ολόκληρη την απόφασή σας να χρησιμοποιήσετε τα QuickBooks για να κάνετε τη μισθοδοσία σας να αξίζει τον κόπο. Δείτε πώς:

1. Ξεκινήστε τη διαδικασία μισθοδοσίας επιλέγοντας Employees –> Pay Employees.

Ή επιλέξτε Εργαζόμενοι στη λίστα Πλοηγητές και κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληρωμή υπαλλήλων. Εμφανίζεται το παράθυρο Επιλογή υπαλλήλων για πληρωμή. Εάν δεν βλέπετε το όνομα που αναζητάτε σε αυτήν τη λίστα, τότε δεν προσθέσατε ποτέ τον υπάλληλο στη λίστα υπαλλήλων σας.

2. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις που θέλετε.

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε κανένα από τα πλαίσια και τα κουμπιά του παραθύρου Select Employees to Pay για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το QuickBooks κάνει τη μισθοδοσία. Αλλά μπορείτε να κάνετε πολλές αλλαγές:

• • Εάν δεν πρόκειται να εκτυπώσετε επιταγές — ίσως τις γράφετε χειρόγραφα ή απλώς χρησιμοποιείτε τα QuickBooks για να διατηρήσετε τα βιβλία — αφήστε επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Προς εκτύπωση.

• Επιβεβαιώστε τον τραπεζικό λογαριασμό από τον οποίο πληρώνονται οι εργαζόμενοι στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Τραπεζικός Λογαριασμός.

• Συνήθως, θέλετε να αφήσετε επιλεγμένη την επιλογή Enter Hours and Preview Check before Creating, για κάθε ενδεχόμενο. Με επιλεγμένη αυτήν την επιλογή, το QuickBooks εμφανίζει μια συνοπτική προεπισκόπηση για κάθε εκκαθαριστικό σημείωμα που δημιουργείτε. Εάν επιλέξετε την άλλη επιλογή, Δημιουργία επιταγής χωρίς προεπισκόπηση με χρήση των παρακάτω και τελευταίων ποσοτήτων, το QuickBooks δεν σας επιτρέπει να ελέγξετε πρώτα τη δουλειά του — το QuickBooks δημιουργεί απλώς τις επιταγές.

• Ορίστε κατάλληλα τις ημερομηνίες επιταγής και λήξης περιόδου πληρωμής.

3. Επιλέξτε τους υπαλλήλους που πληρώνετε και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Εάν πληρώνετε όλους τους υπαλλήλους που αναφέρονται, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση όλων στη δεξιά πλευρά της οθόνης Επιλογή υπαλλήλων για πληρωμή. Εάν πρέπει να επισημάνετε τους υπαλλήλους μεμονωμένα, απλώς κάντε κλικ δίπλα σε καθέναν στην αριστερή στήλη — στη στήλη με το σημάδι επιλογής στην επικεφαλίδα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να ζητήσετε από το QuickBooks να δημιουργήσει «πρόχειρες» εκδόσεις για κάθε μία από τις επιταγές μισθοδοσίας που χρειάζεστε για τους υπαλλήλους. Στη συνέχεια, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Προεπισκόπηση Paycheck, εάν υποδείξατε στο Βήμα 2 ότι θέλετε να κάνετε προεπισκόπηση των επιταγών μισθοδοσίας. Στο παράθυρο εμφανίζεται επίσης ο φόρος μισθοδοσίας και τα ποσά παρακράτησης που έχει υπολογίσει το QuickBooks για εσάς.

4. Συμπληρώστε τα στοιχεία μισθοδοσίας, όπως απαιτείται.

Στο πλαίσιο Κέρδη, συμπληρώστε τον αριθμό των ωρών που εργάστηκε το άτομο και εφαρμόστε αυτές τις ώρες σε έναν πελάτη ή εργασία, εάν είναι απαραίτητο. Στο πλαίσιο Άλλα στοιχεία μισθοδοσίας, εισαγάγετε προμήθειες, προσθήκες (όπως φιλοδωρήματα, μπόνους και επιστροφές εξόδων), παρακρατήσεις (όπως συνδικαλιστικές συνεισφορές και εισφορές 401(k) και εταιρικές εισφορές (όπως ασφαλιστικές παροχές ή 401(k) αντιστοιχούν ποσά). Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το στοιχείο ή το ποσοστό μισθοδοσίας ή να προσθέσετε ένα άλλο στοιχείο μισθοδοσίας, εάν χρειάζεται.

Παρακολουθήσουν αυτό. Το QuickBooks υπολογίζει τους φόρους εταιρείας και υπαλλήλων και το ποσό της καθαρής επιταγής. Εάν ορισμένες πληροφορίες είναι ανακριβείς, απλώς κάντε κλικ στο ποσό και αλλάξτε το, είτε διαγράφοντας είτε αντικαθιστώντας το με τις σωστές πληροφορίες.

Μπορείτε επίσης να σημειώσετε ότι το QuickBooks διατηρεί σύνολα τόσο για τον τρέχοντα έλεγχο όσο και για το έτος μέχρι σήμερα.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να καταγράψετε τη συναλλαγή πληρωμής.

Αφού ελέγξετε όλους τους μισθούς των εργαζομένων, το QuickBooks επιστρέφει στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή υπαλλήλων για πληρωμή.

6. Εκτυπώστε τις επιταγές.

Μπορείτε να εκτυπώσετε επιταγές από το παράθυρο Επιλογή υπαλλήλων για πληρωμή κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση επιταγών πληρωμής. Το QuickBooks εκτυπώνει μισθολογικές επιταγές όπως και κανονικές επιταγές.